Converter PPT para PDF

O contêiner .ppt é de 1990 e foi substituído em 2007. Tudo que ainda chega nesse formato tem, portanto, pelo menos dezenove anos, e geralmente vem de um número pequeno de lugares: uma biblioteca de treinamento interna que ninguém teve verba para migrar, o material acumulado de um professor, um acervo de congresso, ou um anexo numa cadeia de e-mails que sobreviveu a quem estava nela.

Essa idade é o assunto inteiro desta página. A apresentação não está quebrada, mas depende de um ambiente que não existe mais — fontes específicas, clip art específico, componentes embutidos específicos —, e cada ano que passa torna o original menos confiável de abrir. Converter para PDF fixa a aparência enquanto ainda existe software capaz de renderizá-la corretamente. É o argumento para fazer isso agora, em vez de quando alguém precisar do material. Uma conversão feita enquanto uma pessoa que conhece o conteúdo pode olhar o resultado é uma migração; a mesma conversão feita às pressas dois anos depois, por alguém que nunca viu o original, é uma esperança.

A exportação produz uma página para cada slide, na proporção em que a apresentação foi desenhada. Para arquivos dessa geração, isso costuma ser 4:3, e é por isso que o resultado tem margens nas laterais quando aberto numa tela widescreen moderna, e imprime confortavelmente em A4 ou Carta sem redimensionamento.

O texto continua sendo texto de verdade, não uma imagem de texto, então o PDF pode ser pesquisado, copiado e indexado. Isso importa mais para um acervo do que para uma apresentação: uma pasta de PDFs é encontrável por busca de texto completo, enquanto uma pasta de apresentações binárias exige um programa capaz de abrir cada uma para responder a mesma pergunta. Também significa que os slides podem ser citados. Alguém montando um novo curso pode copiar uma definição de uma aula de 2004 sem retranscrever, o que é a diferença entre um acervo que é usado e um que só é guardado.

Slides são o pior caso para substituição de fonte porque o texto é dimensionado para caber exatamente numa caixa. Um título que preenchia uma linha no original quebra em duas se o substituto for um pouco mais largo, e a segunda linha cai em cima do subtítulo. Nada disso é sutil quando você percebe, e nada avisa antes.

A máquina que faz esta conversão carrega substitutas com métrica compatível para as fontes comuns da Microsoft — Liberation no lugar de Arial, Times New Roman e Courier New, Carlito no lugar de Calibri, Caladea no lugar de Cambria — além de DejaVu e Noto para cobertura mais ampla. Esses casos mantêm o espaçamento. Uma apresentação composta numa fonte que alguém comprou em 1999 será substituída por algo aproximado, então olhe os slides de título primeiro, porque usam o maior tipo e as caixas mais apertadas, e os divisores de seção em segundo, pelo mesmo motivo. Marcadores no corpo do texto têm folga e quase nunca mostram o problema, o que é por que uma apresentação pode parecer bem no slide quatro e estar quebrada no slide um.

Apresentações desse período dependem muito dos objetos de desenho da época: formas automáticas agrupadas, preenchimentos em gradiente, títulos em WordArt com bisel, a galeria de clip art. Esses recursos foram reimplementados em vez de carregados adiante quando o formato mudou, então são a parte do arquivo com maior chance de ser renderizada de forma aproximada.

Aproximado costuma ser suficiente para um acervo e ocasionalmente não é suficiente para reaproveitamento. Se a intenção é tirar diagramas da apresentação antiga e colocar numa nova, olhe as páginas do PDF que os contêm antes de assumir que as formas atravessaram limpas, porque um fluxograma que perdeu seus conectores continua sendo uma página e deixou de ser informação.

Um slide dessa época pode conter material de propriedade de outro programa — uma tabela do Word, um gráfico de uma planilha, uma fórmula colocada com o antigo componente de equação da Microsoft, que a própria Microsoft removeu do Office em 2018 depois de descobrir que era explorável. Esses objetos são armazenados dentro do arquivo como conteúdo embutido separado.

