PPS を PDF に変換

.pps は自己主張します。文書を開くつもりでダブルクリックすると、画面は暗くなり、フルスクリーンになり、誰か他人が決めたペースで進み始めます。スクロールバーもページ数表示もなく、数字が書かれたスライドを読み直すために 3 枚戻る方法もなく、Escape を押せば全部終わってしまいます。実際にプレゼンテーションを行う場面ではそれでまさに正しいのですが、受信箱に届いたファイルとしてはまったく間違った形です。

この違いがこの形式のすべてです。レジストリは PPS を editable: false、用途は delivery(配信)として記録しており、どちらもファイルの中に何か制限があるということではなく意図の説明です。バイト列は普通の PowerPoint プレゼンテーションそのものです。拡張子は、それをどう開くべきかというプログラムへの指示にすぎません。PDF に変換すれば、その指示を本当に望んでいたもの——スライドを見せてほしい、動くタイミングは自分で決めたい——に置き換えられます。

ほぼすべては 3 つの由来に集約されます。1 つ目は本物の自動再生用途です。取引先の製品紹介、研修モジュール、キオスク端末の表示、キーボードに誰も触れずに見せたい主催者の資料などです。2 つ目は習慣です。見知らぬノートパソコンでもきれいに始まるようにと .pps で保存する発表者が、そのままのファイルをあとでコピーを求めた全員にメールで送ってしまうケースです。

3 つ目は、転送され続けるメールの長い尾です。PPS は 2000 年代を通じて添付ファイルで出回った、写真付きスライドショーの標準的な入れ物でした。キャプション付きの写真、感動的な連続画像、家族のコレクション、慈善団体の呼びかけなど。それらのファイルはいまも転送され続けていて、20 年前に誰かが作ったものの唯一残っているコピーであることも多く、それを PDF にすることは利便性というより保存の行為であることがしばしばあります。

2 つの経路があり、どちらも同じ事実に基づいています。先に PowerPoint か LibreOffice Impress を起動して「ファイル」→「開く」を使う方法です。すでに動いているプログラムは、シェルのように拡張子の指示に従わず、資料はエディターの中に表示されます。あるいは、ファイルを .pps から .ppt にリネームして開く方法もあります。中身は同一なので、何もごまかしておらず何もリスクはありません。

どちらもプレゼンテーション用ソフトがインストールされていることを前提としており、それこそこの変換が存在する理由です。レジストリは PPS 用のソフトとして Microsoft PowerPoint だけを挙げていますが、それを受け取る多くの人はプレゼンテーション用ソフトを一切持っていません。携帯電話、タブレット、管理された機械、オフィススイートなしで買ったパソコンなどです。PDF はそのどれでも開けるので、電話越しにリネームの裏技を説明するより変換のほうが優れた答えです。

書き出しはスライドごとに 1 ページを作り、ページのサイズを資料自身の寸法に合わせます。現代的な 16:9 の資料は横長で低いページになり、2003 年ごろの 4:3 の資料は、それに近い寸詰まりの横長ページになります。どちらも A4 ではなく、そうあるべきでもありません。PDF はスライドの記録であって文書ではなく、無理に用紙サイズに合わせれば、スライドが切り取られるか白い余白に浮くことになります。

これは PDF を印刷する場合に重要です。A4 に 16:9 のページを求められたプリンターは縮小し、上下に幅広の帯を残します。参照用としては問題ありませんが、配布資料としては無駄です。印刷が目的なら、印刷ダイアログで「用紙に合わせる」を選んで余白を受け入れるか、元の資料から配布資料用のレイアウトを作ってください。画面で読むのが目的なら、どんな用紙サイズよりも元の縦横比のほうが優れています。

このファイルをただの文書ではなく「見せ物」にしていたものはすべて再生時の性質で、PDF には再生というものがありません。自動的な進行タイミングはなくなります。これこそ多くの人が逃れたい部分です。スライド間のトランジションもなくなります。アニメーションや段階的な表示もなくなり、5 回のクリックで組み立てられたスライドは、5 つの要素すべてが載った 1 ページとして届きます。たいていは読み取れますが、ときには各段階が前の段階を置き換えるはずだった文字が重なり合った塊になります。

