DOCX को PDF में बदलें

DOCX यह नहीं बताता कि पन्ना दिखता कैसा है, बल्कि यह कि उस पर लिखा क्या है: यह अनुच्छेद इस फ़ॉन्ट में, यह अंतर, यह तालिका। पंक्तियाँ कहाँ टूटेंगी, यह वही प्रोग्राम तय करता है जो फ़ाइल खोलता है — उन्हीं फ़ॉन्ट के साथ जो उस मशीन पर लगे हैं।

इसीलिए जो दस्तावेज़ आपके यहाँ साफ़-साफ़ तीन पन्नों में बैठता है, वह पाने वाले के यहाँ साढ़े तीन पर फैल जाता है। अगर कंपनी का फ़ॉन्ट न हो, तो Word कोई और बिठा देता है जिसके अक्षरों की चौड़ाई अलग है, और उसके बाद सब कुछ खिसक जाता है। PDF में यह दिक़्क़त नहीं होती, क्योंकि उसमें पहले से लिखा होता है कि हर अक्षर बैठता कहाँ है।

बदलना LibreOffice से चलता है, और निर्णायक हिस्सा वैकल्पिक फ़ॉन्ट हैं: Arial, Times New Roman, Courier, Calibri और Cambria के लिए बराबर नाप वाले विकल्प तैयार रखे हैं। बराबर नाप का मतलब है कि हर अक्षर ठीक उतना ही चौड़ा है — यानी पंक्तियाँ ठीक वहीं टूटती हैं जहाँ Word में टूटती थीं।

जो अनोखे फ़ॉन्ट फ़ाइल के अंदर नहीं बैठाए गए, वे बदल दिए जाते हैं, और वहाँ सजावट हिल सकती है। अगर आपका दस्तावेज़ किसी कंपनी फ़ॉन्ट पर टिका है जो सिर्फ़ आपकी मशीन पर लगा है, तो उन पन्नों पर एक नज़र डाल लीजिए जहाँ लिखावट वैसे भी कसकर बैठी थी।

इस साइट पर लगभग सब कुछ आपके ब्राउज़र में होता है। ऑफ़िस दस्तावेज़ अपवाद हैं: DOCX को ठीक से पढ़ने का मतलब है पूरा ऑफ़िस सॉफ़्टवेयर चलाना, और वह किसी ब्राउज़र टैब में बैठता नहीं।

इसलिए फ़ाइल एन्क्रिप्टेड होकर हमारे सर्वर तक जाती है, बदली जाती है, और नतीजा उठा लेने पर उसकी कार्य-निर्देशिका मिटा दी जाती है। बटन पर दबाने से पहले ही लिखा होता है कि यह दोनों में से कौन-सी क़िस्म है — और यहाँ वह इसलिए लिखा है कि सच यही है।

साथ: लिखावट, अनुच्छेद की सजावट, तालिकाएँ, तस्वीरें, हेडर और फ़ुटर, पन्ना संख्या, फ़ुटनोट, विषय-सूची और लिंक। PDF में दस्तावेज़ ठीक वैसा आता है जैसा वह छपता।

साथ नहीं: मैक्रो, टिप्पणियाँ, दर्ज किए गए बदलाव और छिपाई हुई लिखावट। पहले तीन के मामले में यही आम तौर पर मक़सद भी होता है — PDF कोई कोड नहीं चलाती, और जो भीतर तय हुआ वह साथ नहीं जाना चाहिए। फिर भी पहले देख लीजिए कि कोई खुला बदलाव स्वीकार करना बाक़ी तो नहीं।

DOCX असल में एक ZIP है: उसकी लिखावट कंप्रेस्ड है, और कई बार इस्तेमाल हुई तस्वीर फ़ाइल में एक ही बार पड़ी होती है। PDF को यह दर्ज करना पड़ता है कि हर पन्ने पर हर अक्षर बैठता कहाँ है, और वह इस्तेमाल हुए फ़ॉन्ट अंदर बैठा लेती है ताकि वह हर जगह एक जैसी दिखे। लिखावट भरी रिपोर्ट में अकेले यही कुछ सौ किलोबाइट ले लेता है।

यही वह सौदा है जिसके लिए यह फ़ॉर्मेट है। अगर नतीजे को किसी अपलोड सीमा के नीचे आना है, तो पहले दस्तावेज़ ख़राब करने के बजाय बाद में PDF को कंप्रेस कीजिए — जगह लगभग हमेशा उसके अंदर की तस्वीरों में बैठी होती है।

PDF को दोबारा DOCX बनाया जा सकता है — पर उसमें आपको रूप वापस मिलता है, संरचना नहीं। अनुच्छेद की सजावट, स्तर और तालिकाएँ पन्ने पर की जगह देखकर दोबारा गढ़ी जाती हैं, यानी अंदाज़े से, और नतीजा ऐसा दस्तावेज़ होता है जो असली जैसा दिखता है और भीतर से अलग बना है।

अगर Word वाली असली फ़ाइल अब भी आपके पास है, तो काम उसी में कीजिए। वापसी का रास्ता उस हाल के लिए है जब असली फ़ाइल बची ही न हो — और तब वह बहुत काम का है, पर वह किसी संस्करण-प्रबंधन की जगह नहीं लेता।

तीन बातों पर नज़र डालना काम आता है: कहीं दर्ज किए गए बदलाव स्वीकार करना बाक़ी तो नहीं, दस्तावेज़ में ऐसी टिप्पणियाँ तो नहीं जो बाहर नहीं जानी चाहिए, और तारीख़ या फ़ाइल-पथ जैसे फ़ील्ड अपने आप तो नहीं भर जाते।

टिप्पणियाँ और बदलाव PDF में जाते तो नहीं, पर जिसे यह पता नहीं होता वह कभी-कभी एहतियातन Word फ़ाइल भी पीछे भेज देता है। और फ़ुटर में पड़ा फ़ाइल-पथ उन सबसे आम जगहों में है जहाँ से कोई भीतरी फ़ोल्डर बाहर निकल जाता है।

दस्तावेज़ के गुण — लेखक, कंपनी, कार्य-समय — PDF में साथ चले जाते हैं। अगर यह खटकता हो, तो इसी साइट पर उसका अपना पेज है।