PPT in PDF umwandeln

Die binäre .ppt-Endung stammt aus der Zeit vor 2007 und taucht fast ausschließlich an denselben Stellen wieder auf: einer Schulungsdatenbank einer Behörde, die niemand für die Migration budgetiert hat, dem Fundus einer Referendarin aus ihrer Ausbildungszeit, einer Volkshochschulen-Kursmappe, einem Anhang aus einer E-Mail, deren Absender die Stelle längst gewechselt hat.

Die Datei ist nicht defekt, aber sie hängt an einer Umgebung, die es so nicht mehr gibt — bestimmte Schriften, bestimmte Zeichenobjekte, mitunter eine Formel aus einem längst abgeschafften Add-in. Jedes Jahr wird das Risiko größer, dass die Original­version irgendwo nicht mehr sauber öffnet. Ein PDF friert das Aussehen ein, solange noch Software existiert, die es korrekt darstellen kann.

Der Export erzeugt eine Seite pro Folie im Seitenverhältnis, in dem der Foliensatz angelegt wurde. Bei Dateien dieser Generation ist das meist 4:3, weshalb das Ergebnis auf einem heutigen Breitbildschirm seitliche Ränder zeigt und sich auf A4 ohne Skalierung gut ausdrucken lässt.

Der Text bleibt echter Text und nicht ein Bild von Text, das PDF lässt sich also durchsuchen und daraus kopieren. Für ein Archiv zählt das mehr als für eine Präsentation: Ein Ordner voller PDFs findet sich über die Volltextsuche, während ein Ordner voller Binärdateien für dieselbe Frage ein Programm braucht, das jede einzelne öffnen kann.

Folien sind der ungünstigste Fall für Schriftersatz, weil ihr Text passgenau in einen Kasten gesetzt wurde. Passt der Ersatz eine Nuance breiter, läuft eine Titelzeile auf eine zweite Zeile über und landet auf der Unterzeile — deutlich sichtbar, sobald man hinschaut, und ohne Vorwarnung.

Der Rechner, der diese Umwandlung ausführt, verwendet metrikgleiche Ersatzschriften für die verbreiteten Microsoft-Schriften — Liberation für Arial, Times New Roman und Courier New, Carlito für Calibri, Caladea für Cambria — sowie DejaVu und Noto für weitere Abdeckung. Diese Fälle behalten ihre Zeilenbreite. Eine 1999 gekaufte Hausschrift wird dagegen nur angenähert ersetzt, weshalb sich zuerst die Titelfolien lohnen: größte Schrift, engster Kasten, größtes Risiko.

Foliensätze aus dieser Zeit setzen stark auf die Zeichenobjekte ihrer Ära: gruppierte Formen, Farbverläufe, abgeschrägte WordArt-Überschriften, die ClipArt-Galerie. Diese Elemente wurden beim Formatwechsel neu implementiert statt unverändert übernommen und sind deshalb der Teil, der am ehesten nur angenähert erscheint.

Für ein Archiv reicht das meist, für die Weiterverwendung nicht immer. Soll ein Diagramm aus der alten Folie in eine neue übernommen werden, lohnt ein Blick auf die betreffende PDF-Seite, bevor man annimmt, dass die Formen sauber angekommen sind — ein Flussdiagramm ohne seine Verbindungslinien ist noch eine Seite, aber keine Information mehr.

Eine Folie aus dieser Zeit kann Material aus einem anderen Programm enthalten — eine Tabelle aus Word, ein Diagramm aus einer alten Tabellenkalkulation, eine mit dem alten Formeleditor gesetzte Gleichung, den Microsoft 2018 aus Office entfernt hat, weil sich damit ein Sicherheitsloch ausnutzen ließ. Solche Objekte liegen als eigener eingebetteter Inhalt in der Datei.

Wie gut das ankommt, hängt davon ab, wie viel die Präsentation vom Objekt selbst mitgespeichert hat, und schwankt von Fall zu Fall. Fachliche und wissenschaftliche Foliensätze verdienen einen genaueren Blick, denn eine Physik-Formel als leeres Kästchen sieht vollständig aus und ist es nicht. Wo eine Formel fehlt, bleibt oft nur, die ursprüngliche Datei in einer Office-Version zu öffnen, die das Objekt noch liest, die Formel als Bild abzufotografieren und wieder einzusetzen.

