PPT naar PDF omzetten

Deze pagina is voor iemand met een binair PowerPoint-bestand van vóór 2007: een trainingsbibliotheek die nooit is gemigreerd, een lezingenarchief van een docent, een conferentiedeck uit een oude e-mail. Het gaat hier om een archief, niet om een presentatie die je zo dadelijk zelf gaat geven.

Het doel is dat het bestand leesbaar en verspreidbaar wordt op machines die het origineel misschien niet eens meer openen — recente versies van PowerPoint behandelen het oude `.ppt`-formaat inmiddels als iets om voorzichtig mee om te gaan.

Een `.ppt`-bestand uit die periode kan lettertypen gebruiken die op het huidige systeem niet zijn geïnstalleerd — in dat geval wordt bij het omzetten een vervangend lettertype gekozen, wat de lay-out kan laten verschuiven.

Tekenobjecten uit die generatie PowerPoint, en ingesloten OLE-vergelijkingen uit een rekenkundig editorprogramma van destijds, komen soms net iets anders over dan het origineel — dat is een reëel risico bij dit specifieke, oude formaat, en geen garantie voor elk `.ppt`-bestand.

Gewone tekst, standaardopmaak, en de meeste ingesloten afbeeldingen komen betrouwbaar over — het risico zit specifiek bij ongebruikelijke lettertypen en verouderde tekenobjecten, niet bij de meerderheid van een gewoon dia-deck.

Voor een archief van tekstzware trainingsdia’s zonder veel bijzondere opmaak is deze omzetting doorgaans zonder verrassingen.

De PDF krijgt één pagina per dia van de presentatie, in de oorspronkelijke volgorde. Dat maakt het resultaat geschikt om te printen, door te bladeren of te delen als een gewoon document.

Presentatorsnotities die bij elke dia horen, worden niet standaard op de pagina zelf getoond — die blijven in het bronbestand staan, niet in de resulterende PDF.

Deze omzetting draait niet in de browser: het bestand gaat over een versleutelde verbinding naar de server, wordt daar omgezet en de PDF komt terug; het bestand op de server wordt daarna verwijderd, ook als de omzetting mislukt.

De limiet op het gratis plan is 25 MB per bestand voor deze serverconversie, met een maximum van honderd serveromzettingen per dag per bezoeker.

Het omzetten van oude PowerPoint-bestanden met behoud van opmaak vergt dezelfde documentengine als de moderne PPTX-naar-PDF-omzetting, en die draait op deze site op de server, niet in de browser.

Dat betekent dat het bestand het apparaat tijdelijk verlaat om te worden verwerkt — voor een archief met vertrouwelijke inhoud is dat de moeite waard om te weten.

Tot honderd PPT-bestanden tegelijk kunnen worden aangeboden, elk met een eigen voortgangsindicator, zolang het dagelijkse maximum van honderd serveromzettingen niet wordt overschreden.

Het resultaat komt terug als losse PDF-bestanden of als ZIP, klaar om in een archief te plaatsen dat zonder PowerPoint doorzoekbaar en leesbaar blijft.

Blader het resultaat door voordat het archief het originele bestand vervangt, vooral bij presentaties met veel opgemaakte tekst of tekeningen — dat is het moment om een verschoven lay-out of vervangen lettertype op te merken.

Bij een probleem is het bewaren van het originele `.ppt`-bestand naast de PDF de veiligste keuze, zodat het archief niet volledig afhankelijk wordt van één omgezette versie.