PPS in PDF umwandeln

Eine .pps-Datei kündigt sich unmissverständlich an. Doppelklick, kurz schwarzer Bildschirm, dann Vollbild, und die Präsentation beginnt nach einem fremden Zeitplan zu laufen. Kein Scrollbalken, keine Seitenzahl, kein Zurückblättern zu der Folie mit den Zahlen, und die Escape-Taste beendet gleich die ganze Sache. Für einen tatsächlich gehaltenen Vortrag ist das genau richtig; für eine Datei im Posteingang ist es die falsche Form.

Der ganze Unterschied zwischen PPS und PPT liegt in dieser einen Anweisung an das Betriebssystem — die Bytes selbst sind eine ganz normale PowerPoint-Präsentation. Eine Umwandlung in PDF ersetzt die Anweisung „sofort loslaufen" durch die eigentlich gewünschte: die Folien anzeigen und selbst entscheiden, wann es weitergeht.

Die binären PowerPoint-Formate können Makros enthalten, und über weite Teile der 2000er-Jahre war eine Diashow im Anhang einer der zuverlässigsten Wege, Schadcode auf einen fremden Rechner zu bringen. Das ist der Grund, warum viele Behörden und Unternehmen in Deutschland Mailfilter betreiben, die Office-Anhänge mit Makrofähigkeit grundsätzlich blockieren oder in Quarantäne stellen — eine Vorsicht, die dem entspricht, was das BSI für den Umgang mit ausführbaren Office-Inhalten seit Jahren empfiehlt.

Ein PDF kann nichts ausführen, und die Umwandlung selbst führt auch nichts aus, was in der Datei steckt — die Präsentation wird von LibreOffice im Headless-Betrieb gerendert, nicht geöffnet und gestartet. Wer eine PPS-Datei von einer unbekannten Adresse zugeschickt bekommt, kann sie so lesbar machen, ohne sie jemals im eigentlichen Sinn zu öffnen — und genau so lässt sich eine solche Datei auch selbst weiterschicken, ohne dass sie beim Empfänger im Mailfilter hängen bleibt.

Drei Quellen erklären fast alle. Die erste ist echte selbstlaufende Auslieferung: eine Produktvorführung eines Zulieferers, ein Schulungsmodul, eine Kioskanzeige, eine Diashow, die ein Veranstalter ohne Bedienung durch jemanden zeigen will. Die zweite ist Gewohnheit — jemand speichert als .pps, damit die Präsentation auf einem fremden Laptop sauber startet, und verschickt anschließend genau diese Datei an alle, die eine Kopie wollten.

Die dritte ist die lange Geschichte der Kettenmail: PPS war über Jahre der Standardbehälter für die bebilderte Diashow, die per Anhang zirkulierte — Fotostrecken mit Bildunterschrift, Aufmunterungsketten, Spendenaufrufe. Solche Dateien werden immer noch weitergeleitet, oft inzwischen als die einzige erhaltene Kopie von etwas, das vor zwanzig Jahren jemand zusammengestellt hat, und eine Umwandlung in PDF ist dabei häufig ein Akt der Bewahrung, nicht der Bequemlichkeit.

Zwei Wege funktionieren, beide beruhen auf demselben Prinzip. PowerPoint oder LibreOffice Impress zuerst öffnen und dann über Datei, Öffnen die Präsentation laden — ein bereits laufendes Programm folgt der Anweisung der Dateiendung nicht in derselben Weise wie die Shell, und die Folien erscheinen im Editor. Oder die Datei von .pps auf .ppt umbenennen und diese öffnen; da der Inhalt identisch ist, geht dabei nichts kaputt.

Beides setzt voraus, dass ein Präsentationsprogramm überhaupt installiert ist, und genau daran scheitert es häufig — ein Diensthandy, ein Tablet, ein gesperrter Rechner ohne Office-Paket. Ein PDF öffnet auf jedem dieser Geräte, weshalb die Umwandlung die praktischere Antwort ist als jemandem am Telefon den Umbenennungs-Trick zu erklären.

Der Export erzeugt für jede Folie eine Seite und übernimmt dabei das eigene Seitenverhältnis der Präsentation. Eine moderne 16:9-Präsentation ergibt eine breite, flache Seite; eine Präsentation aus der 4:3-Ära der frühen 2000er ergibt ein annähernd quadratisches Querformat. Keines von beidem ist A4, und das soll es auch nicht sein — die PDF-Datei ist ein Abbild der Folien, kein Dokument, und eine erzwungene Papierform würde entweder Inhalte abschneiden oder sie in weißen Rand einbetten.

Das wird beim Drucken relevant: Eine 16:9-Seite auf A4 gedruckt wird verkleinert und mit breiten weißen Streifen oben und unten versehen — brauchbar zum Nachschlagen, verschwenderisch für ein Handout. Wer die Datei tatsächlich drucken will, wählt in der Druckvorschau „an Seite anpassen" und akzeptiert den Rand, oder erzeugt aus der Original-Präsentation ein eigenes Handout-Layout.

