PPT を PDF に変換

拡張子 .ppt は1990年からのもので、2007年に後継形式へ置き換わりました。今もこの形式で残っているファイルは、少なくとも十数年以上前のものです。予算がつかず移行されなかった研修資料、講師が積み上げてきた講義資料、学会のアーカイブ、担当者がすでにいないメールに添付されたままの資料であることが多いでしょう。

ファイル自体は壊れていませんが、当時特有のフォントやクリップアート、埋め込みのコンポーネントに依存しており、年々開ける環境が減っています。まだ正しく開けるうちに PDF へ変換しておくことは、資料の見た目を保存するための作業です。

エクスポートはスライドごとにページを作り、当時のデッキの比率——多くの場合4:3——のまま出力されます。現在の16:9のディスプレイで開くと左右に余白が出るのはこのためです。

テキストは画像ではなく本物の文字として残るため、PDF は検索でき、コピーでき、索引付けもできます。フォルダー全体を全文検索できるのと、1つずつ開いて確認する必要があるのとでは、資料としての使いやすさが大きく異なります。

スライドはボックスに合わせて文字サイズを厳密に調整しているため、フォントの置き換えに最も弱いコンテンツです。代替フォントの幅がわずかに広いだけで、1行に収まっていたタイトルが2行になり、次の段の文字と重なることがあります。

変換を行うサーバーには、Arial や Times New Roman、Courier New に対応する Liberation、Calibri に対応する Carlito、Cambria に対応する Caladea など、幅の互換性を持つ代替フォントが用意されています。それ以外の珍しいフォントは近似的な置き換えになるため、まずタイトルスライドと見出しページを確認してください。文字サイズが最も大きく、ボックスも最も窮屈なため、問題が出るならまずそこに現れます。

この時代のデッキは、グループ化されたオートシェイプやグラデーション、立体的な WordArt の見出し、クリップアートのギャラリーといった当時の描画機能に大きく依存しています。これらは形式の変更に合わせて再実装されたため、最も近似的にしか再現されない部分です。

保存用の資料としてはそれで十分ですが、図形を新しい資料に流用する目的であれば、変換後のページを確認してから判断してください。接続線が失われたフローチャートは、ページとしては存在していても情報としては欠けています。

この年代のスライドには、Word の表やスプレッドシートのグラフ、Microsoft の旧式の数式エディターで挿入された数式など、他のプログラムが作った内容が埋め込まれていることがあります。数式エディターは脆弱性が見つかったことを受けて2018年に Office から取り除かれており、こうした埋め込みは特に注意が必要です。

どこまで正しく再現されるかは埋め込みの内容によって変わります。数式が空欄になっている技術系や学術系のスライドは特に確認が必要です。空欄になっている箇所を、元を破棄する前に見つけておいてください。復元の方法は限られており、埋め込みオブジェクトを開ける古いオフィスソフトで数式を表示し、画像として貼り直すといった手作業になります。

すべてのスライドは最終状態のまま描画されます。段階的に表示していく箇条書きや、アニメーションによる動き、時間差の演出、スライド切り替えの効果は、印刷されたページには表現の場がありません。

保存用の資料としては、多くの場合これで問題ありません。順序そのものに意味があったスライド——答えを段階的に見せるクイズや、少しずつ組み上がる図解——は、変換前にスライドを分割しておくほうが、研修資料として使う場合には有効です。

この変換はオフィスエンジンをオプションなしで実行するため、生成されるのはスライドのページのみです。発表者がノート欄に書いた内容は元のファイルにしか残りません。

研修資料ではノートに台本が書かれ、スライドには見出しだけが書かれていることも珍しくありません。廃棄する前に、ノートにしかない情報がないかを確認してください。もしあれば、そのデッキはスライドの集合というより、ノートも含めて資料であり、スライドだけを変換するとその半分を失うことになります。

ここでの大きな単位は1ファイルではなくフォルダーです。入社時研修の一式、何年分ものセミナー資料、製品トレーニングの全体をまとめて処理できます。フォルダーごと置けば、それぞれのデッキが順に変換され、拡張子だけが置き換わったファイル名のまま、まとめて1つの ZIP として戻ってきます

結果を確認する際は、順番ではなくリスクの高いものから見てください。最も長いデッキ、図が多いデッキ、数式やグラフが埋め込まれたデッキです。単純な箇条書きだけの資料が20個問題なくても、21個目が大丈夫だとは限りません。元の PPT ファイル自体は小さいので、変換後も残しておくと、将来もっと良い変換手段が現れたときの選択肢を保てます。

スライドをページとして描画するには本物のオフィスエンジンが必要なため、この変換はブラウザーではなくサーバー上で行われます。ファイルは暗号化された接続で送信され、外部への通信経路を持たないコンテナの中で LibreOffice が処理し、成功しても失敗してもジョブ終了時にディレクトリごと削除されます。

無料枠の上限は1ファイルあたり25MBです。壊れたバイナリファイルはエンジンを固まらせやすいため、処理は一定時間で強制終了されます。