Convertir PPT a PDF

El contenedor .ppt es de 1990 y quedó sustituido en 2007. Todo lo que sigue llegando con esa extensión tiene por tanto casi dos décadas, y lo normal es que tenga más. No está roto: depende de un entorno que ya no existe —unas tipografías concretas, unas galerías de imágenes concretas, unos componentes incrustados concretos— y cada año que pasa hace menos fiable abrirlo tal cual.

Ese desfase es todo el tema de esta página. Convertirlo a PDF fija su aspecto mientras todavía hay software capaz de representarlo correctamente, y ese es el argumento para hacerlo ahora y no cuando alguien necesite el material. Una conversión hecha mientras alguien que conoce el original puede mirar el resultado es una migración. La misma conversión hecha con prisa dentro de dos años, por quien nunca vio el original, es una esperanza.

Casi siempre de un sitio donde nadie tuvo presupuesto para migrar nada. Un temario de oposición que se fue heredando de convocatoria en convocatoria. Los cursos obligatorios de una empresa —prevención de riesgos, protección de datos, acogida— montados una vez y actualizados a parches. La asignatura de un profesor que la impartió doce años. El fondo de un archivo municipal o de una asociación, donde las presentaciones acompañan a actas y memorias.

Lo que tienen en común esos casos es que el archivo importa por lo que dice y no por lo que hace. Nadie va a proyectarlo otra vez tal cual; alguien va a necesitar consultarlo, citarlo o entregarlo. Cuando ese es el uso previsto, un documento de páginas fijas es mejor soporte que una presentación, y además deja de exigir una suite ofimática a quien lo reciba.

La exportación produce una página por cada diapositiva, con la proporción en la que se diseñó la presentación. En archivos de esta generación eso suele ser 4:3, que es la razón de que el resultado tenga franjas a los lados en una pantalla panorámica actual y de que se imprima cómodamente en A4 sin escalar nada.

El texto se mantiene como texto y no como una imagen de texto, así que el PDF se puede buscar, copiar e indexar. Para un fondo documental eso pesa más que para una presentación: una carpeta de PDF se encuentra con una búsqueda de texto completo, mientras que una carpeta de archivos binarios exige abrir uno a uno para responder a la misma pregunta. También significa que el material se puede reutilizar; quien monte un curso nuevo puede copiar una definición de una clase de 2004 sin volver a teclearla, y esa es la diferencia entre un archivo que se usa y uno que solo se guarda.

Las diapositivas son el peor escenario posible para una sustitución de tipografía, porque su texto está dimensionado para caber en una caja concreta. Un título que ocupaba una línea pasa a ocupar dos si la fuente de repuesto es un poco más ancha, y la segunda línea aterriza encima del subtítulo. No es sutil cuando lo ves, y nada te avisa antes de verlo.

La máquina que hace esta conversión lleva instaladas Liberation y Liberation 2, Carlito, Caladea, DejaVu Core, Noto Core y Noto CJK. Carlito es el clon métrico de Calibri y Caladea el de Cambria, de modo que se puede defender que la maquetación se conserva cuando la presentación usa Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri, Cambria o tipografías incrustadas en el propio archivo. Fuera de ese conjunto la sustitución ocurre sin decir nada y el texto se recoloca. Mira primero las portadas y los separadores de sección: son las páginas con el cuerpo más grande y las cajas más ajustadas, y por eso una presentación puede estar perfecta en la diapositiva cuatro y descuadrada en la primera.

Las presentaciones de este periodo se apoyan mucho en los objetos de dibujo de su tiempo: autoformas agrupadas, rellenos degradados, títulos en WordArt con bisel, la galería de imágenes prediseñadas que venía con la suite. Esas funciones se reimplementaron en lugar de arrastrarse cuando cambió el formato, así que son la parte del archivo que con más probabilidad se representa de forma aproximada.

Aproximado suele bastar para conservar y a veces no basta para reutilizar. Si la intención es sacar diagramas de la presentación antigua y llevarlos a una nueva, mira las páginas del PDF que los contienen antes de dar por hecho que las formas llegaron enteras: un organigrama que ha perdido los conectores sigue siendo una página y ya no es información.

Una diapositiva de esa época puede contener material que era propiedad de otra aplicación: una tabla de un procesador de textos, un gráfico traído de una hoja de cálculo, una fórmula colocada con el antiguo componente de ecuaciones que Microsoft retiró de su suite en 2018 tras descubrirse que era explotable. Esos objetos viven dentro del archivo como contenido incrustado aparte.

Lo bien que se represente cada uno depende de cuánto guardó la presentación junto al objeto, y varía de uno a otro. Las presentaciones técnicas y académicas son las que hay que revisar, porque una clase de matemáticas cuyas fórmulas salieron como recuadros vacíos es peor que inútil: parece completa. Busca huecos donde debería haber símbolos antes de archivar el resultado y deshacerte del original. Cuando una fórmula no ha sobrevivido, la única vía suele ser abrir la presentación en una suite que todavía lea el objeto, capturar la ecuación y colocarla como imagen; es laborioso y es lo que queda cuando el componente que la dibujaba ya no se distribuye en ninguna parte.

