Converter XLS para ODS

O formato .xls é genuinamente antigo. A Microsoft o introduziu em 1987 e permaneceu padrão até 2007, o que significa que uma planilha nele pode ser mais antiga que quase toda ferramenta na sua organização. É um formato binário com especificação documentada, e lê-lo corretamente exige software que aprendeu seu layout registro a registro.

O OpenDocument foi pelo caminho oposto. A OASIS publicou em 2005, virou padrão ISO, e um arquivo .ods é um ZIP contendo XML — você consegue renomear, abrir e ler o conteúdo com nada mais especializado que um editor de texto. Essa diferença é o argumento inteiro para a conversão quando o horizonte é longo: um arquivo cuja estrutura está escrita num padrão público não depende de nenhum fabricante continuar se importando com ele.

Você pode, e para uma planilha só deveria. O LibreOffice Calc lê o formato antigo diretamente há duas décadas, então nada te impede de clicar duas vezes no arquivo e seguir com a tarde.

Converter é sobre o que acontece depois. Toda vez que esse arquivo é salvo, o LibreOffice pergunta se mantém o formato estrangeiro ou usa ODF, e cada colega responde diferente. Formatação sem representação no formato antigo é descartada silenciosamente a cada ida e volta, e a organização acaba com uma biblioteca de arquivos que consegue abrir e não é dona de verdade. Se a decisão de padronizar em OpenDocument já foi tomada, converter uma vez é o que torna essa decisão verdadeira no disco.

As fórmulas atravessam como fórmulas. O ODS as guarda em OpenFormula, a linguagem de expressão especificada junto do formato de documento, e a conversão traduz a sintaxe do Excel para ela — separadores de argumento, estilo de referência, notação de intervalo, tudo tratado.

Isso significa que a planilha continua funcionando em vez de virar um conjunto de números congelados. Intervalos nomeados, referências absolutas e relativas, e fórmulas de matriz sobrevivem à viagem no caso comum. O que vale fazer numa planilha importante é abrir o resultado e recalcular, depois comparar alguns totais contra o original.

A biblioteca padrão — matemática, texto, data, busca e função financeira — mapeia direto, porque as duas aplicações implementam essencialmente o mesmo conjunto há anos. As lacunas ficam nas bordas.

Dois tipos causam problema numa planilha antiga especificamente. O primeiro é uma função de um suplemento da época em que isso era um add-in em vez de parte do Excel. O segundo é uma função definida pelo usuário escrita em VBA, que não vai existir depois da conversão porque o código dela não vem junto: a célula mantém o texto da fórmula e retorna um erro. Os dois são fáceis de achar — busque valores de erro nas planilhas convertidas.

Macros não sobrevivem. VBA e LibreOffice Basic são linguagens diferentes com modelos de objeto diferentes, e nenhum conversor tenta uma tradução, porque uma parcial produziria código que roda e faz algo diferente do que fazia.

Para uma migração isso é um custo conhecido, não uma surpresa, e vale fazer um balanço disso antes da conversão. A maioria das planilhas antigas não tem macro nenhuma ou tem uma gravada que formata um relatório, e uma macro gravada geralmente é mais fácil de reescrever do que de portar. Os casos genuinamente difíceis — uma planilha que virou uma aplicação — são os que vale identificar cedo e tratar como projeto de software.

Gráficos convertem e continuam gráficos, redesenhados pelo Calc a partir dos dados subjacentes em vez de colados como imagem, então atualizam quando os números mudam. Formatação de célula, formato numérico, borda e largura de coluna atravessam; formatação condicional atravessa nos casos comuns.

Tabelas dinâmicas viram o equivalente do Calc, chamado de piloto de dados, e é o recurso mais provável de precisar de atenção depois. As duas implementações diferem em como guardam layout e agrupamento, e uma tabela com vários níveis de agrupamento de data pode chegar precisando ser reconstruída. Reconstruir uma leva poucos minutos.

O formato binário tem limites estruturais rígidos que o OpenDocument não compartilha, e uma planilha que vivia perto deles provavelmente foi moldada por isso durante anos — dados divididos entre abas, coluna reaproveitada para dois propósitos, uma aba resumo que existe porque o detalhe não cabia.

Converter remove a restrição mas não desfaz as gambiarras, e vale uma olhada em qualquer arquivo onde alguém claramente estava brigando com o formato. Uma migração é o único momento em que consolidar três abas de volta numa é barato, porque tudo já está sendo tocado de qualquer forma.

Migrações nunca são um arquivo só. A abordagem prática é ordenar por dependência: converta primeiro as planilhas que nada referencia, confira, e só então converta as que as referenciam, porque um link externo reescrito enquanto seu alvo ainda está no formato antigo é um link que você vai corrigir duas vezes.

Converta cópias e guarde os originais até a migração ser aprovada. Os arquivos antigos custam nada para guardar, são a única evidência do que uma fórmula costumava ser, e a coisa garantida de ser descoberta tarde é uma planilha que alguém fora do projeto vinha dependendo silenciosamente.

Esta conversão não roda no seu navegador. Traduzir entre dois formatos de escritório precisa de um motor de escritório de verdade, e isso roda num servidor: o arquivo é enviado por conexão criptografada, convertido num ambiente isolado sem rota para a internet, e os arquivos de trabalho são apagados assim que a tarefa termina.

O limite gratuito é 25 megabytes por arquivo, que um .xls raramente vai chegar perto — o formato é anterior ao hábito de colar imagem grande em planilha, e tem tetos estruturais próprios que limitam o quanto consegue guardar. Onde as planilhas não podem sair da organização de jeito nenhum, o LibreOffice instalado localmente faz exatamente a mesma conversão.

Se o arquivo vai voltar para alguém usando Excel, envie um XLSX em vez disso. O ODS abre no Excel atual mas o suporte é uma tradução, não um caminho nativo, e um destinatário que precisa explicar ao TI dele por que está abrindo um formato desconhecido vai te pedir outra coisa.

Escolha ODS quando o destino é LibreOffice, quando uma política de formato aberto se aplica, ou quando o arquivo está sendo arquivado e a pergunta é qual formato ainda vai ser legível daqui a vinte anos. Esses são os casos onde a especificação ISO e o XML legível dentro do arquivo valem mais que compatibilidade com o que o destinatário tem instalado hoje.