Convertir XLS a ODS

El `.xls` es genuinamente antiguo. Microsoft lo introdujo en 1987 y siguió siendo el formato por omisión hasta 2007, así que un libro guardado así puede ser anterior a casi todas las herramientas de tu organización. Es un formato binario cuya especificación está documentada, y leerlo bien exige un programa al que le hayan enseñado su disposición registro a registro.

OpenDocument fue por el camino contrario. OASIS lo publicó en 2005, se convirtió en la norma ISO/IEC 26300, y un `.ods` es un archivo ZIP con XML dentro: puedes renombrarlo, abrirlo y leer su contenido sin nada más especializado que un editor de texto. Esa diferencia es todo el argumento cuando el horizonte es largo, porque un archivo cuya estructura está escrita en una norma pública no depende de que ningún fabricante siga interesado en él.

ODF no es una preferencia estética en el sector público hispanohablante: está en las listas de formatos admitidos para el intercambio de documentos, tanto en el esquema de interoperabilidad español como en las políticas de formatos abiertos que varias administraciones latinoamericanas han ido aprobando desde finales de los años dos mil.

La consecuencia operativa es la que se ve en las mesas de trabajo: un departamento que tiene diez años de hojas de cálculo en el formato binario de Excel y una norma que dice que lo que se conserva y se intercambia debe estar en formato abierto. Convertirlas no es una tarea informática, es la parte de la norma que le toca a alguien hacer con archivos concretos.

Puede abrirlo, y para una hoja suelta ese es el camino corto. LibreOffice Calc lee el formato antiguo directamente desde hace dos décadas, así que nada te impide hacer doble clic y seguir con la tarde.

Convertir va de lo que pasa después. Cada vez que ese archivo se guarda, el programa pregunta si mantener el formato ajeno o usar ODF, y cada compañero contesta una cosa distinta. Lo que no tiene representación en el formato antiguo se descarta calladamente en cada ida y vuelta, y la organización acaba con una biblioteca de archivos que puede abrir y no posee. Si la decisión de estandarizar ya está tomada, convertir una vez es lo que la hace cierta en el disco en lugar de solo en un documento de política.

La advertencia que este conversor muestra para el intercambio entre formatos ofimáticos es corta y conviene tomársela literalmente: el formato del documento sobrevive; las macros, los objetos incrustados y el historial de revisiones normalmente no. Eso significa que anchos de columna, tipos de letra, bordes, colores y formatos numéricos llegan al otro lado con la hoja reconocible.

Las macros son la pérdida que hay que planificar, no la que hay que descubrir. VBA y el Basic de LibreOffice son lenguajes distintos con modelos de objetos distintos, y nadie intenta traducirlos, porque una traducción parcial produciría código que se ejecuta y hace algo distinto de lo que hacía. En una migración eso es un coste conocido; el error caro es enterarse en el archivo trescientos.

Lo más útil que puedes hacer con un libro que importa es abrir el resultado, forzar un recálculo completo y comparar media docena de totales contra el original. Cinco minutos de sumas comprobadas valen mucho más que leer cualquier enumeración de lo que se supone que funciona, incluida esta.

Y valen más porque los problemas de una migración no se distribuyen al azar: aparecen en las mismas construcciones raras que alguien montó una vez en 2009 y que nadie ha vuelto a mirar. Si un total cuadra, cuadran los cientos de celdas que lo alimentan. Si no cuadra, ya tienes el sitio exacto por donde empezar a mirar.

El formato binario tiene límites estructurales duros que OpenDocument no comparte, y un libro que ha vivido cerca de esos límites lleva años deformado por ese hecho: datos partidos entre hojas, columnas reutilizadas para dos cosas distintas, una pestaña de resumen que existe porque el detalle no cabía.

Convertir elimina la restricción pero no deshace los apaños, y merece la pena mirar cualquier archivo donde se note que alguien estuvo peleando con el formato. Una migración es el único momento en que consolidar tres hojas en una sale barato, porque todo se está tocando de todos modos y nadie ha construido trabajo nuevo encima del archivo convertido todavía.