Jede Folie wird in ihrem fertigen Zustand gezeichnet. Animierte Einblendungen, Bewegungspfade und Folienübergänge haben auf einer gedruckten Seite keine Entsprechung, was ankommt, ist das Ende jeder Sequenz statt ihres Verlaufs.

Für die meisten archivierten Unterlagen ist genau das richtig, weil sie gelesen und nicht vorgetragen werden. Anders liegt der Fall bei einer Folie, deren Sinn von der Reihenfolge lebt — ein Quiz mit versteckter Auflösung, ein Schaubild, das Schritt für Schritt zusammengesetzt wird. Solche Folien lohnt es, vor der Umwandlung in mehrere Einzelfolien aufzuteilen, wenn sie später wieder unterrichtet werden sollen.

Die Umwandlung läuft mit dem Office-Motor ohne gesetzte Exportoptionen ab und liefert damit die Folienseiten und sonst nichts. Was in das Notizfeld eingetragen wurde, bleibt in der Ursprungsdatei stehen.

Für Schulungsunterlagen, bei denen das gesprochene Wort im Notizfeld und nur die Überschrift auf der Folie steht, ist das ein echter Verlust. Vor dem Aussortieren der Originaldatei lohnt es sich zu prüfen, ob dort Informationen stehen, die nirgends sonst existieren. Ist das der Fall, ist die Folie kein reiner Foliensatz, und sie so zu behandeln, verliert genau die Hälfte, die zählte.

Der eigentliche Anwendungsfall ist hier eher ein Ordner als eine einzelne Datei: eine Einarbeitungsreihe, ein Jahrzehnt Seminarfolien, ein Produktschulungsbestand. Der gesamte Ordner lässt sich ablegen, jede Datei wird der Reihe nach umgewandelt, behält ihren Dateinamen mit ausgetauschter Endung, und am Ende steht ein einziges ZIP-Archiv, das direkt in eine Dokumentenablage passt.

Stichproben lohnen sich nach Risiko und nicht nach Reihenfolge. Den längsten Foliensatz öffnen, den bildlastigsten, und alles mit Formeln oder eingebetteten Diagrammen — dort zeigt sich, ob die Umwandlung wirklich funktioniert. Zwanzig einfache Stichpunktfolien sagen nichts über die einundzwanzigste aus. Es lohnt sich außerdem, die Originale zu behalten: Eine binäre Foliendatei ist klein, und sie neben dem PDF aufzuheben, hält einen besseren Umwandlungsweg in fünf Jahren offen — der nicht mehr existiert, wenn nur noch die Seite übrig ist.

Eine Präsentation zu Seiten zu rendern braucht einen vollständigen Office-Motor, deshalb läuft dieses Paar auf einem Server statt im Browser. Die Datei wird über eine verschlüsselte Verbindung an einen Container gesendet, der LibreOffice im Kopfmodus betreibt und sonst nichts vorhält — das steht hier ausdrücklich, statt anzunehmen, dass alles auf dieser Website lokal abläuft.

Der Container hat keine ausgehende Internetverbindung. Jeder Auftrag bekommt ein eigenes Arbeitsverzeichnis, das nach Abschluss gelöscht wird, unabhängig vom Ergebnis. Was nach sechzig Sekunden noch läuft, wird beendet, weil eine beschädigte Binärdatei den Motor eher hängen lässt als sauber scheitern zu lassen. Die kostenlose Grenze liegt bei 25 MB je Datei.

Ein PDF ist die richtige Wahl, wenn der Foliensatz ins Archiv, ins Intranet, in eine Unterlagenmappe oder in eine E-Mail an jemanden ohne Office-Programm geht. Es friert das Erscheinungsbild ein, löst die Abhängigkeit von verschwindenden Schriften und Komponenten, und es kann nichts ausführen.

Die falsche Wahl ist es, wenn der Foliensatz erneut vorgetragen oder bearbeitet werden muss — ein bearbeitbarer Foliensatz aus einem PDF zurückzugewinnen ist Rekonstruktion, keine Umwandlung. In dem Fall gehört die .ppt-Datei in das moderne Präsentationsformat, als Arbeitsdatei, und das PDF daneben als die Version, die tatsächlich verteilt wurde.