Converter XLSX para PDF

Quase sempre pelo mesmo motivo: quem recebe não deve mexer. Um orçamento aprovado, uma tabela de preços para o cliente, a prestação de contas anexada a um processo, o relatório mensal que vai para a diretoria. Em XLSX a pessoa pode alterar uma célula sem querer, ou ver as fórmulas, ou abrir num programa que calcula diferente.

Existe uma segunda razão, mais chata e igualmente comum: nem todo mundo tem Excel. Um PDF abre no celular, no navegador e no leitor do e-mail sem que ninguém precise instalar nada, e é essa a diferença entre o anexo ser lido hoje ou daqui a três dias.

Uma planilha não tem páginas. É uma grade que continua para a direita e para baixo até onde você quiser, e transformá-la em PDF obriga alguém a decidir onde cortá-la. Praticamente toda reclamação sobre essa conversão é, no fundo, uma reclamação sobre onde os cortes caíram.

Quem decide isso não é este conversor: são os ajustes de impressão gravados dentro do próprio arquivo. Área de impressão, escala, orientação, margens e linhas a repetir no topo já estão no XLSX, e a conversão os obedece. É por isso que a mesma planilha pode sair em três páginas para uma pessoa e em quarenta para outra.

Abra a planilha no Excel antes de converter e faça três coisas. Selecione o intervalo que interessa e defina como área de impressão, para que colunas de rascunho à direita não virem páginas. Em Layout da Página, escolha ajustar a largura em uma página e deixe a altura automática. Marque a linha de cabeçalho para repetir no topo de cada página.

Depois disso, use a Visualização de Impressão — ela mostra exatamente o que o PDF vai conter, porque é a mesma decisão. Se lá estiver certo, aqui estará certo; se lá estiver errado, nenhum ajuste do lado do conversor vai consertar.

É o resultado mais comum de converter sem preparar, e a causa quase nunca é o número de linhas. É uma coluna esquecida lá na coluna AR, uma célula com um espaço em algum lugar da linha 4.000, ou uma formatação aplicada à planilha inteira em vez de ao intervalo usado. O Excel considera tudo isso como parte da área a imprimir.

O sintoma característico são páginas quase vazias com uma faixa de grade. Pressione Ctrl+End: o cursor vai até a última célula que o Excel considera usada, e se ele parar bem longe do seu conteúdo, é isso. Apague as linhas e colunas em excesso de verdade, salve, e o problema desaparece.

As fórmulas não sobrevivem, e não deveriam. O que entra no PDF é o resultado que estava visível no momento da conversão — os números, não o cálculo que os produziu. Uma célula com `=SOMA(B2:B19)` vira o total.

Isso é metade da razão de enviar um PDF: o número não muda mais na mão de quem recebe. A outra metade é o que se perde junto, e vale conferir antes: comentários, validações de dados, filtros e a possibilidade de ordenar não existem num documento. Se a pessoa precisa realmente trabalhar com os dados, mande também o XLSX ou converta para CSV.

O que está oculto na planilha continua oculto no PDF: colunas e linhas escondidas não são impressas, e planilhas ocultas dentro da pasta também não. Isso costuma ser exatamente o que se quer — a coluna de margem, a aba com os custos internos.

Mas vale dizer o incômodo com todas as letras: esconder não é remover no arquivo original. Se a planilha vai ser enviada em XLSX também, ou se o PDF vai a alguém que não deveria saber que aquelas colunas existem, o correto é apagar de fato antes de salvar. No PDF resultante o conteúdo oculto realmente não está.

Se a planilha usa uma fonte que o servidor de conversão não tem, uma equivalente entra no lugar. As métricas raramente batem na perfeição, e o efeito aparece onde há menos folga: uma célula que cabia por pouco passa a mostrar `####`, ou uma coluna estreita corta a última letra.

Calibri, Arial, Times New Roman e as fontes comuns do Office estão cobertas e não dão trabalho. Uma fonte corporativa comprada, não. Se a aparência precisa ficar exata, use uma fonte comum para essa versão, ou dê às colunas críticas um dedo a mais de largura antes de converter.

Todas as planilhas visíveis entram no PDF, uma depois da outra, na ordem das abas. Cada uma recomeça numa página nova, então uma pasta com seis abas nunca vira um documento de seis páginas por acaso — cada aba traz as páginas que precisar.

Se você quer só uma delas, o caminho mais limpo é copiar essa aba para uma pasta nova e converter essa. Reordenar as abas antes de salvar também funciona e é mais rápido do que reorganizar páginas depois, num formato que não gosta de ser reorganizado.

Gráficos e imagens inseridos na planilha aparecem no PDF, ancorados onde estavam. Um gráfico posicionado sobre a divisa de duas páginas será cortado pela divisa, e a solução é movê-lo antes e não depois.

O que não atravessa são as partes que só existem enquanto o arquivo é interativo: segmentações de dados, tabelas dinâmicas continuam como o resultado que estavam mostrando e não como algo que dê para girar, e qualquer macro. Um PDF é um retrato do que estava na tela, e nada além disso.

Esta é uma das conversões que rodam no nosso servidor e não no seu navegador, porque ler um arquivo do Excel corretamente significa executar uma suíte de escritório. O arquivo segue por uma conexão criptografada, é convertido e apagado assim que o processo termina. Não fica cópia e ninguém o abre.

Vale saber disso justamente por causa do que costuma haver numa planilha: folha de pagamento, faturamento, dados de clientes. A maior parte das conversões aqui acontece dentro do seu aparelho; esta não, e dizer isso é melhor do que deixar você supor.