Convertire PPS in PDF

Un .pps si annuncia da solo. Fate doppio clic aspettandovi un documento e la macchina diventa nera, poi a schermo intero, poi inizia ad avanzare secondo il programma di qualcun altro. Non c’è barra di scorrimento, nessun conteggio pagine, nessun modo di tornare indietro di tre diapositive per rileggere quella con i numeri, e premere Esc chiude tutto. Per una presentazione tenuta dal vivo è esattamente giusto; per un file arrivato in posta è la forma sbagliata.

Quella differenza è tutto il formato. Il PPS registra l’intento di consegna piuttosto che un blocco tecnico nel file — i byte sono una presentazione PowerPoint e nient’altro. L’estensione è un’istruzione al programma su come aprirla. Convertire in PDF sostituisce quell’istruzione con quella che volevate davvero: mostratemi le diapositive, e lasciate che decida io quando andare avanti.

Tre fonti spiegano quasi tutti. La prima è consegna autoavviante genuina: una presentazione di prodotto di un fornitore, un modulo di formazione, un display per chiosco. La seconda è abitudine — un relatore che salva come .pps perché la presentazione parte pulita su un portatile sconosciuto, e poi manda lo stesso file per email a chi ne ha chiesto una copia.

La terza è la lunga coda della posta inoltrata. Il PPS era il contenitore standard per la presentazione illustrata che circolava per allegato negli anni 2000: fotografie con didascalie, sequenze ispiratrici, collezioni familiari, appelli benefici. Quei file vengono ancora inoltrati, spesso ora come unica copia sopravvissuta di qualcosa fatto da qualcuno vent’anni fa.

Due vie funzionano ed entrambe si basano sullo stesso fatto. Aprite prima PowerPoint o LibreOffice Impress e usate File, Apri — un programma già in esecuzione non rispetta l’istruzione dell’estensione nello stesso modo della shell, e la presentazione appare nell’editor. Oppure rinominate il file da .pps a .ppt e apritelo.

Entrambe presuppongono di avere un programma di presentazione installato, il caso per cui esiste questa conversione. Molte persone che ricevono un PPS non hanno alcun software di presentazione — un telefono, un tablet, una macchina bloccata. Un PDF si apre su ognuno di questi.

L’esportazione produce una pagina per ogni diapositiva e dimensiona la pagina alle proporzioni proprie della presentazione. Una presentazione moderna 16:9 dà una pagina larga e corta; una presentazione 4:3 dell’era 2003 dà qualcosa vicino a una pagina orizzontale tozza. Nessuna delle due è A4, e non dovrebbe esserlo.

Conta quando il PDF verrà stampato. Una stampante a cui viene chiesta una pagina 16:9 su A4 la scalerà verso il basso e lascerà bande bianche larghe sopra e sotto. Se l’obiettivo è la stampa, chiedete al dialogo di stampa di adattare alla pagina; se l’obiettivo è la lettura a schermo, le proporzioni native sono migliori di qualsiasi formato carta.

Tutto ciò che rendeva il file uno spettacolo piuttosto che un documento è una proprietà della riproduzione, e un PDF non ha riproduzione. I tempi di avanzamento automatico spariscono, il che è la cosa principale da cui la gente cerca di sfuggire. Le transizioni fra diapositive spariscono. Animazioni e costruzioni spariscono.

Il suono è la perdita da segnalare a parte, perché le presentazioni narrate erano comuni proprio in questo formato. Una presentazione con una traccia vocale registrata o un sottofondo musicale la perde interamente, e non c’è nulla in un PDF che possa portarla. Se la narrazione è il contenuto, il file dovrebbe restare anche un PPS.

La maggior parte dei file PPS in circolazione è considerevolmente più vecchia del software che li renderizza. La conversione gira attraverso LibreOffice, che legge il formato binario PowerPoint come filtro di prima classe, e la macchina porta sostituti metricamente compatibili per i caratteri Microsoft comuni.

L’esposizione sta in ciò con cui quell’epoca di PowerPoint disegnava. Presentazioni del 2003 si appoggiano a clip art, WordArt, forme automatiche a gradiente e oggetti di disegno resi da una versione specifica di un programma specifico, e riprodurli esattamente due decenni dopo è un’approssimazione. Su una presentazione fatta interamente di fotografie con didascalie non c’è praticamente nulla che possa andare storto.

I formati binari PowerPoint possono contenere macro, e per un lungo tratto degli anni 2000 un allegato di presentazione era una delle vie più affidabili per far arrivare codice sulla macchina di qualcuno. I filtri di posta hanno imparato bene la lezione, motivo per cui un allegato .pps viene spesso messo in quarantena.

Un PDF non può eseguire nulla, e la conversione stessa non esegue ciò che il file contiene — la presentazione viene data a LibreOffice headless e renderizzata. Questo lo rende un modo pratico per leggere una presentazione inoltrata da indirizzi che non riconoscete: convertitela, leggete il PDF, e non aprite mai l’originale.

Sul nostro server piuttosto che nel vostro browser. Renderizzare un file PowerPoint richiede un vero motore da ufficio, e questa pagina lo dice apertamente invece di implicare che tutto su questo sito giri sul vostro dispositivo. Il file viaggia su una connessione cifrata verso un container che esegue LibreOffice headless, senza accesso internet in uscita.

Ogni lavoro riceve una propria cartella temporanea e un proprio profilo LibreOffice, cancellati quando il lavoro finisce qualunque sia l’esito. Il livello gratuito accetta 25 MB per file caricato, e una presentazione ricca di fotografie dell’era degli allegati email è di solito ben sotto.

Se la presentazione ha qualche valore oltre alle immagini, tenete l’originale accanto al PDF. Il PDF è la versione leggibile e stampabile e non è un record completo: la narrazione, i tempi, le transizioni e l’ordine in cui una diapositiva costruita si rivelava sono tutti spariti, e nulla può ricostruirli da una pila di pagine.

Dove la presentazione deve tornare usabile piuttosto che solo leggibile, convertitela invece in PPTX e tenete quella: è un formato modificabile e attuale che PowerPoint, Impress e Keynote aprono tutti. Il PDF è l’uscita giusta per leggere, stampare, archiviare e inviare.