Convertir DOTX a PDF

De aquí cuelga toda la página. Un `.dotx` está marcado como plantilla, y Word trata esa marca como una instrucción: al hacer doble clic aparece `Documento1`, un archivo nuevo sin guardar que hereda los estilos, el contenido y la configuración de página. La plantilla ni se ha abierto, ni se ha tocado, ni es lo que estás mirando.

Ese comportamiento es correcto y es justamente para lo que sirve una plantilla. También es la razón por la que «imprímela a PDF y ya está» no hace lo que la gente cree: exportas la copia, y cualquier cosa que hayas trasteado mientras mirabas se va en la exportación. Para abrir la plantilla como tal hay que ir a Archivo, Abrir y seleccionarla a mano, cosa que casi nadie sabe. Esta conversión evita la trampa porque no pasa por Word en ningún momento.

La aprobación es el motivo más frecuente. Un manual de identidad nuevo, un membrete o un modelo de informe tiene que visarlo gente que jamás va a instalar la plantilla —dirección, el responsable de comunicación, un cliente, la agencia— y mandarles un `.dotx` invita al lío del apartado anterior. Un PDF se abre en el móvil, se anota y se devuelve.

La documentación es el segundo. Una instrucción interna que explica cómo se rellena un modelo se entiende mucho mejor con el modelo en blanco al lado, y quien recibe los documentos terminados puede no tener nunca la plantilla. El tercero es el inventario, que es el menos vistoso: una unidad compartida acumula plantillas que nadie ha mirado en años, y convertirlas todas a PDF es la forma más rápida de ver cuáles siguen llevando el logotipo antiguo, el domicilio social anterior o el nombre de alguien que se fue en 2019.

Un PDF representa páginas, así que lo que sale es el contenido propio de la plantilla: texto, párrafos de texto tipo, tablas, el membrete, encabezados y pies, marcas de agua, márgenes y configuración de página, y cualquier texto instructivo que el autor dejara puesto. Es una imagen completa de la capa visible, y suele ser exactamente lo que necesita ver quien aprueba un diseño.

Lo que no puede aparecer es todo lo que existe como definición y no como contenido. Un estilo definido y no usado no deja marca en ninguna página. Los bloques de creación y las entradas de autotexto guardados en la plantilla no se representan porque nada los ha insertado. Los atajos de teclado y la galería de estilos son propiedades del archivo, no marcas sobre papel. Si el valor de la plantilla es su juego de estilos, el PDF es la manera equivocada de revisarlo y el panel de estilos de Word es la correcta.

Un resultado muy habitual es una sola página con un logotipo, un bloque de dirección y nada más, y parece un fallo. Casi nunca lo es. Muchísimas plantillas corporativas no tienen ningún contenido: todo su valor es un juego de estilos, una configuración de página y un encabezado, y quien las creó nunca pensó que alguien las leyera como documento.

Si eso es lo que sale, la conversión te ha contado algo útil sobre el archivo en vez de haber fallado. Y te dice qué hacer después: para enseñar cómo quedan los documentos hechos con esa plantilla, crea uno, mete texto representativo y convierte ese. Un documento de muestra con dos títulos, un párrafo, una tabla y una lista demuestra un estilo de casa infinitamente mejor que la plantilla.

No se rellena nada y no se calcula nada. Los controles de contenido muestran su texto de marcador —los avisos grises de «Haga clic aquí para escribir»— porque eso es literalmente lo que la plantilla contiene. Los campos DOCPROPERTY muestran las propiedades de la propia plantilla. Las referencias cruzadas no tienen a qué referirse. La numeración automática empieza donde diga la plantilla.

Los campos de fecha son los que hay que vigilar, porque salen con un valor verosímil y equivocado: un campo configurado para actualizarse solo se resuelve a la fecha de la conversión, y a quien revisa le parecerá un ejemplo puesto a propósito. Si la plantilla circula para aprobación, dilo en el correo, o sustituye el campo por una fecha de muestra en una copia antes de convertir. Un revisor que crea que la fecha está fija la señalará como un defecto que no existe.

