Che cos’è un file XLS?

XLS è un formato binario, che ha senso solo per un programma che lo conosce. Si usa per la modifica.

L’estensione è .xls e il nome per esteso è Excel 97-2003 Workbook. Contano entrambi meno di ciò che il file può contenere, ed è di questo che parla il resto della pagina.

Microsoft lo ha pubblicato nel 1987.

A un formato rimasto leggibile così a lungo si può affidare qualcosa che vuoi ritrovare fra dieci anni.

È scritta e implementabile, però è il produttore a decidere come sarà la versione successiva. In pratica basta perché il file continui ad aprirsi; non basta per starne tranquilli.

Si apre ancora dappertutto e i programmi più vecchi lo scrivono ancora, ma attorno non si costruisce più niente di nuovo. Converti ciò che vuoi tenere e non sceglierlo per qualcosa che comincia oggi.

Un file XLS non è limitato a una pagina, e la cosa conta quando lo si converte in qualcosa che invece lo è: una conversione produce un solo file con dentro una sola pagina — la prima, a meno che non sia una di quelle che il convertitore ti lascia scegliere.

XLS contiene un foglio di calcolo: celle, formule e i fogli attorno.

È questo a decidere come si converte: un foglio di calcolo diventa un’area di stampa, e dove si spezzano le colonne è una decisione che qualcuno deve prendere.

Microsoft Excel e LibreOffice Calc lo leggono, e così fanno quasi tutti i programmi dello stesso tipo.

Quando un file non si apre, il formato è raramente il problema: più spesso è il programma a essere più vecchio di lui. Convertire in qualcosa di più vecchio è la via d’uscita affidabile, ed è a questo che serve il resto di questo sito.

Nessun browser lo legge.

È di gran lunga il motivo più comune per convertirlo: non che il formato sia scadente, ma che il posto in cui vuoi mostrare il file non sappia leggerlo.

XLS è pensato per essere aperto e modificato. Tieni il file in questo formato per tutto il tempo in cui il lavoro va avanti, ed esporta da lì ogni volta che serve una copia finita.

Excel ha scritto XLS fino al 2003 ed è passato a XLSX per impostazione predefinita dal 2007. Quindi un file con questa estensione è quasi certamente ereditato: un foglio di lavoro di reparto passato di mano da prima che le persone che lo usano arrivassero, un modello di un fornitore, un’esportazione da software non aggiornato da quindici anni.

Sotto è un file composito Microsoft — un piccolo contenitore strutturato di flussi binari, la stessa tecnologia dei vecchi .doc e .ppt. Non è mai stato uno standard pubblicato come lo è il suo successore; la specifica è stata ricostruita per reverse engineering per anni prima che Microsoft la documentasse, e quella storia è il motivo per cui il software non Microsoft lo ha sempre letto in modo leggermente diverso.

È il limite che trasforma un XLS ereditato da un inconveniente in un problema. Un foglio di lavoro contiene al massimo 65.536 righe e 256 colonne. L’XLSX ha alzato questi limiti a poco più di un milione di righe e 16.384 colonne.

La parte pericolosa è il modo di fallire. Importate un’esportazione dati con 80.000 righe in un foglio XLS ed Excel non rifiuta — prende le prime 65.536 e avverte in una finestra su cui qualcuno clicca senza pensarci. Il foglio di lavoro sembra allora completo e silenziosamente non lo è. Se qualche processo nella vostra organizzazione fa ancora passare dati attraverso l’XLS, questo è probabilmente già successo almeno una volta.

Un XLS può contenere macro VBA, e nulla nell’estensione dice se le contiene. È esattamente ciò che i formati moderni hanno corretto: l’XLSX non può contenere macro affatto, e un foglio di lavoro che ne ha bisogno deve essere XLSM, che si dichiara.

I fogli di calcolo con macro sono stati uno dei veicoli di malware più efficaci mai usati, e compaiono ancora. Un foglio di lavoro arrivato via email da un mittente sconosciuto merita sospetto in un modo in cui un XLSX moderno no, e convertire in XLSX o PDF rimuove qualunque contenuto macro come effetto collaterale.

LibreOffice Calc, Google Sheets e Numbers leggono tutti l’XLS, e tutti approssimano. I fogli ordinari di numeri e formule passano fedelmente. Ciò che tende a spostarsi è il materiale antiquato: grafici costruiti con il motore grafici degli anni novanta, formattazione condizionale scritta prima che fosse standardizzata, tabelle pivot, controlli ActiveX e oggetti incorporati da applicazioni che non esistono più.

Una trappola correlata è il sistema delle date. I fogli di lavoro scritti su un Mac in quell’epoca possono usare una base data 1904 invece che 1900, e un file che porta quell’impostazione mostra ogni data spostata di quattro anni quando l’impostazione viaggia male. È raro, è confuso, ed è esattamente ciò che appare quando succede.

La conversione guadagna molto per quasi nessuno sforzo. Un file tipicamente si dimezza o più perché l’XLSX è compresso. I limiti di righe e colonne spariscono. Diventa uno standard aperto documentato invece che un binario per reverse engineering, quindi più software lo legge e continuerà a farlo. E qualunque contenuto macro se ne va.

Ciò che vale la pena controllare dopo è ristretto: grafici, tabelle pivot e qualunque cosa usi un oggetto incorporato. Formule, formattazione, intervalli con nome e più fogli passano in modo affidabile. Convertire ora un archivio di vecchi fogli di lavoro è decisamente più economico che convertirli uno alla volta quando qualcuno scopre che nulla li apre.

Quando il foglio di lavoro è finito. Un bilancio da depositare, un listino prezzi che va a un cliente, un rapporto allegato a una domanda — nessuno di questi deve ricalcolare, e un PDF elimina ogni domanda su se il destinatario abbia Excel e cosa faranno le loro larghezze di colonna al vostro layout.

L’unica cosa da fare prima è impostare l’area di stampa, l’orientamento e il ridimensionamento, perché un foglio di calcolo non ha una dimensione di pagina e un PDF sì. Un foglio di lavoro mai impostato per la stampa converte come un foglio di lavoro mai impostato per la stampa, con colonne che traboccano su pagine proprie.

Se la destinazione è un database, uno script o uno strumento di analisi, convertite in CSV invece che in XLSX. È ciò che le routine di importazione si aspettano, scorre in streaming, e non può portare macro o collegamenti esterni — motivo per cui i sistemi attenti alla sicurezza lo chiedono per nome.

Il costo è tutto ciò che non è un foglio di valori: altri fogli, formule (di cui tenete i risultati), formattazione e grafici. Per spostare dati è lo scambio corretto, per conservare il foglio di lavoro no. Convertire in entrambi è spesso la risposta onesta — CSV per la pipeline, XLSX per il file.