音声は別に警告しておく価値のある損失です。ナレーション付きのスライドショーは、まさにこの形式でよくあったからです。録音された声のトラックや BGM を持つ資料は、それを完全に失います。PDF にはそれを運べるものが何もありません。ナレーションこそが内容であるなら——研修モジュール、追悼のスライドショー、参加できなかった人のために録音された講演など——PDF は画像を保存しつつ肝心な部分を捨ててしまうので、ファイルは PPS のままでも残しておくべきです。

レジストリはこの形式を 1990 年生まれと記録しレガシー扱いにしており、出回っている PPS ファイルの多くは、それを描画するソフトよりずっと古いものです。この変換は LibreOffice を経由し、バイナリの PowerPoint 形式を第一級のフィルターとして読み、機械には一般的な Microsoft の書体と計量互換の代替フォントが備わっているので、テキストボックスは改行の位置を保ちます。

影響が出るのは、その時代の PowerPoint が描いていたものの部分です。2003 年ごろの資料はクリップアート、ワードアート、グラデーションのオートシェイプ、特定のバージョンの特定のプログラムによって描画されていた図形オブジェクトに頼っており、20 年後にそれを正確に再現するのは複製というより近似です。文字と写真は忠実に、装飾は近い形で再現されると見込んでください。内容がキャプション付きの写真だけの資料——転送され続けるスライドショーの多くがそうです——なら、うまくいかない要素はほとんどありません。

バイナリの PowerPoint 形式はマクロを運べます。2000 年代の長い期間、スライドショーの添付ファイルは、誰かの機械へコードを持ち込むもっとも確実な方法の 1 つでした。メールフィルターと管理者はその教訓を徹底的に学んだので、.pps の添付ファイルはよく隔離され、送り主にかかわらず完全にブロックする組織もあります。

PDF は何も実行できず、変換処理自体もファイルの中身を実行しません。資料は LibreOffice にヘッドレスで渡され、描画されるだけです。これは、見知らぬ 3 つのアドレスから転送されてきたスライドショーを読むための実用的な方法です。変換して PDF を読み、元のファイルは一度も開かないようにしてください。誰かに転送するときも同じ考え方が正解です。PDF を送ればメールゲートウェイを通りますが、.pps を送るとたいてい通りません。

ブラウザーの中ではなく私たちのサーバー上です。PowerPoint ファイルの描画には本物のオフィスエンジンが必要で、このページはそれをはっきり述べ、このサイトのすべてがあなたの機械で動くかのようにほのめかすことはしません。ファイルは暗号化された通信で、LibreOffice をヘッドレスで実行するコンテナーへ送られ、そのコンテナーには外向きのインターネット接続がありません。この形式特有の経歴を考えると、知っておく価値があります。

各ジョブは独自の一時ディレクトリと独自の LibreOffice プロファイルを持ち、ジョブが終わると結果にかかわらずディレクトリは削除されます。60 秒を超えて動いているものは終了されます。これは古いバイナリの資料にとって実際に意味のある話です。LibreOffice は不正な形式のレガシーファイルに対して、失敗するというよりただ止まる傾向があるからです。無料枠は 1 アップロードあたり 25 MB で、メール添付の時代の写真中心のスライドショーはたいていそれを十分下回ります。

スライドショーが写真以上の価値を持つなら、PDF と一緒に元のファイルも残しておいてください。PDF は読めて印刷でき転送できる版ですが、完全な記録ではありません。ナレーション、タイミング、トランジション、組み立てられたスライドが段階的に見せていく順序はすべて失われ、ページの束からそれらを再構成することはできません。取引先のマーケティング資料ならそれは無関係です。誰かが手作りしたものなら、そうではありません。

資料を読めるだけでなく再び使えるようにする必要があるなら、代わりに PPTX に変換してそちらを残してください。PowerPoint、Impress、Keynote のどれもが開ける編集可能な現行の形式で、スライドをスライドのまま保ちます。PDF は読むこと、印刷すること、保管すること、送ることに正しい出力です。PPTX は復活させることに正しい出力です。同じ .pps から両方を作るのに 2 分もかからず、この問題を恒久的に解決できます。