XLS in ODS umwandeln

Als das Land Schleswig-Holstein 2021 ankündigte, an rund 25.000 Arbeitsplätzen von Microsoft Office auf LibreOffice umzustellen, war der Grund kein Formatstreit, sondern digitale Souveränität: eine Verwaltung will nicht davon abhängig sein, ob ein Hersteller ein Format auch in zehn Jahren noch unterstützt. Wer eine solche Migration nachvollzieht, ob als Behörde, als Verein mit Open-Source-Auflage oder privat nach dem Ende des Office-Abos, landet früher oder später bei genau dieser Umwandlung.

Die Dateien, um die es dabei geht, sind fast nie neu. Sie liegen im binären XLS-Format, das Excel bis 2007 als Standard verwendete, und tragen oft Formeln, die seit Jahren niemand mehr angefasst hat — genau deshalb lohnt sich vor der Migration ein genauer Blick auf das, was die Umwandlung tatsächlich überträgt.

Das XLS-Format ist tatsächlich alt. Microsoft führte es 1987 ein, und es blieb bis 2007 der Standard, was bedeutet, dass eine Mappe darin älter sein kann als fast jedes andere Werkzeug in der eigenen Organisation. Es ist ein binäres Format mit dokumentierter Spezifikation, dessen korrekte Lektüre eine Software voraussetzt, die seinen Aufbau Datensatz für Datensatz kennt.

OpenDocument ging den umgekehrten Weg. OASIS veröffentlichte es 2005, es wurde zur ISO/IEC 26300, und eine ODS-Datei ist ein ZIP-Archiv voller XML — sich öffnen und mit nichts weiter als einem Texteditor lesen lassend. Genau dieser Unterschied ist das eigentliche Argument für die Umwandlung, sobald der Zeithorizont über die nächsten Monate hinausreicht: Eine Datei, deren Aufbau in einem öffentlichen Standard steht, hängt an keinem Hersteller mehr, der sich weiter um sie kümmern muss.

Das geht, und für eine einzelne Mappe ist das auch der kürzere Weg — LibreOffice Calc liest das alte Format seit zwei Jahrzehnten direkt, ohne Umweg.

Die Umwandlung wird erst interessant, wenn diese Datei dauerhaft weitergenutzt wird. Bei jedem Speichern fragt LibreOffice, ob das fremde Format erhalten oder auf ODF gewechselt werden soll, und jede Kollegin und jeder Kollege beantwortet das anders — Formatierung, die im alten Format keine Entsprechung hat, geht dabei bei jedem Durchlauf still verloren. Steht die Entscheidung für OpenDocument als Standard bereits fest, macht ein einmaliges Umwandeln diese Entscheidung auf der Festplatte wahr statt nur in einem Beschluss.

Die Formeln kommen als Formeln an. ODS speichert sie in OpenFormula, der zusammen mit dem Dokumentformat spezifizierten Ausdruckssprache, und die Umwandlung überträgt Excels Syntax dorthin — Argumenttrennzeichen, Bezugsschreibweise, Bereichsnotation und Blattqualifizierer unterscheiden sich leicht voneinander und werden dabei jeweils berücksichtigt.

Die Mappe bleibt also ein arbeitendes Dokument statt zu einer Sammlung eingefrorener Zahlen zu werden. Benannte Bereiche, absolute und relative Bezüge, blattübergreifende Verweise und Matrixformeln überstehen den Umzug im Regelfall. Bei einer Mappe, auf die es ankommt, lohnt sich danach ein Neuberechnen und ein Vergleich einiger Summen mit dem Original — fünf Minuten Kopfrechnen sind eine deutlich verlässlichere Prüfung als eine Liste dessen, was angeblich funktionieren soll.

Die Standardbibliothek — Mathematik-, Text-, Datums-, Nachschlage- und Finanzfunktionen — überträgt sich, weil beide Programme im Kern denselben Funktionsumfang implementieren und das schon lange tun. Probleme entstehen an den Rändern.

Zwei Arten davon tauchen bei einer alten Mappe konkret auf. Zum einen eine Funktion aus dem Analysis-ToolPak aus der Zeit, als dieses noch ein separates Zusatzprogramm war und mit einem eigenen Präfix gespeichert wurde, das danach nirgends mehr aufgelöst wird. Zum anderen eine in VBA geschriebene benutzerdefinierte Funktion, die nach der Umwandlung nicht mehr existiert, weil ihr Code nicht mitkommt: Die Zelle behält den Formeltext und liefert einen Fehlerwert. Beides ist leicht zu finden — eine Suche nach Fehlerwerten in den umgewandelten Blättern zeigt jede Stelle, an der eine Entscheidung ansteht.

Makros überstehen die Umwandlung nicht. VBA und LibreOffice Basic sind unterschiedliche Sprachen mit unterschiedlichem Objektmodell, und keine Umwandlung versucht eine Übersetzung, weil eine halbherzige Übersetzung Code ergäbe, der zwar läuft, aber etwas anderes tut als vorher.

