Convertir PPS a PDF

Un `.pps` se anuncia solo. Haces doble clic esperando un documento y la máquina se pone negra, después a pantalla completa, y después empieza a avanzar al ritmo que decidió otra persona. No hay barra de desplazamiento, no hay número de página, no hay forma de retroceder tres diapositivas para releer la del cuadro de cifras, y pulsar Escape termina la sesión entera. Para una presentación que se está dando eso es exactamente lo correcto; para un archivo que llega al correo es la forma equivocada.

Esa diferencia es todo el formato. Nuestro registro anota PPS como no editable y con la entrega como único uso, y las dos cosas describen una intención y no ningún cierre técnico: por dentro los bytes son una presentación de PowerPoint y nada más. La extensión es una instrucción al programa sobre cómo abrirlo. Convertir a PDF sustituye esa instrucción por la que realmente querías: enséñame las diapositivas y déjame decidir cuándo paso.

Hay dos caminos y los dos se apoyan en el mismo hecho. Abre PowerPoint o LibreOffice Impress primero y usa Archivo, Abrir: un programa que ya está en marcha no obedece la instrucción de la extensión como sí hace el escritorio, y el pase aparece en el editor. O renombra el archivo de `.pps` a `.ppt` y abre ese; como el contenido es idéntico, no estás engañando a nada ni arriesgando nada.

Los dos caminos dan por supuesto que tienes un programa de presentaciones instalado, que es el caso para el que existe esta conversión. El registro asocia el PPS únicamente a Microsoft PowerPoint, y muchísima gente que recibe uno no tiene ningún programa de presentaciones: un móvil, una tableta, un ordenador de trabajo con restricciones, un equipo comprado sin paquete ofimático. Un PDF se abre en todos ellos, y por eso convertir es mejor respuesta que explicarle a alguien por teléfono el truco de renombrar.

Tres orígenes cubren casi todos los PPS. El primero es la entrega automática de verdad: el recorrido de producto de un proveedor, un módulo de formación, una pantalla de exposición, un pase que una organización quiere que se vea sin que nadie toque el teclado. El segundo es la costumbre: alguien guarda como `.pps` para que la presentación arranque limpia en un portátil ajeno y después manda ese mismo archivo a todo el que se lo pidió.

El tercero es el correo reenviado, y en español pesa más que los otros dos juntos. El PPS fue el envase estándar de la presentación ilustrada que circuló por correo durante los años dos mil: fotografías con pies de texto, secuencias de paisajes, colecciones familiares, felicitaciones, poemas, cadenas solidarias. Esos archivos se siguen reenviando y con frecuencia son ya la única copia superviviente de algo que alguien montó hace veinte años, de modo que convertir uno es más veces un acto de conservación que de comodidad.

Todo lo que convertía el archivo en un pase y no en un documento es una propiedad de la reproducción, y un PDF no reproduce nada. Los avances automáticos desaparecen, que es lo que la mayoría viene buscando. Las transiciones entre diapositivas desaparecen. Las apariciones progresivas también, y una diapositiva construida en cinco clics llega como una página con los cinco elementos encima: legible casi siempre, y de vez en cuando un amontonamiento de textos donde cada paso debía sustituir al anterior.

El sonido merece mención aparte, porque las presentaciones narradas fueron habituales justo en este formato. Un pase con una voz grabada o con una música de fondo lo pierde entero y no hay nada en un PDF que pudiera llevarlo. Si la narración es el contenido —un módulo de formación, un homenaje, una charla grabada para quien no pudo asistir—, el PDF conserva las imágenes y tira el sentido, y ese archivo hay que guardarlo también como PPS.

La exportación produce una página por diapositiva y le da a la página las dimensiones del propio pase. Un archivo moderno de 16:9 da una página ancha y baja; uno de la época de 2003, en 4:3, da algo parecido a un rectángulo achaparrado. Ninguno de los dos es A4, y no deberían serlo: el PDF es un registro de las diapositivas y no un documento, y forzarle un tamaño de papel recortaría las diapositivas o las dejaría flotando en blanco.

Eso se nota en cuanto alguien manda imprimir. Una impresora a la que se le pide una página de 16:9 sobre A4 la reduce y deja franjas anchas arriba y abajo, lo cual está bien para consultar y es un desperdicio para repartir. Si imprimir es el objetivo, pide al diálogo de impresión que ajuste a la página y acepta los márgenes, o genera un documento para repartir desde el pase original. Si el objetivo es leer en pantalla, las proporciones nativas son mejores que cualquier tamaño de papel.

Los formatos binarios de PowerPoint pueden llevar macros, y durante un buen tramo de los años dos mil una presentación adjunta fue una de las vías más eficaces para colar código en un equipo ajeno. Los filtros de correo y los administradores aprendieron esa lección a fondo, y por eso un `.pps` adjunto se pone en cuarentena con frecuencia y hay organizaciones que lo bloquean sin más, venga de quien venga.