Quão bem cada um renderiza depende de quanto a apresentação guardou junto ao objeto, e varia por objeto. Apresentações técnicas e acadêmicas são as que valem checar, porque uma aula de matemática cujas fórmulas chegaram como caixas vazias é pior que inútil — parece completa. Procure espaços em branco onde deveriam estar símbolos antes de arquivar o resultado e descartar o original. Onde uma fórmula não sobreviveu, o recurso costuma ser abrir a apresentação numa suíte de escritório que ainda lê o objeto embutido, tirar um print da equação e colocar como imagem. É trabalhoso e é a única rota depois que o componente que a desenhava deixou de existir em qualquer lugar.

Todo slide é desenhado no seu estado final. Revelações progressivas, trajetórias de movimento, sequências cronometradas e transições de slide não têm representação numa página impressa, então o que o leitor recebe é o fim de cada sequência, não a ordem que a produziu.

Para a maior parte do material arquivado isso é exatamente certo, porque a apresentação está sendo lida, não performada. Onde não está certo é num slide cujo sentido dependia da ordem — um quiz que revelava a resposta, um diagrama montado peça por peça. Esses slides valem a pena dividir em vários antes de converter, se a apresentação for usada para ensinar em vez de só ser guardada.

A conversão roda o motor de escritório sem opções de exportação definidas, o que produz as páginas de slide e nada mais. Seja lá o que o apresentador digitou no painel de anotações, fica no arquivo original.

Isso é uma perda genuína para material de treinamento, onde as anotações frequentemente carregam o roteiro e os slides carregam só os títulos. Antes de aposentar uma apresentação, abra-a e confira se as anotações carregam informação que não existe em nenhum outro lugar. Se sim, a apresentação não é realmente um conjunto de slides, e convertê-la como um perde a metade que importava.

O caso de volume aqui é um diretório, não um arquivo: um curso de indução, uma década de slides de seminário, um conjunto de treinamento de produto. Solte a pasta inteira — cada apresentação é convertida em sequência, mantém o nome com a extensão trocada, e tudo volta como um único ZIP pronto para entrar num repositório de documentos.

Amostre os resultados por risco, não por posição na lista. Abra a apresentação mais longa, a mais gráfica, e qualquer uma com equações ou gráficos embutidos, porque é ali que a conversão realmente sofre. Vinte apresentações simples com marcadores vão estar todas bem e não dizem nada sobre a vigésima primeira. Também vale manter os originais em vez de substituí-los. Uma apresentação binária é pequena, e guardá-la ao lado do PDF significa que uma rota de conversão melhor daqui a cinco anos ainda é uma opção — o que deixa de ser verdade quando a única cópia sobrevivente é uma página.

Renderizar uma apresentação em páginas exige um motor de escritório completo, então este par roda em servidor, não no seu navegador. O arquivo é enviado por conexão criptografada a um contêiner que roda LibreOffice sem interface e não guarda mais nada — o que a página declara em vez de deixar você presumir que tudo aqui é local.

O contêiner não tem rota de saída para a internet. Cada job recebe seu próprio diretório de trabalho e seu próprio perfil, e esse diretório é apagado assim que o job termina, com sucesso ou não. Qualquer coisa ainda rodando depois de sessenta segundos é encerrada, porque uma apresentação binária danificada tende a travar o motor em vez de falhar de forma limpa. O teto gratuito é 25 MB por arquivo.

Um PDF é a resposta certa quando a apresentação vai para um acervo, uma intranet, um material impresso ou um e-mail para alguém que talvez não tenha uma suíte de escritório. Ele fixa a aparência, remove a dependência de fontes e componentes que estão desaparecendo, e não pode executar nada.

É a resposta errada se alguém precisar apresentar ou editar o material de novo, porque recuperar uma apresentação editável de um PDF é reconstrução, não conversão. Nesse caso, converta o .ppt para o formato de apresentação moderno em vez disso e guarde como arquivo de trabalho, com o PDF ao lado como a versão que circulou.