Alles, was aus der Datei eine Show statt eines Dokuments macht, ist eine Eigenschaft der Wiedergabe, und ein PDF hat keine Wiedergabe. Automatische Weiterschaltung entfällt — das ist meist genau das, was Leser umgehen wollten. Übergänge zwischen Folien entfallen ebenso. Animationen und schrittweise Aufbauten entfallen, und eine Folie, die als fünf einzelne Klicks aufgebaut wurde, kommt als eine einzige Seite mit allen fünf Elementen gleichzeitig an — meist noch lesbar, gelegentlich ein Stapel überlappender Textfelder, bei denen jede Stufe eigentlich die vorherige ersetzen sollte.

Ton verdient eine eigene Erwähnung, weil vertonte Diashows in genau diesem Format häufig vorkamen. Eine Präsentation mit gesprochenem Kommentar oder Musikuntermalung verliert diese vollständig, und ein PDF hat keinerlei Möglichkeit, sie zu tragen. Wenn die Vertonung der eigentliche Inhalt ist — ein Schulungsmodul, eine Gedenkdiashow, ein aufgezeichneter Vortrag für Abwesende —, dann bewahrt ein PDF die Bilder und verwirft genau den Punkt, und die Datei sollte zusätzlich als PPS erhalten bleiben.

Die Umwandlung läuft über LibreOffice, das die binären PowerPoint-Formate als vollwertigen Filter unterstützt, und der Server hält metrisch kompatible Ersatzschriften für die gängigen Microsoft-Schriftarten bereit, damit Textfelder ihre Zeilenumbrüche behalten. Der Rechner selbst dahinter kann davon nichts wissen — geprüft wird nur das Ergebnis.

Das Risiko liegt in dem, womit diese Ära von PowerPoint gearbeitet hat: Clipart, WordArt, Verlaufsformen und Zeichenobjekte, die von einer bestimmten Programmversion gerendert wurden, und deren exakte Rekonstruktion zwei Jahrzehnte später eine Näherung bleibt. Text und Fotografien kommen zuverlässig an, Dekoration nähert sich an. Bei einer Diashow, deren gesamter Inhalt Fotos mit Bildunterschrift sind — was auf viele weitergeleitete Diashows zutrifft — gibt es dabei praktisch nichts, was schiefgehen könnte.

Auf unserem Server, nicht im eigenen Browser. Das Rendern einer PowerPoint-Datei braucht eine echte Office-Engine, und diese Seite sagt das offen, statt anzudeuten, dass hier alles lokal abläuft. Die Datei reist über eine verschlüsselte Verbindung zu einem Container, der LibreOffice im Headless-Betrieb ausführt, und dieser Container hat selbst keinen ausgehenden Internetzugang — bei einem Dateityp mit dieser Vorgeschichte durchaus erwähnenswert.

Jeder Auftrag bekommt ein eigenes Arbeitsverzeichnis und ein eigenes LibreOffice-Profil, das gelöscht wird, sobald der Auftrag beendet ist — unabhängig vom Ergebnis. Alles, was nach sechzig Sekunden noch läuft, wird abgebrochen, was bei alten binären Dateien durchaus vorkommt: LibreOffice bricht dann eher ab, als an einer beschädigten Datei zu scheitern. Die freie Stufe akzeptiert 25 MB je Datei, und eine bilderreiche Diashow aus der Zeit klassischer Mailanhänge bleibt meist deutlich darunter.

Hat die Diashow einen Wert über ihre Bilder hinaus, lohnt sich, das Original neben dem PDF aufzuheben. Das PDF ist die lesbare, druckbare, weiterleitbare Fassung, aber keine vollständige Kopie: Vertonung, Zeitsteuerung, Übergänge und die Reihenfolge, in der sich ein aufgebauter Folieninhalt enthüllte, sind alle nicht mehr vorhanden, und nichts lässt sich aus einem Stapel Seiten rekonstruieren. Für eine Werbepräsentation eines Zulieferers spielt das keine Rolle. Für etwas, das eine Person selbst gemacht hat, sehr wohl.

Wo die Präsentation wieder bearbeitbar sein soll statt nur lesbar, ist PPTX das bessere Umwandlungsziel: ein aktuelles, editierbares Format, das PowerPoint, Impress und Keynote gleichermaßen öffnen und das die Folien als Folien erhält. Das PDF ist die richtige Ausgabe zum Lesen, Drucken, Ablegen und Weiterleiten. Das PPTX ist die richtige Ausgabe, um die Präsentation wiederzubeleben. Beides aus derselben .pps-Datei zu erzeugen dauert zwei Minuten und beantwortet die Frage dauerhaft.