Las migraciones nunca son un archivo. El enfoque práctico es ordenar por dependencias: convierte primero los libros a los que no apunta nadie, compruébalos, y solo después los que los referencian, porque un enlace externo reescrito mientras su destino sigue en el formato antiguo es un enlace que vas a arreglar dos veces.

Convierte copias y conserva los originales hasta que la migración esté cerrada. Los archivos viejos no cuestan nada, son la única prueba de lo que decía una fórmula, y lo único garantizado es que se descubra tarde un libro del que alguien ajeno al proyecto llevaba años dependiendo en silencio. Trabajar por tandas con una comprobación al final de cada una encuentra un problema sistemático en el archivo tres y no en el trescientos.

Conviene decirlo sin rodeos porque la mayor parte de este sitio funciona al revés. Convertir entre dos formatos ofimáticos necesita un motor ofimático de verdad, y ese motor se ejecuta en un servidor, no en tu navegador. El archivo viaja por una conexión cifrada hasta `api.quinvert.com`.

Allí se escribe en un directorio temporal recién creado y con un nombre genérico, de modo que el nombre de tu archivo no llega nunca al disco, y ese directorio se borra al terminar el trabajo, también cuando el trabajo falla. El contenedor donde se ejecuta la conversión no tiene salida a internet, y el resultado se devuelve con la instrucción de no almacenarlo en ninguna caché.

Las conversiones que se ejecutan en el servidor tienen un tope de 25 megabytes por archivo, la cuarta parte del que se aplica a las que corren en tu navegador. Un `.xls` rara vez se acerca: el formato es anterior a la costumbre de pegar imágenes dentro de una hoja y tiene sus propios techos estructurales.

La otra cifra es de cien conversiones de servidor por visitante y día, con un reinicio a medianoche UTC, y un límite de ráfaga de cinco peticiones por minuto. Para una migración de cierto tamaño eso se queda corto y además querrás LibreOffice instalado de todas formas, porque su conversor por línea de órdenes hace exactamente esto sobre una carpeta entera sin que nada salga de la organización.

Cambia la extensión de un `.ods` por `.zip`, ábrelo y dentro encontrarás el contenido de la hoja en XML, los estilos en otro archivo y una lista de las partes que componen el documento. No es una curiosidad de aficionado: es lo que permite comprobar qué hay dentro de un archivo sin abrir el programa que lo escribió.

De ahí salen varias cosas útiles en una migración. Una búsqueda de texto sobre el XML encuentra en qué libro aparece una referencia concreta sin abrirlos uno a uno. Un sistema de control de versiones puede almacenar el archivo y decir qué cambió, aunque sea a un nivel incómodo de leer. Y un archivo dañado se puede diagnosticar mirándolo, que con un binario de 1987 es sencillamente imposible.

Este sitio convierte igualmente de ODS a XLSX, y conviene saberlo antes de que aparezca la primera petición de fuera. En una organización que ha migrado, la situación normal no es que todo el mundo migre a la vez: es que hay que mandar una hoja a un proveedor, a un cliente o a otra administración que trabaja con Excel.

La conversión de vuelta pasa por el mismo motor y arrastra las mismas pérdidas conocidas, así que lo razonable es tratar el ODS como el archivo bueno y el XLSX como una copia de envío, del mismo modo que un PDF es una copia de envío y no el original. Ir y volver varias veces sobre el mismo archivo es la costumbre que hace que las cosas se desgasten sin que nadie sepa cuándo.

Si el archivo vuelve a manos de alguien que trabaja con Excel, envía un XLSX. El ODS se abre en las versiones actuales de Excel, pero es un camino de traducción y no el nativo, y un destinatario que tenga que explicarle a su departamento de informática por qué está abriendo un formato desconocido acabará pidiéndote otra cosa.

Elige ODS cuando el destino es LibreOffice, cuando se aplica una norma de formatos abiertos, o cuando el archivo se archiva y la pregunta es cuál se podrá leer dentro de veinte años. Son los casos en que la especificación pública y el XML legible dentro del archivo valen más que la compatibilidad con lo que el destinatario tenga instalado hoy.