Für eine Migration ist das ein bekannter, kein überraschender Verlust, und er lohnt sich vor der Umwandlung zu erfassen statt danach. Die meisten alten Mappen enthalten entweder keine Makros oder ein aufgezeichnetes Makro, das einen Bericht formatiert — und ein aufgezeichnetes Makro ist meist leichter neu zu schreiben als zu übertragen. Die wirklich schwierigen Fälle, eine Mappe, die längst eine kleine Anwendung mit Formularen und Ereignissteuerung geworden ist, gehören früh identifiziert und als eigenes Softwareprojekt behandelt, nicht als Umwandlungsaufgabe.

Diagramme werden umgewandelt und bleiben Diagramme, von Calc aus den zugrundeliegenden Daten neu gezeichnet statt als Bild eingefügt, sodass sie sich mit den Zahlen aktualisieren. Zellformatierung, Zahlenformate, Rahmen und Spaltenbreiten kommen mit, bedingte Formatierung im Regelfall ebenfalls — bei einer Mappe, die stark darauf setzt, lohnt sich danach ein gezielter Blick.

Pivot-Tabellen werden zum Calc-Gegenstück, das dort Datenpilot heißt, und das ist die Funktion, die am ehesten Nacharbeit braucht. Beide Implementierungen speichern Layout und Gruppierung unterschiedlich, und ein Pivot mit mehreren gruppierten Datumsebenen oder einem berechneten Feld kann danach neu aufgebaut werden müssen. Das dauert wenige Minuten und ist besser investierte Zeit, als einer Rundungsdifferenz in einer Summe hinterherzujagen.

Das binäre Format kennt harte Strukturgrenzen, die OpenDocument nicht teilt, und eine Mappe, die lange nah an diesen Grenzen gelebt hat, wurde wahrscheinlich über Jahre davon geprägt: Daten auf mehrere Blätter verteilt, Spalten doppelt genutzt, ein Übersichtsblatt, das existiert, weil das Detail nicht mehr hineinpasste.

Die Umwandlung hebt die Beschränkung auf, macht die Umwege darum aber nicht rückgängig — bei jeder Datei, in der offensichtlich jemand gegen das Format angekämpft hat, lohnt sich ein Blick. Eine Migration ist der eine Moment, in dem drei Blätter wieder zu einem zusammenzuführen günstig ist, weil ohnehin jede Datei angefasst wird und noch niemand neue Arbeit auf der umgewandelten Fassung aufgebaut hat.

Eine Migration betrifft nie nur eine Datei. Praktisch bewährt sich, nach Abhängigkeit zu sortieren: zuerst die Mappen umwandeln, auf die nichts anderes verweist, sie prüfen, und erst danach jene, die auf sie Bezug nehmen — ein externer Link, der umgestellt wird, während sein Ziel noch im alten Format vorliegt, ist ein Link, der zweimal repariert wird.

Kopien umwandeln und die Originale bis zum offiziellen Abschluss der Migration behalten. Die alten Dateien kosten nichts, sie sind der einzige Beleg dafür, wie eine Formel früher lautete, und das eine, das garantiert erst spät auffällt, ist eine Mappe, von der außerhalb des Projekts noch jemand still abhängt. In Gruppen vorzugehen und nach jeder Gruppe zu prüfen, findet ein systematisches Problem bei Datei drei statt bei Datei dreihundert.

Diese Umwandlung läuft nicht im Browser. Zwischen zwei Office-Formaten zu übersetzen braucht eine echte Office-Engine, und die läuft auf einem Server: Die Datei geht über eine verschlüsselte Verbindung, wird in einer isolierten Umgebung ohne Weg ins Internet umgewandelt, und die Arbeitsdateien werden gelöscht, sobald der Vorgang fertig ist.

Die freie Grenze liegt bei 25 Megabyte je Datei, was eine XLS-Datei kaum je erreicht — das Format stammt aus einer Zeit vor der Gewohnheit, große Bilder in Tabellenblätter einzufügen, und trägt eigene Strukturgrenzen, die das ohnehin begrenzen. Wo die Mappen die eigene Organisation überhaupt nicht verlassen dürfen, leistet ein lokal installiertes LibreOffice dieselbe Umwandlung, und bei einer Migration ab einer gewissen Größe wird man es für die Stapelverarbeitung ohnehin brauchen.

Geht die Datei zurück an jemanden mit Excel, ist eine XLSX-Datei die richtige Wahl. ODS öffnet zwar im aktuellen Excel, aber nur über eine Übersetzungsschicht statt einen nativen Weg, und wer seiner IT-Abteilung erklären muss, weshalb ein unbekanntes Format geöffnet wird, fragt beim nächsten Mal lieber gleich nach etwas anderem.

ODS ist die richtige Wahl, wenn das Ziel LibreOffice ist, wenn eine Open-Format-Vorgabe gilt, oder wenn die Datei archiviert wird und die Frage lautet, welches Format in zwanzig Jahren noch lesbar ist. Genau in diesen Fällen wiegt die ISO-Spezifikation und das lesbare XML in der Datei mehr als Kompatibilität mit dem, was die Empfängerin heute zufällig installiert hat.