Convertir PPT en PDF

Le conteneur .ppt date de 1990 et a été remplacé en 2007. Tout ce qui arrive encore dedans a donc au moins dix-neuf ans, et vient généralement d’un petit nombre d’endroits : une bibliothèque de formation interne que personne n’a eu les moyens de migrer, le catalogue accumulé d’un chargé de cours, des archives de conférence, ou une pièce jointe sur un fil de messagerie qui a survécu aux personnes qui y figuraient.

Cet âge est tout le sujet de cette page. Le diaporama n’est pas cassé, mais il dépend d’un environnement qui n’existe plus — des polices particulières, des cliparts particuliers, des composants intégrés particuliers — et chaque année qui passe rend l’original moins fiable à ouvrir. Le convertir en PDF fixe son apparence tant qu’il existe encore un logiciel capable de le rendre correctement. C’est l’argument pour le faire maintenant plutôt que quand quelqu’un aura besoin du contenu. Une conversion effectuée pendant qu’une personne compétente peut regarder le résultat est une migration ; la même conversion effectuée dans la précipitation deux ans plus tard, par quelqu’un qui n’a jamais vu l’original, est un espoir.

L’export produit une page par diapo, dans le format d’image que le diaporama a été conçu. Pour les fichiers de cette génération, c’est généralement du 4:3, ce qui explique pourquoi le résultat a des marges sur les côtés quand on l’ouvre sur un écran large moderne, et pourquoi il s’imprime confortablement en A4 ou Letter sans mise à l’échelle.

Le texte reste du vrai texte plutôt qu’une image de texte, donc le PDF est cherchable, copiable et indexable. Cela compte pour une archive plus que pour une présentation : un dossier de PDF est trouvable par recherche en plein texte, là où un dossier de diaporamas binaires a besoin d’un programme qui sait ouvrir chaque fichier pour répondre à la même question. Cela veut aussi dire que les diapos peuvent être citées. Quelqu’un qui monte un nouveau cours peut copier une définition d’une conférence de 2004 sans avoir à la retaper, ce qui est la différence entre une archive qui sert et une qui est seulement stockée.

Les diapos sont le pire cas pour la substitution de polices, parce que leur texte est dimensionné pour tenir pile dans sa boîte. Un titre qui faisait une ligne dans l’original passe sur deux si la police de remplacement est un peu plus large, et la deuxième ligne arrive par-dessus le sous-titre. Il n’y a rien de subtil là-dedans une fois qu’on l’a vu, et rien ne vous prévient avant.

La machine qui effectue cette conversion embarque des remplaçants métriquement compatibles pour les fontes Microsoft courantes — Liberation pour Arial, Times New Roman et Courier New, Carlito pour Calibri, Caladea pour Cambria — plus DejaVu et Noto pour une couverture plus large. Ces cas conservent leur espacement. Un diaporama réglé sur une police que quelqu’un a achetée en 1999 sera substitué par quelque chose d’approximatif, donc regardez les diapos de titre. Les diapos de titre d’abord parce qu’elles utilisent la plus grande taille et les boîtes les plus serrées, et les inter-sections de parties pour la même raison. Les puces du corps ont de l’espace pour respirer et ne montrent presque jamais le problème, ce qui explique pourquoi un diaporama peut avoir l’air correct à la diapo quatre et être cassé à la première.

Les diaporamas de cette époque s’appuient beaucoup sur les objets de dessin de leur temps : groupes de formes automatiques, dégradés, titres WordArt biseautés, la galerie de cliparts. Ces fonctionnalités ont été réimplémentées plutôt que reportées quand le format a changé, donc elles sont la partie la plus susceptible du fichier à être rendue approximativement.

Approximativement est généralement suffisant pour une archive et occasionnellement insuffisant pour une réutilisation. Si l’intention est de sortir des diagrammes du vieux diaporama pour les mettre dans un nouveau, regardez les pages du PDF qui les portent avant de supposer que les formes sont passées proprement, parce qu’un organigramme qui a perdu ses connecteurs est encore une page et n’est plus de l’information.

Une diapo de cette époque peut contenir du matériel appartenant à un autre programme — un tableau Word, un graphique issu d’un tableur, une formule posée avec le vieux composant Équation de Microsoft, que Microsoft lui-même a retiré d’Office en 2018 après qu’il se soit avéré exploitable. Ces objets sont stockés dans le fichier comme du contenu intégré à part.

