Convertir XLSX en PDF

Parce qu’un tableur est un fichier de travail et que ce qui s’envoie est terminé. Une facture, un devis, un jeu de comptes — aucun d’eux ne doit recalculer sur la machine de quelqu’un d’autre, et aucun d’eux ne doit être éditable par le destinataire.

Un classeur ouvert ailleurs montre aussi ses largeurs de colonnes, ses polices et son idée de ce qu’est une date. Un PDF montre ce que vous avez vu, à tout le monde.

Une feuille est une grille sans bord — elle s’étend tant qu’on continue à taper. Un PDF est fait de feuilles de papier aux bords fixés. Quelque part entre les deux, il faut décider où finit une page, et cette décision est dans le classeur plutôt que d’être prise par le convertisseur.

La zone d’impression, l’orientation, la mise à l’échelle et les lignes d’en-tête à répéter sont tous des réglages du fichier, et la conversion les suit exactement. Un classeur qui n’a jamais été préparé pour l’impression se convertit comme un classeur qui n’a jamais été préparé pour l’impression : des colonnes qui débordent sur leurs propres pages, un tableau coupé en deux dans la hauteur, et la page onze qui ne sait plus du tout ce que ses colonnes veulent dire.

Passez l’orientation en paysage si le tableau est plus large que haut. Définissez la zone d’impression sur la plage exacte qui compte, ce qui est l’étape la plus efficace et prend dix secondes. Choisissez « ajuster toutes les colonnes sur une page » dans les options de mise à l’échelle pour qu’un tableau un peu trop large rétrécisse plutôt que de se couper.

Demandez ensuite à la ligne d’en-tête de se répéter, pour que la page quatre ait encore ses titres de colonnes, et vérifiez l’aperçu avant impression. Le PDF correspondra à cet aperçu, parce que c’est la même opération — ce qui veut dire que toute déception sur la sortie est visible avant la conversion plutôt qu’après.

Cela surprend régulièrement et tient à une cause terre à terre : la plage utilisée de la feuille est bien plus grande que le tableau visible. Une valeur tapée dans une cellule lointaine il y a des années puis supprimée, une mise en forme appliquée à une colonne entière, ou un collage qui est allé plus loin que prévu étendent tous la plage, et le convertisseur imprime la plage.

Définir explicitement une zone d’impression est la correction, et cela vaut la peine plutôt que de chercher la cellule égarée. Si vous voulez que la feuille elle-même soit nettoyée, supprimer les lignes et colonnes inutilisées entièrement — pas seulement leur contenu — et enregistrer, c’est ce qui réduit réellement la plage utilisée.

Chaque cellule du PDF montre ce qu’elle contenait au moment de la conversion. Les formules sont parties, avec les liens vers d’autres classeurs et toute référence externe, et rien ne recalcule ni ne dépend de la locale, du séparateur décimal ou du fuseau horaire du destinataire.

Pour une facture ou un jeu de comptes, c’est exactement ce qu’il faut : les chiffres sont un état plutôt qu’un modèle. Si le destinataire doit retravailler les chiffres, envoyez aussi le classeur — mais envoyez aussi le PDF, parce que c’est la version qui enregistre ce que vous vouliez dire.

La conversion tourne avec un moteur bureautique complet qui embarque des substituts métriquement compatibles pour les polices Microsoft courantes. Métriquement compatible veut dire que le remplacement occupe le même espace que l’original, si bien que les largeurs de colonnes et les coupures de lignes tombent là où elles tombaient plutôt que de se redéployer.

Les tableurs pardonnent aussi plus cela que les traitements de texte, parce que la grille des cellules tient la structure quoi qu’il arrive à l’intérieur. L’endroit à regarder ensuite, c’est tout ce qui utilise une police inhabituelle, et le texte qui était déjà près de déborder de sa cellule.

Les formats bureautiques ont besoin d’un vrai moteur de bureau, donc contrairement aux conversions d’images sur ce site, celle-ci tourne sur un serveur. Le classeur transite sur une connexion chiffrée, est converti dans un environnement isolé sans aucun accès à internet, et les fichiers de travail sont supprimés dès la fin du travail.

La limite gratuite est de 25 mégaoctets, ce qu’un tableur atteint seulement quand quelqu’un y a collé des images. Un classeur ordinaire de chiffres, quel que soit le nombre de lignes, n’en est qu’une fraction.

Les graphiques du classeur sont dessinés en vecteurs dans le PDF et restent nets à tout niveau de zoom — contrairement à une capture d’écran, où la même image devient floue à pleine taille. Les images embarquées, elles, passent à leur résolution d’origine et ne sont pas recompressées, ce qui veut dire qu’un logo en 300 dpi dans le classeur arrive en 300 dpi dans le PDF.

La mise en forme conditionnelle et les formats de nombres sont conservés par le moteur, et la sortie reflète ce que le classeur décrit — une cellule en rouge parce qu’elle dépasse un seuil reste rouge, un nombre formaté en pourcentage reste affiché en pourcentage. Cela rend le PDF utile comme duplicata visuel de la feuille, et pas seulement comme extraction de valeurs.

Le CSV quand un programme va le lire — une routine d’import, une base de données, un outil d’analyse. Il se stream, tous les systèmes l’acceptent, et il ne peut pas porter de macros.

Le classeur lui-même quand le destinataire doit trier ou étendre les données, parce qu’un PDF l’oblige à tout retaper et qu’il le fera. Envoyez le PDF quand les chiffres sont un état, et un tableur quand ils sont un point de départ.