Was ist eine XLS-Datei?

XLS ist ein Binärformat, das nur einem Programm etwas sagt, das es kennt. Eingesetzt wird es für die Bearbeitung.

Die Endung lautet .xls, der volle Name Excel 97-2003 Workbook. Beides sagt weniger aus als das, was die Datei halten kann — und davon handelt der Rest dieser Seite.

Microsoft hat es 1987 veröffentlicht.

Einem Format, das so lange lesbar geblieben ist, kann man etwas anvertrauen, das man in zehn Jahren wiederhaben will.

Sie ist niedergeschrieben und umsetzbar, doch wie die nächste Fassung aussieht, entscheidet der Hersteller. In der Praxis reicht das, damit die Datei weiter aufgeht; es reicht nicht, um sich darauf zu verlassen.

Es geht überall noch auf und wird von älteren Programmen noch geschrieben, aber es wird nichts Neues mehr darum herum gebaut. Wandle um, was du behalten willst, und wähle es nicht für etwas, das heute anfängt.

Eine XLS-Datei ist nicht auf eine Seite beschränkt. Beim Umwandeln in etwas, das es ist, zählt das: Eine Umwandlung ergibt eine Datei mit genau einer Seite — der ersten, sofern sich die Seite nicht auswählen lässt.

XLS enthält eine Tabelle: Zellen, Formeln und die Blätter darum herum.

Daraus folgt, wie es sich umwandeln lässt: Aus einer Tabelle wird ein Druckbereich, und wo die Spalten umbrechen, muss jemand entscheiden.

Microsoft Excel und LibreOffice Calc lesen es, und die meisten Programme derselben Art ebenfalls.

Wenn eine Datei nicht aufgeht, liegt es selten am Format — häufiger daran, dass das Programm älter ist als das Format. Die Umwandlung in etwas Älteres ist der verlässliche Weg daran vorbei, und dafür gibt es den Rest dieser Website.

Kein Browser liest es.

Das ist der häufigste Grund, es umzuwandeln: nicht dass das Format schlecht wäre, sondern dass die Stelle, an der die Datei erscheinen soll, es nicht lesen kann.

XLS ist zum Öffnen und Ändern gedacht. Behalte die Datei in diesem Format, solange die Arbeit läuft, und exportiere daraus, wann immer eine fertige Fassung gebraucht wird.

Excel schrieb XLS bis 2003 und speichert seit 2007 standardmäßig als XLSX. Eine Datei mit dieser Endung wurde also fast sicher geerbt: eine Arbeitsmappe der Abteilung, die schon zirkuliert, bevor die aktuellen Nutzerinnen dazukamen, eine Vorlage vom Lieferanten, ein Export aus Software, die seit fünfzehn Jahren nicht aktualisiert wurde.

Darunter ist es ein Microsoft-Compound-File — ein kleiner strukturierter Container aus binären Strömen, dieselbe Technik wie beim alten .doc und .ppt. Ein veröffentlichter Standard war es nie, so wie sein Nachfolger einer ist; die Spezifikation wurde über Jahre rückentwickelt, bevor Microsoft sie dokumentierte, und diese Geschichte ist der Grund, warum Software außerhalb von Microsoft es immer schon etwas anders gelesen hat.

Das ist die Grenze, die eine geerbte XLS von einer Unannehmlichkeit zu einem echten Problem macht. Ein Tabellenblatt fasst höchstens 65.536 Zeilen und 256 Spalten. XLSX hob das auf gut eine Million Zeilen und 16.384 Spalten an.

Der gefährliche Teil ist der Ausfallmechanismus. Einen Datenexport mit 80.000 Zeilen in ein XLS-Tabellenblatt importiert, und Excel verweigert nichts — es übernimmt die ersten 65.536 und warnt in einem Dialog, den jemand wegklickt. Die Arbeitsmappe sieht danach vollständig aus und ist es leise nicht. Läuft in einer Organisation noch ein Prozess über XLS, ist das mit hoher Wahrscheinlichkeit schon mindestens einmal passiert.

