¿Qué es un archivo XLS?

XLS es un formato binario, que solo significa algo para un programa que lo conoce. Se usa para la edición.

La extensión es .xls y el nombre completo, Excel 97-2003 Workbook. Ambos importan menos que lo que el archivo puede contener, y de eso trata el resto de esta página.

Microsoft lo publicó en 1987.

A un formato que lleva tanto tiempo siendo legible se le puede confiar algo que quieras recuperar dentro de diez años.

Está escrita y se puede implementar, aunque quien decide cómo será la próxima versión es el fabricante. En la práctica basta para que el archivo siga abriéndose; no basta para confiarse.

Sigue abriéndose en todas partes y los programas antiguos aún lo escriben, pero ya no se construye nada nuevo a su alrededor. Convierte lo que quieras conservar y no lo elijas para algo que empieza hoy.

Un archivo XLS no está limitado a una página, y eso importa al convertirlo a algo que sí lo está: de una conversión sale un único archivo con una sola página dentro — la primera, salvo que el conversor te deje elegir cuál.

XLS contiene una hoja de cálculo: celdas, fórmulas y las hojas a su alrededor.

Eso decide cómo se convierte: una hoja de cálculo se vuelve un área de impresión, y dónde cortan las columnas es una decisión que alguien tiene que tomar.

Microsoft Excel y LibreOffice Calc lo leen, y también la mayoría de programas del mismo tipo.

Cuando un archivo no se abre, el formato rara vez es el problema: lo más habitual es que el programa sea anterior al formato. Convertir a algo más antiguo es la salida fiable, y para eso está el resto de este sitio.

Ningún navegador lo lee.

Ese es el motivo más frecuente para convertirlo: no que el formato sea malo, sino que el sitio donde quieres mostrar el archivo no sabe leerlo.

XLS está pensado para abrirse y cambiarse. Guarda el archivo en este formato mientras el trabajo siga en marcha y exporta desde él cada vez que haga falta una copia terminada.

Excel escribió XLS hasta 2003 y desde 2007 guarda en XLSX por defecto. Así que un archivo con esta extensión casi seguro es heredado: el libro de un departamento que se viene pasando desde antes de que llegara la gente que lo usa, una plantilla de un proveedor, la exportación de un programa que lleva quince años sin actualizarse.

Por debajo es un archivo compuesto de Microsoft: un contenedor estructurado de flujos binarios, la misma tecnología que los antiguos .doc y .ppt. Nunca fue un estándar publicado como sí lo es su sucesor; la especificación se estuvo deduciendo por ingeniería inversa durante años antes de que Microsoft la documentara, y esa historia explica que el software ajeno a Microsoft siempre lo haya leído de forma ligeramente distinta.

Este es el límite que convierte un XLS heredado de incomodidad en problema. Una hoja admite como máximo 65.536 filas y 256 columnas. XLSX las subió a algo más de un millón de filas y 16.384 columnas.

Lo peligroso es cómo falla. Importa una exportación de 80.000 filas en una hoja XLS y Excel no se niega: coge las primeras 65.536 y avisa en un cuadro de diálogo que alguien cierra sin leer. El libro queda con aspecto de estar completo y no lo está. Si en tu organización todavía hay algún proceso que pasa datos por XLS, esto ya ha ocurrido al menos una vez.

Un XLS puede contener macros de VBA y nada en la extensión dice si las lleva. Eso es precisamente lo que arreglaron los formatos modernos: un XLSX no puede alojar macros en absoluto, y un libro que las necesite tiene que ser XLSM, que lo anuncia.

Las hojas de cálculo con macros han sido una de las vías de entrada de malware más eficaces que se han usado, y siguen apareciendo. Un libro que llega por correo de un remitente que no conoces merece una desconfianza que un XLSX moderno no merece, y convertirlo a XLSX o a PDF elimina de paso cualquier código.

LibreOffice Calc, Google Sheets y Numbers leen XLS, y los tres aproximan. Las hojas normales de números y fórmulas llegan fieles. Lo que suele moverse es el material anticuado: gráficos hechos con el motor de los años noventa, formato condicional escrito antes de que se estandarizara, tablas dinámicas, controles ActiveX y objetos incrustados de aplicaciones que ya no existen.

Una trampa emparentada es el sistema de fechas. Los libros escritos en un Mac de aquella época pueden usar la base de 1904 en lugar de la de 1900, y un archivo que lleva ese ajuste muestra todas las fechas cuatro años desplazadas cuando el ajuste no viaja bien. Es raro, es desconcertante, y así es exactamente como se manifiesta.

Un Excel configurado en español usa la coma como separador decimal y, en consecuencia, el punto y coma como separador de campos al guardar en CSV. Un Excel configurado en inglés hace lo contrario. Los dos llaman CSV a lo que producen y ninguno lo indica dentro del archivo.

De ahí sale el desastre clásico al mover datos entre oficinas: una columna de importes que llega como texto, o peor, cifras que se reinterpretan y cambian de valor sin que salte ningún aviso. Cuando el destino es un programa y no una persona, merece la pena fijar el separador a mano en el diálogo de importación en lugar de confiar en la detección automática, y comprobar una fila con decimales antes de dar el trabajo por bueno.

Tres salidas: XLSX, ODS y PDF. Las tres las produce LibreOffice en un contenedor que pagamos nosotros, así que el libro se sube. Va a api.quinvert.com, se escribe en una carpeta temporal recién creada bajo un nombre neutro — el nombre que tú le pusiste no llega a tocar el disco — y esa carpeta se borra al acabar, también por cada camino de error. El contenedor no tiene salida a internet y la respuesta vuelve marcada para no guardarse en caché.

Dos números que conviene tener a mano. El tope en este camino son 25 MB por archivo, no los 100 MB de las conversiones que se quedan en el navegador; y las conversiones de servidor están limitadas a cien por visitante y día, contadas por día UTC, más un tope de ráfaga de cinco peticiones por minuto. Ninguno de esos contadores se aplica a lo que se resuelve dentro de tu navegador, porque eso no nos cuesta nada.

XLS figura en el registro como formato que se lee y no se escribe, igual que HEIC, los formatos RAW de las cámaras o DOC. Ninguna regla puede por tanto producir una conversión que termine en un .xls, y no la vas a encontrar por más que la busques.

La decisión es fácil de defender: escribir un binario propietario y sin estándar publicado para devolver a alguien a un formato del que se acaba de salir, y con el muro de filas incluido, no es un servicio. La conversión que quieres es la contraria, y esa sí está.

La conversión a XLSX gana mucho por muy poco esfuerzo. El archivo suele reducirse a la mitad o menos porque el formato nuevo está comprimido. Desaparecen los límites de filas y columnas. Pasa a ser un estándar abierto documentado en lugar de un binario deducido, así que más programas lo leen y lo seguirán leyendo. Y cualquier macro se va. Lo que hay que revisar después es estrecho: gráficos, tablas dinámicas y cualquier cosa con un objeto incrustado.

PDF cuando el libro esté terminado: unas cuentas que se presentan, una lista de precios que va a un cliente, un informe que se adjunta a una solicitud. Nada de eso necesita recalcularse. Antes de convertir merece la pena fijar el área de impresión, la orientación y la escala, porque una hoja de cálculo no tiene tamaño de página y un PDF sí: un libro que nunca se preparó para imprimirse se convierte como un libro que nunca se preparó para imprimirse, con columnas cayéndose a páginas propias.