Convertire DOTX in PDF

Questo è il fatto su cui poggia l’intera pagina. Il registro contrassegna DOTX con `template: true`, e Word tratta quel flag come un’istruzione: un doppio clic sul file produce `Document1`, un nuovo file non salvato che eredita stili, contenuto e impostazioni di pagina del modello. Il modello in sé non è aperto, non è stato toccato, e non è ciò che si sta guardando.

Questo comportamento è corretto e utile — è esattamente ciò per cui esiste un modello — ed è il motivo per cui «basta stamparlo in PDF» non fa ciò che ci si aspetta. Esportando da quel nuovo documento si ottiene il PDF di una copia, che di solito è identica nell’aspetto ma non è lo stesso oggetto, e qualunque modifica fatta mentre si esplora finisce nell’esportazione. Per aprire il modello in quanto tale occorre usare File, Apri e selezionarlo esplicitamente, cosa che quasi nessuno sa. Questa conversione elimina la trappola non coinvolgendo affatto Word.

L’approvazione è la ragione più comune. Un nuovo stile aziendale, un’intestazione, un formato di report devono essere approvati da persone che non lo installeranno mai — un responsabile della comunicazione, un partner, un cliente, un’agenzia di marchio — e mandare loro un `.dotx` porta dritti alla confusione descritta sopra. Un PDF è qualcosa che possono aprire su un telefono, annotare e rispedire.

La documentazione è la seconda. Una nota di processo che spiega come compilare un modulo è molto più chiara con il modulo vuoto accanto, e chi riceve i documenti finiti potrebbe non avere mai il modello. L’audit è la terza e la meno gloriosa: un’unità condivisa accumula modelli che nessuno ha guardato da anni, e renderli tutti in PDF è il modo più rapido per vedere quali portano ancora il vecchio logo, il vecchio indirizzo o un nome che è uscito nel 2019.

Un PDF renderizza pagine, quindi ciò che si ottiene è il contenuto proprio del modello: il testo del corpo, i paragrafi standard, le tabelle, l’intestazione, i piè di pagina, le filigrane, l’impostazione di pagina e i margini, e qualunque testo di istruzione o segnaposto che l’autore abbia lasciato. È un quadro completo dello strato visibile del modello, ed è di solito ciò che qualcuno che approva un design ha bisogno di vedere.

Ciò che non può apparire è tutto ciò che esiste come definizione anziché come contenuto. Uno stile definito e mai usato non lascia traccia su nessuna pagina. I building block e le voci di AutoText memorizzati nel modello non sono renderizzati, perché nulla li ha inseriti. Le scorciatoie da tastiera, le voci personalizzate della barra degli strumenti e l’elenco degli stili offerti nella galleria sono proprietà del modello, non segni sulla carta. Se il punto del modello è il suo set di stili, un PDF è il modo sbagliato per rivederlo e il riquadro degli stili in Word è quello corretto.

Un esito comune di questa conversione è una singola pagina con un logo, un blocco di indirizzo e nient’altro, e sembra un errore. Di solito non lo è. Molti modelli aziendali non contengono alcun contenuto di corpo: il loro intero valore è un set di stili, un’impostazione di pagina e un’intestazione, e chi li ha creati non ha mai pensato che qualcuno li leggesse come documento.

Se è questo ciò che si ottiene, la conversione ha detto qualcosa di utile sul file anziché non averlo renderizzato. Dice anche che cosa fare dopo: per mostrare come appaiono i documenti creati da questo modello, se ne crei uno, vi si mette del testo rappresentativo, e si converte quello. Un documento campione con due titoli, un paragrafo, una tabella e un elenco puntato dimostra uno stile aziendale molto meglio di quanto possa mai fare il modello.

Niente viene compilato e niente viene calcolato. I controlli di contenuto e i tag di documento strutturati mostrano il loro testo segnaposto — i prompt grigi «Fare clic qui per inserire il testo» — perché è davvero ciò che il modello contiene. I campi DOCPROPERTY mostrano le proprietà del modello. I riferimenti incrociati non hanno nulla a cui riferirsi. La numerazione automatica parte da dove dice il modello.

