Converter XLS para PDF

XLS é o formato binário que o Excel escrevia até 2003, o que significa que um arquivo com essa extensão costuma ser algo que você herdou, não algo que você fez: uma planilha de contas de um antecessor, uma tabela de preços de um fornecedor, um template que circula num escritório há quinze anos.

Enviar como XLS pede muito do destinatário. Ele precisa de software que ainda abra o formato, vai ver o que as próprias larguras de coluna e fontes produzirem, e pode mudar qualquer número sem deixar rastro. Um PDF elimina os três problemas de uma vez — parece igual em toda parte e declara em vez de calcular.

É a única coisa que surpreende as pessoas, e não é um defeito da conversão. Uma planilha é uma grade sem limite; se estende para a direita enquanto você continuar digitando. Um PDF é feito de folhas de papel com bordas fixas. Em algum ponto entre os dois, uma decisão precisa ser tomada sobre onde uma página termina.

Essa decisão já está guardada na planilha — a área de impressão, a orientação, o dimensionamento, as linhas de cabeçalho repetidas —, e a conversão segue exatamente isso em vez de substituir por julgamento próprio. Um arquivo que nunca foi configurado para impressão converte como um arquivo que nunca foi configurado para impressão: colunas transbordando para páginas extras, ou uma tabela larga cortada ao meio.

Cinco minutos num programa de planilha evitam a decepção mais comum. Mude a orientação da página para paisagem, ajuste «caber todas as colunas numa página» nas opções de dimensionamento, defina a área de impressão exatamente para o intervalo que você quer, e configure a linha de cabeçalho para repetir, para que uma tabela longa continue legível na página quatro.

O LibreOffice Calc faz tudo isso e é grátis, então isso é possível mesmo sem Excel. Depois converta. O PDF resultante vai bater com a prévia de impressão que você acabou de olhar, porque a conversão faz a mesma coisa que a prévia fazia.

Toda célula no PDF mostra o valor que tinha no momento da conversão. A fórmula por trás dele desaparece, junto com os links para outras planilhas e qualquer referência externa. Nada recalcula, e nada muda se o arquivo for aberto em outro fuso horário ou em outro idioma do sistema.

Para o propósito usual — mandar números para um cliente, arquivar um extrato, anexar contas a uma inscrição —, é exatamente isso que se quer. Se o destinatário precisa trabalhar com os números, mande a planilha também; um PDF é um extrato, não um modelo.

Arquivos XLS antigos são o transportador clássico de macros de planilha, e uma planilha de fonte desconhecida é uma das formas mais comuns de uma rede corporativa se meter em problema. Um PDF não consegue executar nada.

Converter, portanto, faz dois trabalhos de uma vez: conserta o layout e remove o conteúdo executável, então o conteúdo pode ser repassado sem o que estava anexado a ele. Se as macros são o ponto do arquivo, guarde o original — mas não mande para quem só precisa ler os números.

A conversão roda um motor de escritório completo com substitutas metricamente compatíveis para as fontes comuns do Windows — Arial, Times New Roman, Courier, Calibri e Cambria entre elas. Metricamente compatível significa que a substituta ocupa o mesmo espaço que a original, então larguras de coluna e quebras de linha caem onde estavam.

Uma fonte incomum que não está embutida no arquivo é substituída por algo parecido, e ali o layout pode se mexer levemente. Planilhas são mais tolerantes a isso do que documentos, porque a grade de células mantém a estrutura independente do que acontece dentro dela.

Diferente das conversões de imagem deste site, um formato de escritório precisa de um motor de escritório de verdade, e isso roda em servidor, não no seu navegador. O XLS é enviado por conexão criptografada, convertido num ambiente isolado sem rota para a internet, e os arquivos de trabalho são apagados assim que o job termina.

O limite gratuito é 25 megabytes por arquivo, generoso para uma planilha — um XLS costuma ficar bem abaixo de um megabyte, a menos que alguém tenha colado imagens dentro.

Se o objetivo é modernizar o arquivo em vez de congelá-lo, PDF é o alvo errado. Converter XLS para XLSX mantém toda fórmula, gráfico e planilha, funciona no Excel atual e no LibreOffice, e produz um arquivo consideravelmente menor.

Use PDF quando a planilha está pronta e vai ser enviada, arquivada ou impressa. Use XLSX quando ainda é um documento de trabalho que alguém vai editar semana que vem.