Cada diapositiva se dibuja en su estado final. Las apariciones progresivas, las trayectorias, las secuencias temporizadas y las transiciones no tienen representación posible en una página impresa, de modo que lo que recibe quien lee es el final de cada construcción y no la secuencia que llevaba hasta él.

Para la mayor parte del material archivado eso es exactamente lo correcto, porque la presentación se va a leer y no a interpretar. Donde no lo es, es en una diapositiva cuyo sentido dependía del orden: un ejercicio que revelaba la respuesta después de la pregunta, un esquema que se montaba por partes para explicarlo. Si la presentación va a servir para enseñar y no solo para guardarse, esas diapositivas merecen partirse en varias antes de convertir.

La conversión ejecuta el motor ofimático sin fijar ninguna opción de exportación, y lo que eso produce son las páginas de diapositiva y nada más. Todo lo que el ponente escribió en el panel de notas permanece en el .ppt y no aparece en el PDF.

En material de formación esa pérdida es real y a veces decisiva, porque muy a menudo las notas llevan el guion y las diapositivas solo llevan los epígrafes. Antes de retirar una presentación de circulación, ábrela y comprueba si las notas contienen algo que no exista en ningún otro sitio. Si lo contienen, ese archivo no es en realidad un juego de diapositivas, y convertirlo como si lo fuera pierde justamente la mitad que importaba.

El caso de volumen aquí es un directorio y no un archivo: un plan de acogida completo, diez años de seminarios, el temario entero de una asignatura. Suelta la carpeta; cada presentación se convierte por turno, conserva su nombre con la extensión cambiada, y todo vuelve junto en un solo archivo comprimido listo para depositarse donde corresponda.

Muestrea por riesgo y no por orden de lista. Abre la presentación más larga, la más gráfica y cualquiera que lleve ecuaciones o gráficos incrustados, porque ahí es donde la conversión sufre de verdad. Veinte presentaciones de puntos y texto saldrán todas bien y no te dirán nada sobre la vigésimo primera. Y conserva los originales en lugar de sustituirlos: un archivo binario ocupa poco, y tenerlo al lado del PDF deja abierta una ruta de conversión mejor dentro de cinco años, cosa que deja de existir en cuanto la única copia superviviente es una página.

Representar una presentación como páginas exige un motor ofimático completo, así que este par no se ejecuta en tu navegador como la mayor parte de este sitio. El archivo sube por una conexión cifrada a nuestra interfaz de conversión, donde un contenedor ejecuta LibreOffice en modo sin interfaz. Decirlo con esta claridad es obligatorio: una página que aquí te asegurara que tu archivo no sale de tu ordenador estaría mintiendo.

Lo que sí se puede afirmar con precisión: el archivo se escribe en un directorio de trabajo recién creado y con un nombre fijo derivado de la extensión, de modo que el nombre que tú le habías puesto no llega nunca al disco; cada trabajo recibe además su propio perfil de LibreOffice, porque dos procesos compartiendo perfil no fallan sino que se quedan colgados; ese directorio se borra al terminar el trabajo, también cuando el trabajo falla; el contenedor no tiene salida a internet; el resultado se devuelve con la cabecera que impide guardarlo en cachés intermedias; y en el despliegue no hay base de datos ni almacén de objetos.

El techo aquí son 25 MB por archivo y no los 100 MB de las conversiones que se ejecutan en el navegador, precisamente porque esta gasta capacidad de servidor. Las presentaciones llegan a esa cifra por las fotografías y el material multimedia incrustado, casi nunca por el número de diapositivas: una de doscientas diapositivas de texto pesa poco.

Además hay cien conversiones de servidor por visitante y día, contadas por día universal, de modo que el contador se reinicia a medianoche UTC y no a la tuya; y un límite de ráfaga de cinco peticiones por minuto, que sobra para trabajar a mano y se agota enseguida con un bucle. El tiempo máximo de un minuto se aplica a cada proceso que se lanza y no a la petición completa, un matiz que importa porque una presentación dañada tiene más probabilidades de colgar el motor que de fallar limpiamente.

El PDF es la respuesta correcta cuando la presentación va a un fondo documental, a una intranet, a un dosier de material o a un correo dirigido a alguien que quizá no tenga suite ofimática. Fija el aspecto, elimina la dependencia de tipografías y componentes que están desapareciendo, y no puede ejecutar nada.

Es la respuesta equivocada si alguien tiene que volver a exponer o a editar ese material, porque recuperar una presentación editable desde un PDF es reconstruir y no convertir. En ese caso, pasa el .ppt al formato moderno de presentación y consérvalo como archivo de trabajo, con el PDF al lado como la versión que se distribuyó.