Eine XLS kann VBA-Makros enthalten, und nichts an der Endung zeigt, ob dem so ist. Genau das haben die modernen Formate behoben: XLSX kann überhaupt keine Makros tragen, eine Arbeitsmappe, die welche braucht, muss XLSM sein und zeigt das an der Endung.

Makrobehaftete Tabellen gehörten zu den wirksamsten Verbreitungswegen für Schadsoftware, und sie tauchen noch immer auf — die Emotet-Welle traf 2019 und 2020 mehrere deutsche Behörden und Unternehmen genau über präparierte Office-Anhänge, Excel eingeschlossen. Eine per Mail eintreffende Arbeitsmappe von unbekanntem Absender verdient Misstrauen auf eine Art, die eine moderne XLSX nicht verdient, und eine Umwandlung nach XLSX oder PDF entfernt jeden Makroinhalt als Nebeneffekt.

LibreOffice Calc, Google Sheets und Numbers lesen alle XLS, und alle nähern sich an. Gewöhnliche Blätter aus Zahlen und Formeln kommen zuverlässig an. Was verrutscht, ist das Altmodische: Diagramme aus der Chart-Engine der 1990er, bedingte Formatierung von vor der Standardisierung, Pivot-Tabellen, ActiveX-Steuerelemente und eingebettete Objekte aus Anwendungen, die es nicht mehr gibt.

Eine verwandte Falle ist das Datumssystem. Arbeitsmappen, die auf einem Mac aus jener Zeit entstanden, nutzen mitunter die Datumsbasis 1904 statt 1900, und eine Datei mit dieser Einstellung zeigt jedes Datum vier Jahre daneben, wenn die Einstellung nicht mitreist. Es ist selten, es ist verwirrend, und genau so sieht es aus, wenn es passiert.

Die Umwandlung gewinnt viel für kaum Aufwand. Eine Datei schrumpft typischerweise um die Hälfte oder mehr, weil XLSX komprimiert ist. Die Zeilen- und Spaltengrenzen verschwinden. Sie wird ein dokumentierter offener Standard statt eines rückentwickelten Binärformats, mehr Software liest sie und wird das weiter tun. Und jeder Makroinhalt verschwindet.

Zu prüfen bleibt danach nur Schmales: Diagramme, Pivot-Tabellen und alles mit eingebetteten Objekten. Formeln, Formatierung, benannte Bereiche und mehrere Tabellenblätter tragen zuverlässig hinüber. Ein Archiv alter Arbeitsmappen jetzt umzuwandeln ist deutlich günstiger, als sie einzeln umzuwandeln, sobald jemand feststellt, dass nichts mehr öffnet.

Wenn die Arbeitsmappe fertig ist. Ein eingereichter Kontenabschluss, eine Preisliste an einen Kunden, ein Bericht zu einem Antrag — keines davon muss neu rechnen, und ein PDF beseitigt jede Frage, ob die Empfängerin Excel hat und was ihre Spaltenbreiten mit dem Layout anstellen.

Was sich vorher lohnt, ist der Druckbereich, die Ausrichtung und die Skalierung zu setzen, denn eine Tabelle hat keine Seitengröße und ein PDF schon. Eine Arbeitsmappe, die nie fürs Drucken eingerichtet wurde, wandelt sich als eine solche, mit Spalten, die auf eigene Seiten überlaufen.

Ist das Ziel eine Datenbank, ein Skript oder ein Analysewerkzeug, zählt am Ende CSV, nicht XLS. Das erwarten Importroutinen, es lässt sich streamen, und es kann keine Makros oder externen Verknüpfungen tragen — genau deshalb verlangen sicherheitsbewusste Systeme es namentlich. Der direkte Weg von XLS aus ist dafür zweistufig: erst nach XLSX umwandeln, danach die Arbeitsmappe als CSV exportieren, denn eine XLS liest hier nur der Weg über XLSX.

Der Preis dafür ist alles, was nicht ein Tabellenblatt aus Werten ist: andere Blätter, Formeln (nur ihr Ergebnis bleibt), Formatierung und Diagramme. Für die Datenbewegung ist das der richtige Tausch, für den Erhalt der Arbeitsmappe nicht. Beides zu behalten ist oft ehrlicher — CSV für die Pipeline, XLSX für die Datei.