Wat is een XLS-bestand?

XLS is een binair formaat dat alleen iets betekent voor een programma dat het kent. Het wordt gebruikt voor bewerken.

De extensie is .xls en de volledige naam Excel 97-2003 Workbook. Allebei zeggen ze minder dan wat het bestand kan bevatten, en daar gaat de rest van deze pagina over.

Microsoft bracht het in 1987 uit.

Aan een formaat dat zo lang leesbaar is gebleven kun je iets toevertrouwen dat je over tien jaar terug wilt hebben.

Hij staat op papier en is uitvoerbaar, maar hoe de volgende versie eruitziet bepaalt de leverancier. In de praktijk is dat genoeg om het bestand te blijven openen; het is niet genoeg om erop te rekenen.

Het gaat overal nog open en oudere programma’s schrijven het nog, maar er wordt niets nieuws meer omheen gebouwd. Converteer wat je wilt bewaren en kies het niet voor iets dat vandaag begint.

Een XLS-bestand is niet tot één pagina beperkt, en dat telt bij het converteren naar iets dat dat wel is: één omzetting levert één bestand op met daarin één pagina — de eerste, tenzij de omzetter je laat kiezen welke.

XLS bevat een rekenblad: cellen, formules en de bladen eromheen.

Daaruit volgt hoe het converteert: een rekenblad wordt een afdrukbereik, en waar de kolommen breken is een beslissing die iemand moet nemen.

Microsoft Excel en LibreOffice Calc lezen het, en de meeste programma’s van dezelfde soort ook.

Als een bestand niet opengaat ligt het zelden aan het formaat — vaker is het programma ouder dan het formaat. Converteren naar iets ouders is de betrouwbare weg eromheen, en daarvoor is de rest van deze site bedoeld.

Geen enkele browser leest het.

Dat is veruit de meest voorkomende reden om het te converteren: niet dat het formaat slecht is, maar dat de plek waar je het bestand wilt tonen het niet kan lezen.

XLS is bedoeld om te openen en te wijzigen. Houd het bestand in dit formaat zolang het werk loopt, en exporteer eruit wanneer er een afgeronde versie nodig is.

Excel schreef XLS tot 2003 en is sinds 2007 standaard overgestapt op XLSX. Een bestand met deze extensie is dus vrijwel zeker geërfd: een afdelingswerkmap die is doorgegeven sinds vóór de mensen die hem nu gebruiken er waren, een sjabloon van een leverancier, een export van software die in vijftien jaar niet is bijgewerkt.

Onderhuids is het een Microsoft compound file — een kleine gestructureerde container van binaire streams, dezelfde techniek als het oude .doc en .ppt. Het was nooit een gepubliceerde standaard zoals zijn opvolger; de specificatie werd jarenlang gereverse-engineerd voordat Microsoft hem documenteerde.

Dit is de limiet die een geërfde XLS van een ongemak tot een probleem maakt. Een werkblad bevat maximaal 65.536 rijen en 256 kolommen. XLSX verhoogde die naar ruim een miljoen rijen en 16.384 kolommen.

Het gevaarlijke deel is de faalmodus. Importeer een gegevensexport met 80.000 rijen in een XLS-werkblad en Excel weigert niet — het neemt de eerste 65.536 en waarschuwt in een dialoogvenster dat iemand wegklikt. De werkmap oogt daarna compleet en is dat stiekem niet.

Een XLS kan VBA-macro’s bevatten, en niets in de extensie zegt of dat zo is. Dat is precies wat de moderne formaten oplosten: XLSX kan helemaal geen macro’s bevatten, en een werkmap die ze nodig heeft, moet XLSM zijn, wat zichzelf aankondigt.

Spreadsheets met macro’s waren een van de effectiefste malware-vehikels ooit gebruikt, en ze duiken nog steeds op. Een werkmap die per e-mail binnenkomt van een onbekende afzender verdient wantrouwen op een manier die een moderne XLSX niet doet.

LibreOffice Calc, Google Spreadsheets en Numbers lezen allemaal XLS, en allemaal benaderen ze het. Gewone bladen met getallen en formules komen getrouw over. Wat verschuift, is het ouderwetse materiaal: grafieken gebouwd met de grafiek-engine uit de jaren negentig, voorwaardelijke opmaak van vóór standaardisatie, draaitabellen, ActiveX-besturingselementen.

Een verwante valkuil is het datumsysteem. Werkmappen geschreven op een Mac uit die tijd gebruiken soms een 1904-datumbasis in plaats van 1900, en een bestand met die instelling toont elke datum vier jaar verschoven als de instelling niet meereist.

De omzetting levert veel op voor nauwelijks moeite. Een bestand krimpt doorgaans met de helft of meer, want XLSX is gecomprimeerd. De rij- en kolomlimieten verdwijnen. Het wordt een gedocumenteerde open standaard in plaats van een reverse-engineered binair bestand. En elke macro-inhoud verdwijnt.

Wat achteraf controle verdient, is smal: grafieken, draaitabellen en alles met een ingesloten object. Formules, opmaak, benoemde bereiken en meerdere bladen komen betrouwbaar over.

Als de werkmap klaar is. Een set boekhouddata die wordt ingediend, een prijslijst naar een klant, een rapport bij een aanvraag — geen van die dingen hoeft nog herberekend te worden, en een PDF haalt elke vraag weg over of de ontvanger Excel heeft.

Het enige dat eerst de moeite waard is, is het afdrukbereik, de oriëntatie en de schaal instellen, want een spreadsheet heeft geen paginaformaat en een PDF wel. Een werkmap die nooit voor printen is klaargezet, zet om als een werkmap die nooit voor printen is klaargezet.

Is het doel een database, een script of een analysetool, zet dan om naar CSV in plaats van naar XLSX. Het is wat importroutines verwachten, het streamt, en het kan geen macro’s of externe koppelingen bevatten — wat waarom veiligheidsbewuste systemen er specifiek om vragen.

De kost is alles wat niet één blad met waarden is: andere bladen, formules, opmaak en grafieken. Voor het verplaatsen van data is dat de juiste ruil, en voor het bewaren van de werkmap niet. Omzetten naar beide is vaak het eerlijke antwoord — CSV voor de pijplijn, XLSX voor het bestand.

Het binaire formaat dat achter .xls schuilgaat, heet formeel Binary Interchange File Format versie 8 (BIFF8), ingevoerd met Excel 97 en ongewijzigd gebleven tot XLSX het in 2007 verving. Eerdere Excel-versies gebruikten oudere BIFF-revisies die onderling ook niet compatibel zijn.

Dat verklaart waarom een écht oud .xls-bestand — uit Excel 5 of Excel 95 — soms door recente software anders wordt behandeld dan een .xls uit Excel 2003: beide dragen dezelfde extensie, maar de ene is BIFF5 en de andere BIFF8, en niet elke lezer implementeert beide even volledig.