XLS を PDF に変換

XLS は2003年まで Excel が使っていた形式です。この拡張子のファイルを手にしているなら、たいていは自分で作ったものではなく、引き継いだものです。前任者が作った経理の表、取引先から届いた価格表、長年使い回されてきたテンプレート。

そのまま送ると、相手はまだこの形式を開けるソフトを用意し、こちらとは違う列幅やフォントで表示されたものを見ることになり、誰でも数値を書き換えられる状態のまま渡すことになります。PDFに変換すれば、この3つの問題をまとめて解消できます。

ここが実際に驚かれる点で、変換の不具合ではありません。表計算はどこまでも右に続く枠であり、PDFは決まった大きさの紙の集まりです。この2つの間で、どこかにページの区切りを決める必要があります

その区切りは、印刷範囲や向き、拡大縮小、繰り返す見出し行として、すでに表計算の中に保存されています。変換はその設定にそのまま従うだけで、独自に判断することはありません。印刷を意識せず作られた表は、印刷を意識せず作られたままの形でPDFになります。

数分の作業で、多くのがっかりを防げます。ページの向きを横に変える、すべての列を1ページに収める設定にする、対象とする範囲を印刷範囲として明示的に設定する、長い表であれば見出し行を各ページに繰り返す設定にする。

この一連の作業は無料の LibreOffice Calc でも行えるので、Excel がなくても可能です。設定を終えたあとに変換すれば、印刷プレビューで見たとおりのPDFになります。

PDF の各セルには、変換した瞬間の値がそのまま表示されます。その裏にあった数式や他のシートへの参照は失われ、二度と再計算されません。ファイルを開くタイムゾーンや言語設定によって値が変わることもありません。

取引先への提出や役所への提出、申請書への添付といった用途では、まさにこの性質が求められています。数値をもとに作業を続ける必要がある場合は、表計算ファイルのほうも一緒に渡してください。PDFはあくまで確定した数値の記録です。

古い XLS ファイルはマクロを持つことが多く、見知らぬ相手から届いたマクロ入りの表計算は注意すべき対象です。PDFはいかなるコードも実行できません。

変換することで、レイアウトが整うと同時に実行可能なコードも取り除かれ、数値だけを安全に渡せる形になります。マクロそのものが目的であれば元のファイルを残してください。ただし、数値だけを必要とする相手にそれを送る必要はありません。

変換にはArial、Times New Roman、Courier、Calibri、Cambriaなど、Windowsでよく使われる書体に幅の互換性を持たせた代替フォントを備えたオフィスエンジンが使われます。幅が同じであれば、列の並びや改行の位置は変わりません。

埋め込まれていない珍しいフォントは近似的な置き換えになり、その場合はレイアウトがわずかに動くことがあります。表計算は文書よりもこの影響を受けにくく、セルの格子が構造を保ってくれます。

画像の変換とは異なり、オフィス形式の変換には本物のオフィスエンジンが必要なため、ブラウザーではなくサーバー上で行われます。XLSは暗号化された接続で送られ、外部への通信経路を持たない隔離された環境で変換され、ジョブが終わり次第、作業用のファイルは削除されます。

無料枠の上限は1ファイルあたり25MBです。表計算ファイルとしては十分に大きな余裕があり、画像が大量に貼り付けられていない限りこの上限に達することはまずありません。

目的が固定することではなく、形式を新しくすることであれば、PDFではなくXLSXへの変換が適切です。数式やグラフ、複数のシートがすべて保たれ、現在のExcelでもLibreOffice Calcでも開け、ファイルもかなり小さくなります。

表が完成し、送付や提出、印刷のために固定したい段階ではPDFを選び、まだ編集が続く作業中の書類にはXLSXを選んでください。