Convertir XLSX a PDF

Porque una hoja de cálculo es un archivo de trabajo y lo que se envía está terminado. Una factura, un presupuesto, unas cuentas: ninguno debería recalcularse en el ordenador de otra persona ni poder editarlo quien lo recibe.

Un libro abierto en otro sitio muestra además sus anchos de columna, sus tipografías y su idea de qué aspecto tiene una fecha. Un PDF muestra lo que viste tú, a todo el mundo.

Una hoja es una cuadrícula sin límites: se extiende hacia la derecha hasta donde alguien siga escribiendo. Un PDF está hecho de folios con bordes fijos. En algún punto entre las dos cosas hay que decidir dónde acaba una página, y esa decisión está guardada en el libro, no la toma el conversor.

El área de impresión, la orientación, la escala y las filas de encabezado repetidas son todas ajustes del archivo, y la conversión los sigue al pie de la letra. Un libro que nunca se preparó para imprimir se convierte como un libro que nunca se preparó para imprimir: columnas que se van a páginas propias, una tabla cortada por la mitad, y una página once que no tiene ni idea de qué significan sus columnas.

Cambia la orientación a horizontal si la tabla es más ancha que alta. Define el área de impresión exactamente en el rango que importa, que es el paso más eficaz de todos y cuesta diez segundos. Elige «ajustar todas las columnas en una página» en las opciones de escala para que una tabla un pelín demasiado ancha encoja en vez de partirse.

Después marca la fila de encabezado para que se repita, de modo que la página cuatro siga teniendo títulos de columna, y mira la vista previa de impresión. El PDF va a coincidir con esa vista previa, porque son la misma operación: lo cual significa que cualquier decepción con el resultado se puede ver antes de convertir y no después.

Esto sorprende con regularidad y tiene una causa de lo más prosaica: el rango usado de la hoja es mucho mayor que la tabla visible. Un valor escrito hace años en una celda remota y luego borrado, un formato aplicado a una columna entera, o un pegado que llegó más lejos de lo previsto amplían el rango, y el conversor imprime el rango.

Definir un área de impresión explícita es la solución, y compensa hacerlo en lugar de salir a cazar la celda perdida. Si además quieres limpiar la hoja de verdad, lo que reduce el rango usado es eliminar las filas y columnas sobrantes enteras —no solo su contenido— y guardar.

Cada celda del PDF muestra lo que contenía en el momento de la conversión. Las fórmulas desaparecen, junto con los vínculos a otros libros y cualquier referencia externa, así que no se recalcula nada y nada depende del idioma, del separador decimal ni de la zona horaria de quien lo recibe.

Para una factura o unas cuentas eso es exactamente lo correcto: las cifras son una afirmación y no un modelo. Si quien lo recibe necesita de verdad trabajar con los números, mándale también el libro; pero manda igualmente el PDF, porque es la versión que deja constancia de lo que querías decir.

La conversión ejecuta un motor de ofimática completo, con sustitutos de métrica compatible para las tipografías habituales de Microsoft. Métrica compatible significa que el reemplazo ocupa el mismo espacio que el original, así que los anchos de columna y los saltos de línea caen donde caían en vez de recolocarse.

Las hojas de cálculo son además más indulgentes que los documentos en este punto, porque la rejilla de celdas sostiene la estructura pase lo que pase dentro. Lo que conviene mirar después es cualquier cosa con una tipografía poco común, y el texto que ya iba justo de espacio dentro de su celda.

Un libro con varias pestañas se convierte entero, hoja tras hoja, en el orden en que están en el archivo. Cada una empieza en una página nueva y cada una trae sus propios ajustes de impresión, porque el área de impresión y la escala se definen por hoja y no por libro.

Ahí está la trampa: preparar bien la primera pestaña y olvidarse de las otras cinco produce un PDF que empieza impecable y se deshace en la página tres. Si solo te interesa una hoja, lo más limpio es copiarla a un libro nuevo antes de convertir.

Los gráficos y las imágenes insertadas se dibujan tal cual están colocados sobre la hoja. Lo que no viaja es todo aquello que solo existe mientras el libro está vivo: los filtros y segmentaciones se congelan en el estado en que estuvieran, los comentarios no aparecen salvo que la hoja esté configurada para imprimirlos, y las filas ocultas siguen ocultas.

Eso último merece una comprobación deliberada. Una fila oculta que contenía un descuento o una nota interna sigue sin verse en el PDF, que suele ser lo que quieres; pero una fila oculta sin querer y que hacía falta también sigue sin verse, y eso ya no lo detecta nadie al otro lado.

Esta es una de las conversiones que ocurren en nuestro servidor y no en tu navegador, porque leer bien un archivo de Excel significa ejecutar una suite ofimática. El archivo se envía por una conexión cifrada, se convierte, y se borra en cuanto termina el trabajo. No se guarda ninguna copia y nadie lo mira.

La mayor parte de este sitio no toca tus archivos en absoluto, y donde eso no es cierto preferimos señalarlo a dejar que lo supongas.