Convertire XLSX in PDF

Perché un foglio di calcolo è un file di lavoro e la cosa che si spedisce è finita. Una fattura, un preventivo, un bilancio: nessuno di questi dovrebbe ricalcolarsi sul computer di un’altra persona né essere modificabile da chi lo riceve.

Una cartella aperta altrove mostra inoltre le sue larghezze di colonna, i suoi caratteri e la sua idea di che aspetto abbia una data. Un PDF mostra quello che avete visto voi, a tutti.

Un foglio è una griglia senza confini: si estende verso destra fin dove qualcuno continua a scrivere. Un PDF è fatto di fogli di carta con bordi fissi. Da qualche parte fra le due cose qualcuno deve decidere dove finisce una pagina, e quella decisione è conservata nella cartella di lavoro, non la prende il convertitore.

L’area di stampa, l’orientamento, la scala e le righe di intestazione ripetute sono tutte impostazioni del file, e la conversione le segue alla lettera. Una cartella che non è mai stata preparata per la stampa si converte come una cartella che non è mai stata preparata per la stampa: colonne che finiscono su pagine tutte loro, una tabella tagliata a metà, e una pagina undici che non ha idea di cosa significhino le sue colonne.

Portate l’orientamento in orizzontale se la tabella è più larga che alta. Impostate l’area di stampa esattamente sull’intervallo che conta, che è il passaggio più efficace di tutti e costa dieci secondi. Scegliete «adatta tutte le colonne a una pagina» fra le opzioni di scala, così una tabella appena troppo larga si rimpicciolisce invece di spezzarsi.

Poi impostate la riga di intestazione perché si ripeta, in modo che anche la pagina quattro abbia i titoli di colonna, e guardate l’anteprima di stampa. Il PDF corrisponderà a quell’anteprima, perché sono la stessa operazione: il che significa che ogni delusione sul risultato è visibile prima della conversione anziché dopo.

Questo sorprende con regolarità e ha una causa del tutto prosaica: l’intervallo usato del foglio è molto più grande della tabella visibile. Un valore digitato anni fa in una cella lontana e poi cancellato, una formattazione applicata a un’intera colonna, o un incolla arrivato più in là del previsto allargano l’intervallo, e il convertitore stampa l’intervallo.

Impostare un’area di stampa esplicita è la soluzione, e conviene farlo anziché mettersi a caccia della cella dispersa. Se volete anche ripulire il foglio davvero, ciò che riduce l’intervallo usato è eliminare per intero le righe e le colonne inutilizzate — non solo il loro contenuto — e salvare.

Ogni cella del PDF mostra quello che conteneva al momento della conversione. Le formule spariscono, insieme ai collegamenti ad altre cartelle e a qualsiasi riferimento esterno, quindi non si ricalcola nulla e niente dipende dalla lingua, dal separatore decimale o dal fuso orario di chi riceve.

Per una fattura o un bilancio è esattamente giusto: le cifre sono un’affermazione e non un modello. Se chi riceve ha davvero bisogno di lavorare sui numeri, mandategli anche la cartella; ma mandate comunque il PDF, perché è la versione che mette agli atti ciò che intendevate.

La conversione esegue un motore da ufficio completo, con sostituti a metrica compatibile per i caratteri Microsoft più diffusi. Metrica compatibile significa che il sostituto occupa lo stesso spazio dell’originale, quindi le larghezze di colonna e gli a capo cadono dove cadevano invece di ridisporsi.

I fogli di calcolo sono inoltre più indulgenti dei documenti su questo punto, perché la griglia delle celle regge la struttura qualunque cosa succeda dentro. Ciò che conviene guardare dopo è qualsiasi cosa usi un carattere insolito, e il testo che già stava stretto nella sua cella.

Una cartella con più schede si converte per intero, foglio dopo foglio, nell’ordine in cui stanno nel file. Ciascuno comincia su una pagina nuova e ciascuno porta le proprie impostazioni di stampa, perché l’area di stampa e la scala si definiscono per foglio e non per cartella.

Qui sta la trappola: preparare bene la prima scheda e dimenticare le altre cinque produce un PDF che comincia impeccabile e si disfa a pagina tre. Se vi interessa un solo foglio, la cosa più pulita è copiarlo in una cartella nuova prima di convertire.

I grafici e le immagini inserite vengono disegnati così come sono posati sul foglio. Ciò che non viaggia è tutto quello che esiste solo finché la cartella è viva: i filtri e i filtri dati si congelano nello stato in cui si trovavano, i commenti non compaiono a meno che il foglio non sia impostato per stamparli, e le righe nascoste restano nascoste.

Quest’ultimo punto merita una verifica deliberata. Una riga nascosta che conteneva uno sconto o una nota interna resta invisibile anche nel PDF, che di solito è ciò che volete; ma una riga nascosta per sbaglio e che invece serviva resta ugualmente invisibile, e quello non lo intercetta più nessuno dall’altra parte.

Questa è una delle conversioni che avvengono sul nostro server e non nel vostro browser, perché leggere bene un file Excel significa eseguire una suite da ufficio. Il file viaggia su una connessione cifrata, viene convertito, e viene cancellato non appena il lavoro finisce. Non se ne conserva nessuna copia e nessuno lo guarda.

La maggior parte di questo sito non tocca affatto i vostri file, e dove non è vero preferiamo indicarlo piuttosto che lasciarvelo supporre.