XLSX in PDF umwandeln

Weil eine Tabelle eine Arbeitsdatei ist und das, was verschickt wird, fertig ist. Eine Rechnung, ein Angebot, ein Abschluss — keines davon sollte sich auf dem Rechner einer anderen Person neu berechnen oder von der Empfängerin bearbeitbar sein.

Eine anderswo geöffnete Mappe zeigt außerdem deren Spaltenbreiten, deren Schriften und deren Vorstellung davon, wie ein Datum aussieht. Ein PDF zeigt allen das, was du gesehen hast.

Ein Tabellenblatt ist ein Raster ohne Rand: Es reicht so weit nach rechts, wie jemand weitertippt. Ein PDF besteht aus Blättern mit festen Kanten. Irgendwo dazwischen muss entschieden werden, wo eine Seite endet — und diese Entscheidung liegt in der Arbeitsmappe, nicht beim Umwandler.

Druckbereich, Ausrichtung, Skalierung und wiederholte Kopfzeilen sind allesamt Einstellungen der Datei, und die Umwandlung folgt ihnen aufs Wort. Eine Mappe, die nie fürs Drucken eingerichtet wurde, wird auch genau so umgewandelt: Spalten wandern auf eigene Seiten, eine Tabelle wird mittendurch geschnitten, und Seite elf weiß nicht mehr, was ihre Spalten bedeuten.

Stell die Ausrichtung auf Querformat, wenn die Tabelle breiter als hoch ist. Setz den Druckbereich genau auf den Bereich, der zählt — das ist der wirksamste Schritt und dauert zehn Sekunden. Wähl in den Skalierungsoptionen «alle Spalten auf eine Seite», damit eine leicht zu breite Tabelle schrumpft statt zu reißen.

Dann stell die Kopfzeile auf Wiederholen, damit auch Seite vier noch Spaltentitel hat, und schau in die Druckvorschau. Das PDF wird dieser Vorschau entsprechen, weil beides derselbe Vorgang ist — was bedeutet, dass jede Enttäuschung über das Ergebnis vor der Umwandlung sichtbar ist statt danach.

Das überrascht regelmäßig und hat eine ganz banale Ursache: Der benutzte Bereich des Blattes ist viel größer als die sichtbare Tabelle. Ein vor Jahren in eine entfernte Zelle getippter und wieder gelöschter Wert, eine auf eine ganze Spalte angewandte Formatierung oder ein Einfügen, das weiter reichte als beabsichtigt — all das dehnt den Bereich, und der Umwandler druckt den Bereich.

Einen ausdrücklichen Druckbereich zu setzen ist die Lösung, und das lohnt sich mehr als die Jagd nach der verirrten Zelle. Wenn du das Blatt wirklich aufräumen willst: Erst das vollständige Löschen der ungenutzten Zeilen und Spalten — nicht nur ihres Inhalts — und anschließendes Speichern verkleinert den benutzten Bereich tatsächlich.

Jede Zelle im PDF zeigt das, was sie im Moment der Umwandlung enthielt. Die Formeln sind weg, ebenso Verknüpfungen zu anderen Mappen und sämtliche externen Bezüge. Nichts rechnet sich neu, und nichts hängt von Sprache, Dezimaltrennzeichen oder Zeitzone der Empfängerin ab.

Für eine Rechnung oder einen Abschluss ist genau das richtig: Die Zahlen sind eine Aussage, kein Modell. Wenn wirklich mit den Zahlen gearbeitet werden soll, schick die Mappe zusätzlich — aber schick das PDF trotzdem mit, denn das ist die Fassung, die festhält, was du gemeint hast.

Die Umwandlung führt eine vollständige Office-Engine aus, mit metrisch kompatiblen Ersatzschriften für die üblichen Microsoft-Schriften. Metrisch kompatibel heißt: Der Ersatz braucht denselben Platz wie das Original, also landen Spaltenbreiten und Zeilenumbrüche dort, wo sie vorher lagen, statt neu zu fließen.

Tabellen sind hier außerdem nachsichtiger als Dokumente, weil das Zellraster die Struktur hält, egal was darin passiert. Nachsehen lohnt sich hinterher bei allem mit einer ungewöhnlichen Schrift und bei Text, der schon vorher knapp in seiner Zelle stand.

Eine Mappe mit mehreren Registern wird vollständig umgewandelt, Blatt für Blatt, in der Reihenfolge, in der sie in der Datei stehen. Jedes beginnt auf einer neuen Seite und jedes bringt seine eigenen Druckeinstellungen mit, denn Druckbereich und Skalierung werden pro Blatt festgelegt, nicht pro Mappe.

Darin liegt die Falle: Das erste Register sorgfältig vorbereiten und die anderen fünf vergessen ergibt ein PDF, das tadellos beginnt und auf Seite drei auseinanderfällt. Wenn dich nur ein Blatt interessiert, kopier es vor dem Umwandeln in eine neue Mappe — das ist der sauberste Weg.

Diagramme und eingefügte Bilder werden so gezeichnet, wie sie auf dem Blatt liegen. Nicht mit auf die Reise geht alles, was nur existiert, solange die Mappe lebt: Filter frieren in dem Zustand ein, in dem sie gerade stehen, Kommentare erscheinen nur, wenn das Blatt auf ihren Druck eingestellt ist, und ausgeblendete Zeilen bleiben ausgeblendet.

Der letzte Punkt verdient eine bewusste Prüfung. Eine ausgeblendete Zeile mit einem Rabatt oder einer internen Notiz bleibt auch im PDF unsichtbar — meist genau das, was du willst. Aber eine versehentlich ausgeblendete und eigentlich nötige Zeile bleibt ebenso unsichtbar, und das fällt auf der anderen Seite niemandem mehr auf.

Das ist eine der Umwandlungen, die auf unserem Server laufen und nicht in deinem Browser, denn eine Excel-Datei richtig zu lesen heißt, eine Office-Suite auszuführen. Die Datei geht über eine verschlüsselte Verbindung, wird umgewandelt und gelöscht, sobald der Vorgang fertig ist. Es bleibt keine Kopie und niemand sieht sie an.

Der größte Teil dieser Seite fasst deine Dateien überhaupt nicht an, und wo das nicht stimmt, sagen wir es lieber, als dich es annehmen zu lassen.