XLS naar PDF omzetten

Deze pagina is voor iemand met een spreadsheet die jaren geleden in een oudere Excel-versie is gemaakt — een boekhoudblad, een prijslijst, een formulier van een leverancier — die nu ergens naartoe moet waar het er hetzelfde uitziet, vaak zonder dat de verzender zelf Excel bezit.

Anders dan bij een modern XLSX-bestand is de bron hier meestal een bestand dat iemand ergens heeft teruggevonden, niet net gemaakt — dat verandert weinig aan de omzetting zelf, maar wel aan wat je ervan mag verwachten qua opmaakconsistentie.

Een werkblad heeft geen ingebouwd paginaformaat — het is een raster van cellen dat oneindig kan doorlopen naar rechts en naar beneden. Een PDF-pagina heeft dat wel, dus ergens moet worden beslist waar het "papier" ophoudt.

Bij een breed blad met veel kolommen betekent dat vaak dat kolommen aan de rechterkant op een volgende pagina terechtkomen, of dat de tekst wordt verkleind om te passen — beide zijn normale uitkomsten van deze omzetting, geen fout.

Celwaarden, opmaak zoals vetgedrukte tekst en celkleuren, en de algemene structuur van het blad worden overgenomen in de PDF. Voor een eenvoudige prijslijst of factuur is het resultaat visueel dicht bij het origineel.

Formules worden niet als formule overgenomen — wat in de PDF verschijnt, is de laatst berekende waarde die in het XLS-bestand was opgeslagen op het moment van opslaan.

Bij een breed blad met veel kolommen is het reële risico dat kolommen aan de rechterkant op een aparte pagina terechtkomen in plaats van naast de rest te blijven staan — dat is de meest voorkomende klacht bij spreadsheet-naar-PDF-omzettingen in het algemeen.

Voor een blad dat overwegend smal is, speelt dat niet; voor een breed rapport met tientallen kolommen is het de moeite waard het resultaat te controleren voordat het wordt verstuurd.

Deze omzetting draait niet in de browser: het bestand gaat over een versleutelde verbinding naar de server, wordt daar omgezet en de PDF komt terug; het bestand op de server wordt daarna verwijderd, ook als de omzetting mislukt.

De limiet op het gratis plan is 25 MB per bestand voor deze serverconversie, met een maximum van honderd serveromzettingen per dag per bezoeker.

Het omzetten van een spreadsheet naar PDF met behoud van opmaak vergt dezelfde documentengine als de moderne XLSX-naar-PDF-omzetting, en die draait op deze site op de server, niet in de browser.

Dat betekent dat het bestand het apparaat tijdelijk verlaat om te worden verwerkt — de pagina zegt dat expliciet, in plaats van een algemene privacyclaim te maken die voor deze omzetting niet zou kloppen.

Tot honderd XLS-bestanden tegelijk kunnen worden aangeboden, elk met een eigen voortgangsindicator, zolang het dagelijkse maximum van honderd serveromzettingen niet wordt overschreden.

Het resultaat komt terug als losse PDF-bestanden of als ZIP, met dezelfde bestandsnaam als het origineel maar de `.pdf`-extensie.

Deze omzetting voert geen macro uit die eventueel aan het bestand hangt — de PDF is een momentopname van de weergave, niet van wat een macro bij uitvoering zou hebben berekend. Voor een blad waarvan een macro nog velden moest invullen, betekent dat: zorg dat die stap al is gebeurd vóór de omzetting.

Revisiegeschiedenis en opmerkingen die als bewerkbare objecten in het bestand zaten, komen evenmin over — de PDF is bedoeld als vaststaand eindresultaat, niet als bewerkbare kopie.