I campi data sono quelli da tenere d’occhio, perché si renderizzano come qualcosa di plausibile e sbagliato: un campo impostato per aggiornarsi automaticamente si risolve nella data della conversione, che a un revisore sembrerà un esempio deliberato. Se il modello viene messo in circolo per approvazione, è meglio dirlo nella nota di accompagnamento, oppure sostituire il campo con una data di esempio in una copia del modello prima di convertire. Un revisore che pensa che la data sia hard-coded la segnalerà come un difetto che non esiste.

Il rendering è fatto da LibreOffice invece che da Word, e il convertitore porta sostituti metricamente compatibili per Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri e Cambria — caratteri con le stesse larghezze degli originali, così le interruzioni di riga cadono negli stessi punti e le impaginazioni tengono.

I modelli restano il tipo di file più esposto alla sostituzione dei caratteri, perché uno stile aziendale esiste per specificare un carattere aziendale, e quel carattere di solito è uno con licenza installato sulle macchine dello staff e da nessun’altra parte. Un modello non incorpora i suoi caratteri a meno che qualcuno non abbia esplicitamente attivato l’incorporamento. Quindi il PDF può mostrare l’intestazione impostata in un sostituto, che è una pessima pubblicità per un design in fase di revisione. Se il punto della messa in circolo è la tipografia, meglio incorporare i caratteri in una copia del modello prima, o accompagnare il PDF con una nota su cosa sta mostrando.

Tre formati di modello compaiono nelle stesse unità condivise e non sono intercambiabili. DOTX è arrivato nel 2007 insieme a DOCX, è uno ZIP di XML ECMA-376, e non può contenere un progetto VBA — il registro lo registra come modello con macro assenti. DOTM è lo stesso contenitore con le macro permesse, ed è per questo che è quello che i filtri di posta mettono in quarantena.

Il vecchio `.dot` è il modello Word binario degli anni novanta, un file composto OLE come un `.doc`, ed è quello più facilmente bloccato del tutto dalla policy di blocco dei file di un’installazione moderna di Word. Se un modello vecchio proprio non si apre, è per questo. Convertirlo è un lavoro a parte da questa pagina, e la strada pratica di solito è aprirlo in LibreOffice, salvarlo come DOTX, e lavorare da lì — cosa che elimina anche qualunque storia di macro accumulata dal file in vent’anni.

Sul nostro server, non nel browser. Renderizzare un modello Word richiede un motore d’ufficio vero, e la pagina lo dice apertamente invece di far intendere che tutto sul sito giri sul dispositivo. Il file viaggia su una connessione cifrata verso un container che esegue LibreOffice in modalità headless, e quel container non ha accesso a Internet in uscita.

Ogni lavoro ottiene la propria directory di scratch e il proprio profilo di LibreOffice — due processi `soffice` che condividono un profilo lo corrompono, e il sintomo è una conversione che non torna mai invece di un errore — e la directory viene cancellata quando il lavoro finisce, qualunque sia l’esito. Qualsiasi cosa ancora in esecuzione dopo sessanta secondi viene terminata. Il livello gratuito accetta 25 MB per file caricato, il che è generoso per un modello, dato che i modelli sono quasi sempre piccoli.

Il caso di audit vale la pena di farlo in blocco anziché uno alla volta. Si convertono tutti i modelli dell’unità condivisa, si mettono i PDF in una cartella, e si sfogliano: loghi obsoleti, un indirizzo di sede che è cambiato, un payoff andato in pensione, un contatto nominato che se n’è andato, e tre versioni quasi identiche della stessa lettera diventano tutti evidenti nel tempo che ci vuole a scorrere. È un lavoro quasi impossibile in Word, perché ogni doppio clic crea un documento che poi bisogna chiudere senza salvare.

Conviene nominare i PDF come i modelli, così i due gruppi si allineano, e conservarli — un set datato di renderizzazioni è una traccia ragionevole di come si presentava il patrimonio documentale dell’organizzazione in un dato momento, ed è molto più facile da confrontare l’anno prossimo di una cartella di `.dotx` ispezionabili solo uno alla volta. Se un modello risulta sbagliato, si corregge il modello; il PDF è prova, non la cosa da correggere.