XLSX naar PDF omzetten

Bijna altijd om dezelfde reden: de ontvanger hoort er niet in te werken. Een goedgekeurde begroting, een prijslijst voor de klant, de verantwoording bij een aanvraag, de maandrapportage die naar de directie gaat. In XLSX kan iemand per ongeluk een cel wijzigen, of de formules zien, of het openen in een programma dat anders rekent.

Er is een tweede, saaiere en even veelvoorkomende reden: niet iedereen heeft Excel. Een PDF opent op de telefoon, in de browser en in de mailclient zonder dat er iets geïnstalleerd hoeft te worden, en dat is het verschil tussen een bijlage die vandaag gelezen wordt en een die over drie dagen aan de beurt komt.

Een werkblad heeft geen pagina’s. Het is een raster dat naar rechts en naar beneden doorloopt zolang je wilt, en er een PDF van maken dwingt iemand te beslissen waar het doorgesneden wordt. Vrijwel elke klacht over deze omzetting is in de kern een klacht over waar die sneden vielen.

Wie dat bepaalt is niet deze omzetter: dat zijn de afdrukinstellingen die in het bestand zelf zijn opgeslagen. Afdrukbereik, schaling, richting, marges en de regels die bovenaan herhaald worden staan al in de XLSX, en de omzetting volgt ze. Daarom kan hetzelfde werkblad bij de één drie pagina’s opleveren en bij de ander veertig.

Open het werkblad vóór het omzetten in Excel en doe drie dingen. Selecteer het bereik waar het om gaat en stel dat in als afdrukbereik, zodat kladkolommen rechts geen pagina’s worden. Kies bij Pagina-indeling voor de breedte op één pagina passend maken en laat de hoogte automatisch. Wijs de kopregel aan om bovenaan elke pagina te herhalen.

Kijk daarna in het afdrukvoorbeeld — dat laat precies zien wat de PDF gaat bevatten, want het is dezelfde beslissing. Klopt het daar, dan klopt het hier; klopt het daar niet, dan repareert geen enkele instelling aan de kant van de omzetter dat alsnog.

Dit is de meest voorkomende uitkomst van omzetten zonder voorbereiden, en de oorzaak is bijna nooit het aantal rijen. Het is een vergeten kolom ergens bij kolom AR, een cel met een spatie in rij 4.000, of opmaak die op het hele blad is toegepast in plaats van op het gebruikte bereik. Excel rekent dat alles mee tot het gebied dat afgedrukt moet worden.

Het kenmerkende symptoom zijn bijna lege pagina’s met een streepje raster. Druk op Ctrl+End: de cursor springt naar de laatste cel die Excel als gebruikt beschouwt, en stopt die ver voorbij je inhoud, dan is dat het. Verwijder de overtollige rijen en kolommen echt, sla op, en het probleem is weg.

De formules overleven het niet, en dat hoeven ze ook niet. Wat in de PDF terechtkomt is het resultaat dat op het moment van omzetten zichtbaar was — de getallen, niet de berekening die ze opleverde. Een cel met `=SOM(B2:B19)` wordt het totaal.

Dat is de helft van de reden om een PDF te sturen: het getal verandert niet meer in andermans handen. De andere helft is wat er meeverdwijnt, en dat is het nakijken waard: notities, gegevensvalidatie, filters en de mogelijkheid om te sorteren bestaan niet in een document. Moet de ontvanger echt met de gegevens werken, stuur dan ook de XLSX mee of zet om naar CSV.

Wat in het werkblad verborgen is blijft dat in de PDF: verborgen kolommen en rijen worden niet afgedrukt, en verborgen werkbladen binnen de werkmap evenmin. Meestal is dat precies wat je wilt — de margekolom, het tabblad met de interne kosten.

Maar het ongemakkelijke deel hoort er onverkort bij: verbergen is niet verwijderen in het oorspronkelijke bestand. Gaat het werkblad óók als XLSX de deur uit, of gaat de PDF naar iemand die niet hoort te weten dat die kolommen bestaan, verwijder ze dan echt vóór het opslaan. In de PDF die hieruit komt staat de verborgen inhoud werkelijk niet.

Gebruikt het werkblad een lettertype dat de omzetserver niet heeft, dan komt er een gelijkwaardige voor in de plaats. De letterbreedtes komen zelden perfect overeen, en het effect verschijnt waar de marge het krapst is: een cel die net paste toont opeens `####`, of een smalle kolom snijdt de laatste letter af.

Calibri, Arial, Times New Roman en de gangbare Office-lettertypen zijn gedekt en geven geen gedoe. Een ingekocht huislettertype niet. Moet het er exact uitzien, gebruik dan voor deze versie een gangbaar lettertype, of geef de kritieke kolommen vooraf een streepje extra breedte.

Alle zichtbare werkbladen komen in de PDF, achter elkaar, in de volgorde van de tabbladen. Elk blad begint op een nieuwe pagina, dus een werkmap met zes tabbladen wordt nooit toevallig een document van zes pagina’s — elk tabblad brengt zoveel pagina’s mee als het nodig heeft.

Wil je er maar één, dan is het schoonste pad dat tabblad naar een nieuwe werkmap kopiëren en die omzetten. De tabbladen vóór het opslaan herschikken werkt ook en is sneller dan achteraf pagina’s verplaatsen in een formaat dat zich daar slecht voor leent.

Grafieken en ingevoegde afbeeldingen komen mee in de PDF, verankerd waar ze stonden. Een grafiek die op de grens van twee pagina’s ligt wordt door die grens doorgesneden, en de oplossing is hem vooraf verplaatsen en niet achteraf.

Wat niet meekomt zijn de delen die alleen bestaan zolang het bestand interactief is: slicers, draaitabellen komen mee als het resultaat dat ze toonden en niet als iets waar je nog aan kunt draaien, en macro’s. Een PDF is een opname van wat er op het scherm stond, en verder niets.

Dit is een van de omzettingen die op onze server draaien en niet in je browser, want een Excel-bestand correct lezen betekent een kantoorpakket uitvoeren. Het bestand gaat over een versleutelde verbinding, wordt omgezet en verwijderd zodra het klaar is. Er blijft geen kopie achter en niemand kijkt erin.

Dat is het weten waard juist vanwege wat er gewoonlijk in een werkblad staat: salarissen, omzet, klantgegevens. De meeste omzettingen hier gebeuren op je eigen apparaat; deze niet, en dat zeggen is beter dan je het laten aannemen.