DOTX naar PDF omzetten

Een DOTX is een Word-sjabloon: de basis waarmee een nieuw document wordt gestart, met vooraf ingestelde stijlen, koppen en soms placeholdertekst. Wil je de inhoud van dat sjabloon delen met iemand die geen Word heeft, dan is PDF de bruikbare vorm.

Deze omzetting draait op onze server, waar LibreOffice het sjabloon opent zoals het eruitziet en het als PDF opslaat.

Het DOTX-bestand gaat over een versleutelde verbinding naar onze server, wordt daar door LibreOffice geopend en als PDF weggeschreven, en het resultaat komt terug. Alles wat de opdracht heeft aangemaakt wordt daarna verwijderd, ook als er iets misgaat.

De limiet op de gratis laag is 25 MB per bestand. De container waarin dit gebeurt heeft geen verbinding met het internet.

De PDF toont de opmaak, tekst en structuur van het sjabloon zoals het is opgeslagen — inclusief eventuele placeholdertekst of instructies die in het sjabloon staan. Er verandert niets aan de inhoud zelf, alleen aan het formaat.

Wilde je juist een leeg, werkend sjabloon delen zodat iemand er zelf een document van kan maken, dan is PDF niet de juiste vorm — een PDF is statisch en niet bedoeld om als startpunt voor een nieuw document te dienen.

Gebruikte het sjabloon een lettertype dat niet is ingesloten in het bestand, dan wordt de PDF opgemaakt met de lettertypen die op onze server beschikbaar zijn — vergelijkbaar met wat er gebeurt als je het sjabloon op een andere computer opent zonder dat lettertype.

Voor tekst in Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri, Cambria of ingesloten lettertypen blijft het resultaat het meest betrouwbaar.

Stijldefinities, sneltoetsen voor placeholders en de sjabloonfunctionaliteit zelf — het idee dat je met dit bestand een nieuw document kunt starten — hebben in een PDF geen betekenis meer. De PDF is een momentopname van hoe het sjabloon eruitziet, geen werkend sjabloon.

Macro’s die aan het sjabloon gekoppeld waren, komen sowieso niet mee: PDF kent geen macro’s.

Documentomzettingen op deze site lopen via LibreOffice op onze server, omdat een browser een Word-sjabloon niet zelf kan interpreteren en als PDF weergeven. Dat is anders dan de meeste afbeeldings- en audio-omzettingen hier, die wél lokaal draaien.

Het bestand wordt na de opdracht direct verwijderd, en de verwerking gebeurt in een container zonder internettoegang.

Wil je dat de ontvanger zelf nog tekst kan bewerken, kies dan een omzetting naar DOCX in plaats van PDF — dat blijft een bewerkbaar document, terwijl PDF bedoeld is voor het tonen en delen van een vaststaand resultaat.

PDF is de juiste keuze specifiek wanneer de inhoud niet meer hoeft te veranderen en overal op dezelfde manier moet worden weergegeven.

Tot honderd bestanden tegelijk neerzetten kan; elk bestand wordt apart door LibreOffice verwerkt en het resultaat komt terug als één ZIP.

Praktisch voor wie een reeks bedrijfssjablonen in één keer wil delen als PDF voor documentatiedoeleinden.