Quien representa el archivo es LibreOffice, no Word, y el contenedor lleva clones métricos de Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri y Cambria. Métricos significa que cada carácter ocupa exactamente lo mismo que el original, así que las líneas rompen donde rompían y la maquetación aguanta. Lo que venga incrustado en el propio archivo también se usa.

Fuera de esa lista, la fuente se sustituye y el texto refluye. Y una plantilla es el peor caso posible, porque una plantilla existe precisamente para imponer una tipografía de casa, que casi siempre es una licenciada e instalada en los equipos de la organización y en ningún otro sitio. Una plantilla no incrusta sus fuentes salvo que alguien lo activara a propósito. Si lo que se somete a revisión es la tipografía, incrusta las fuentes en una copia antes de convertir; si no, avisa en el envío de qué está mostrando el PDF.

En las mismas carpetas compartidas conviven tres formatos de plantilla y no son intercambiables. El DOTX llegó en 2007 junto con el DOCX, es un ZIP de XML según ECMA-376, y no puede contener un proyecto de VBA. El DOTM es el mismo contenedor con macros permitidas, que es el que acaba retenido por los filtros de correo y bloqueado en las pasarelas de subida.

El `.dot` antiguo es la plantilla binaria de Word de los años noventa, un archivo compuesto OLE igual que un `.doc`, y es el que más probabilidades tiene de que una instalación moderna de Word lo bloquee directamente por política de tipos de archivo. Si una plantilla vieja no abre en absoluto, ese suele ser el motivo. Convertirla es otro trabajo distinto del de esta página, y el camino práctico es abrirla en LibreOffice, guardarla como DOTX y seguir desde ahí.

Casi todo en este sitio ocurre dentro del navegador. Los documentos de oficina son la excepción declarada, porque representar una plantilla de Word requiere una suite ofimática completa y eso no cabe en una pestaña. Decirlo con claridad es preferible a insinuar que todo aquí funciona en tu equipo.

El archivo viaja cifrado a un contenedor que ejecuta LibreOffice sin interfaz, y ese contenedor no tiene salida a internet propia. Se guarda con un nombre genérico, de modo que el nombre que tú le pusiste no llega a tocar el disco, y cada trabajo recibe su propio directorio temporal que se borra al terminar, también cuando la conversión falla. El resultado se devuelve con la instrucción de no almacenarlo en ninguna caché.

25 MB por archivo subido, que para una plantilla sobra: las plantillas son casi siempre pequeñas, y una que pese más de eso probablemente lleve dentro un logotipo sin optimizar. Cien conversiones de servidor al día por visitante, con el contador reiniciándose a medianoche UTC, y un tope de ráfaga de cinco peticiones por minuto para que una carpeta entera no se lance de golpe.

Cualquier proceso que siga vivo a los sesenta segundos se termina. En una plantilla eso no se alcanza nunca; se menciona porque es el mismo tope que afecta a documentos grandes con muchas imágenes. No hay cuenta, no hay marca de agua y no hay versión de pago que levante estos números.

El caso del inventario merece hacerse en bloque y no de una en una. Convierte todas las plantillas de la unidad compartida, deja los PDF en una carpeta y pásalos: logotipos caducados, un domicilio que cambió, un eslogan retirado, un teléfono que ya no existe y tres versiones casi idénticas de la misma carta se vuelven evidentes en lo que tardas en desplazarte. En Word eso es prácticamente imposible, porque cada doble clic crea un documento que luego hay que cerrar sin guardar.

Recuerda la ráfaga de cinco peticiones por minuto, porque nada la amortigua: la zona de arrastre convierte los archivos uno detrás de otro, sin esperar entre ellos y sin reintentar, de modo que a partir del sexto de cada minuto las filas vuelven con un aviso de demasiadas peticiones. Una carpeta de sesenta plantillas hay que soltarla en trozos pequeños y espaciarlos. Nombra los PDF igual que las plantillas para que los dos conjuntos se correspondan, y guárdalos. Un juego fechado de representaciones es un registro razonable del estado documental de la organización, y comparar eso el año que viene es mucho más fácil que volver a abrir sesenta `.dotx`. Si una plantilla resulta estar mal, corrige la plantilla: el PDF es la prueba, no lo que hay que arreglar.