La qualité du rendu dépend de la quantité que la présentation a stockée à côté de l’objet, et cela varie d’un objet à l’autre. Les diaporamas techniques et académiques sont ceux à vérifier, parce qu’un cours de maths dont les formules sont arrivées comme des cases vides est pire qu’inutile — il a l’air complet. Cherchez les blancs là où il devrait y avoir des symboles avant d’archiver le résultat et de jeter l’original. Quand une formule n’a pas survécu, la récupération consiste généralement à ouvrir le diaporama dans une suite bureautique qui lit encore l’objet intégré, à faire une capture d’écran de l’équation et à la placer comme une image. C’est laborieux et c’est la seule voie une fois que le composant qui la dessinait n’est plus livré nulle part.

Chaque diapo est dessinée dans son état final. Les apparitions progressives, les trajectoires de mouvement, les séquences minutées et les transitions entre diapos n’ont aucune représentation sur une page imprimée, donc ce que le lecteur reçoit est la fin de chaque construction plutôt que la séquence qui l’a produite.

Pour la plupart des contenus archivés, c’est exactement ce qu’il faut, parce que le diaporama est lu plutôt que joué. Là où ce n’est pas le cas, c’est une diapo dont le sens dépendait de l’ordre — un quiz qui révélait la réponse, un diagramme assemblé pièce par pièce. Ces diapos méritent d’être scindées en plusieurs avant la conversion, si le diaporama va servir à enseigner plutôt qu’à être seulement conservé.

La conversion lance le moteur bureautique sans options d’export définies, ce qui produit les pages de diapo et rien d’autre. Tout ce que le présentateur a tapé dans le volet des notes reste dans le fichier d’origine.

C’est une perte réelle pour le matériel de formation, où les notes contiennent souvent le script et où les diapos ne portent que les titres. Avant de mettre un diaporama au rebut, ouvrez-le et vérifiez si les notes portent une information qui n’existe nulle part ailleurs. Si c’est le cas, le diaporama n’est pas vraiment un ensemble de diapos et le convertir comme tel perd la moitié qui comptait.

Le cas de volume ici est un dossier plutôt qu’un fichier : un cours d’intégration, une décennie de diapos de séminaire, un jeu de formation produit. Déposez le dossier entier — chaque diaporama est converti à son tour, garde son nom de fichier avec l’extension remplacée, et tout revient dans un seul ZIP prêt à être versé dans un système documentaire.

Sondéz les résultats par risque plutôt que par position dans la liste. Ouvrez le diaporama le plus long, le plus graphique, et tout ce qui contient des équations ou des graphiques intégrés, parce que c’est là que la conversion peine vraiment. Vingt diaporamas plats seront tous bien et ne vous apprendront rien sur le vingt-et-unième. Cela vaut aussi la peine de garder les originaux plutôt que de les remplacer. Un diaporama binaire est petit, et le garder à côté du PDF signifie qu’une meilleure voie de conversion dans cinq ans reste une option — ce qu’elle n’est plus une fois que la seule copie survivante est une page.

Rendre une présentation en pages exige un moteur bureautique complet, donc cette paire tourne sur un serveur plutôt que dans votre navigateur. Le fichier est envoyé par une connexion chiffrée vers un conteneur qui exécute LibreOffice en mode headless et ne contient rien d’autre — ce que la page dit plutôt que de vous laisser inférer que tout est local.

Le conteneur n’a pas d’accès internet sortant. Chaque tâche reçoit son propre répertoire de travail et son propre profil, et ce répertoire est supprimé à la fin de la tâche, quel qu’en soit le résultat. Tout ce qui tourne encore après soixante secondes est tué, parce qu’un diaporama binaire endommagé fait plus probablement bloquer le moteur qu’échouer proprement. Le plafond gratuit est de 25 Mo par fichier.

Un PDF est la bonne réponse quand le diaporama va dans une archive, sur un intranet, dans un dossier de documents remis à un participant, ou dans un courriel à quelqu’un qui n’a peut-être pas de suite bureautique. Il fixe l’apparence, supprime la dépendance à des polices et à des composants qui disparaissent, et ne peut rien exécuter.

C’est la mauvaise réponse si quelqu’un doit présenter ou éditer le contenu à nouveau, parce que récupérer un diaporama modifiable à partir d’un PDF est une reconstruction plutôt qu’une conversion. Dans ce cas, convertissez le .ppt dans le format de présentation moderne et gardez-le comme fichier de travail, avec le PDF à côté comme version qui a circulé.