O que é um arquivo XLS?

XLS é um formato binário, que só significa alguma coisa para um programa que o conhece. Ele é usado para a edição.

A extensão é .xls e o nome por extenso é Excel 97-2003 Workbook. Os dois importam menos do que aquilo que o arquivo consegue carregar, e é disso que trata o resto desta página.

A Microsoft publicou o formato em 1987.

A um formato que se manteve legível por tanto tempo dá para confiar algo que você quer de volta daqui a dez anos.

Ela está escrita e é implementável, só que quem decide como será a próxima versão é o fabricante. Na prática isso basta para o arquivo continuar abrindo; não basta para você se fiar nisso.

Ele ainda abre em todo lugar e programas antigos ainda o escrevem, mas nada de novo está sendo construído em volta. Converta o que quiser guardar e não o escolha para algo que começa hoje.

Um arquivo XLS não está limitado a uma página, e isso conta na hora de converter para algo que está: cada conversão produz um arquivo com uma página só — a primeira, a menos que o conversor deixe você escolher qual.

XLS contém uma planilha: células, fórmulas e as abas em volta.

É isso que decide como ele converte: uma planilha vira uma área de impressão, e onde as colunas quebram é uma decisão que alguém tem de tomar.

Microsoft Excel e LibreOffice Calc leem esse formato, e a maioria dos programas do mesmo tipo também.

Quando um arquivo não abre, o formato raramente é o problema — mais comum é o programa ser mais antigo que ele. Converter para algo mais antigo é o caminho confiável, e é para isso que serve o resto deste site.

Nenhum navegador lê o formato.

Esse é de longe o motivo mais comum para convertê-lo: não que o formato seja ruim, mas que o lugar onde você quer mostrar o arquivo não consegue lê-lo.

XLS foi feito para ser aberto e alterado. Mantenha o arquivo nesse formato enquanto o trabalho estiver em andamento e exporte a partir dele sempre que precisar de uma cópia pronta.

O Excel gravava em XLS até 2003 e usa XLSX como padrão desde 2007. Então um arquivo com essa extensão quase certamente foi herdado: uma planilha departamental que passa de mão desde antes das pessoas que a usam terem chegado.

Por baixo é um arquivo composto da Microsoft — um pequeno contêiner estruturado de fluxos binários, a mesma tecnologia dos antigos .doc e .ppt. Nunca foi um padrão publicado do jeito que seu sucessor é.

Esse é o limite que transforma um XLS herdado de um incômodo num problema. Uma planilha guarda no máximo 65.536 linhas e 256 colunas. O XLSX elevou isso para pouco mais de um milhão de linhas e 16.384 colunas.

A parte perigosa é o modo de falha. Importar uma exportação de dados com 80.000 linhas numa planilha XLS não recusa — pega as primeiras 65.536 e avisa numa caixa de diálogo que alguém clica sem ler. A planilha então parece completa e silenciosamente não está.

Um XLS pode conter macros VBA, e nada na extensão diz se contém. É exatamente isso que os formatos modernos resolveram: XLSX não pode conter macros de jeito nenhum, e uma planilha que precisa delas tem que ser XLSM.

Planilhas com macro foram uma das rotas mais eficazes de entrega de malware já usadas, e ainda aparecem. Uma planilha chegando por e-mail de um remetente desconhecido merece desconfiança de um jeito que um XLSX moderno não merece.

LibreOffice Calc, Google Sheets e Numbers leem XLS, e todos aproximam. Planilhas comuns de números e fórmulas atravessam fielmente. O que costuma se deslocar é o material antigo: gráficos feitos com o motor dos anos 1990.

Uma armadilha relacionada é o sistema de datas. Planilhas escritas num Mac daquela era podem usar uma base de data de 1904 em vez de 1900, e um arquivo carregando essa configuração mostra toda data quatro anos errada.

A conversão ganha bastante por quase nenhum esforço. Um arquivo tipicamente encolhe pela metade ou mais porque XLSX é compactado. Os limites de linha e coluna desaparecem. Vira um padrão aberto documentado em vez de um binário reverso-engenheirado.

O que checar depois é estreito: gráficos, tabelas dinâmicas e qualquer coisa usando um objeto embutido. Fórmulas, formatação, intervalos nomeados e várias planilhas atravessam de forma confiável.

Quando a planilha está finalizada. Um conjunto de contas sendo arquivado, uma lista de preços indo para um cliente — nenhum desses precisa recalcular, e um PDF remove toda dúvida sobre se o destinatário tem Excel.

A única coisa a fazer primeiro é definir a área de impressão, a orientação e o dimensionamento, porque uma planilha não tem tamanho de página e um PDF tem. Uma planilha nunca configurada para impressão converte como uma planilha nunca configurada para impressão.

Se o destino é um banco de dados, um script ou uma ferramenta de análise, converta para CSV em vez de XLSX. É o que rotinas de importação esperam, funciona em fluxo, e não pode carregar macros nem links externos.

O custo é tudo que não é uma planilha de valores: outras abas, fórmulas (você mantém os resultados), formatação e gráficos. Para mover dados essa é a troca correta; para guardar a planilha, não é. Converter para os dois costuma ser a resposta honesta.