Un PDF no puede ejecutar nada: el formato de destino no tiene macros ni siquiera como posibilidad, así que convertir sustituye para siempre un archivo capaz en teoría de llevarlas por uno que no puede llevarlas de ningún modo. Eso convierte esta página en una forma práctica de leer una presentación que te ha llegado reenviada desde tres direcciones que no reconoces: conviértela y lee el PDF. También es la forma correcta de pasarla adelante, porque el PDF atraviesa la pasarela de correo y el `.pps` mayormente no.

El registro fecha el formato en 1990 y lo marca como heredado, y la mayoría de los PPS en circulación son bastante más viejos que el programa que los va a dibujar. La conversión pasa por LibreOffice, y la máquina lleva instaladas tipografías métricamente compatibles con las habituales de Microsoft, de modo que una presentación en Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri o Cambria conserva sus saltos de línea y su maqueta. Con cualquier otra familia la sustitución ocurre en silencio y el texto se recoloca.

La exposición real está en lo que se dibujaba en aquella época. Las presentaciones de entonces se apoyan en imágenes prediseñadas, en textos decorativos y en formas con degradados que dibujó una versión concreta de un programa concreto, y reproducirlas exactamente dos décadas después es una aproximación y no una copia. Espera fidelidad en el texto y en las fotografías, y parecido en la decoración. En un pase cuyo contenido son fotografías con pies de texto —que describe a una enorme parte de las presentaciones reenviadas— no hay prácticamente nada que pueda salir mal.

A nuestro servidor y no a tu navegador. Dibujar una presentación necesita un motor ofimático de verdad, y esta página lo dice con todas las letras en lugar de dar a entender que todo en este sitio ocurre en tu equipo. El archivo viaja cifrado hasta un contenedor que ejecuta LibreOffice sin interfaz, se guarda con un nombre genérico y su extensión —tu nombre de fichero no llega a tocar el disco— y cada trabajo recibe su propio directorio y su propio perfil.

Ese directorio se borra en un bloque `finally`, es decir, tanto si el trabajo terminó bien como si falló por el camino, y el resultado se devuelve marcado para no guardarse en caché. El contenedor no tiene salida a internet, de manera que no podría reenviar nada aunque quisiera, cosa que vale la pena saber tratándose de un tipo de archivo con esta historia concreta. En el despliegue no hay base de datos ni almacenamiento de objetos donde algo pudiera quedarse.

El límite gratuito de subida es de 25 MB por archivo, la cuarta parte del que rige para las conversiones que ocurren en tu navegador, y una presentación de fotografías de la época de los adjuntos de correo suele quedarse cómodamente por debajo. Conviene saber que la zona de soltar aplica el límite mayor a todo lo que cae en ella sin mirar el par, así que un archivo de 40 MB parecerá aceptado y lo rechazará después la API.

El tiempo se cuenta por proceso y no por petición: cualquier programa que siga corriendo a los sesenta segundos se termina. En este par es una consideración real, porque LibreOffice tiende a quedarse quieto en lugar de fallar ante un archivo binario antiguo malformado. Y hay cien conversiones de servidor por visitante y día, con la cuenta puesta a cero a medianoche UTC —la una o las dos de la madrugada en la España peninsular, la tarde anterior en buena parte de América.

Si la presentación tiene algún valor más allá de sus imágenes, conserva el original junto al PDF. El PDF es la versión legible, imprimible y reenviable, y no es un registro completo: la narración, los tiempos, las transiciones y el orden en que una diapositiva se iba construyendo han desaparecido, y nada puede reconstruirlos a partir de un montón de páginas. Para el material comercial de un proveedor eso da igual. Para algo que hizo una persona, no.

Y donde el pase tenga que volver a ser utilizable y no solo legible, conviértelo también a PPTX y guarda ese: es un formato editable y actual que PowerPoint, Impress y Keynote abren, y conserva las diapositivas como diapositivas. El PDF es la salida correcta para leer, imprimir, archivar y enviar; el PPTX es la salida correcta para revivirlo. Sacar los dos del mismo `.pps` cuesta dos minutos y zanja la cuestión para siempre.

Conviene decirlo porque es la pregunta siguiente de bastante gente: no hay ninguna conversión aquí que produzca un `.pps`. El formato está marcado en el registro como no escribible, así que ninguna regla puede generar un par que lo tenga como destino, y eso no va a cambiar por añadir una función.

Tampoco haría falta. Un pase automático se consigue guardando una presentación normal con esa extensión desde PowerPoint, que es literalmente todo lo que distingue a los dos formatos, y quien necesite entregar algo que arranque solo hoy en día tiene opciones mejores: un PDF en modo presentación, un vídeo exportado o un enlace. El PPS es un problema de compatibilidad heredado, y la dirección útil es la de salida.