XLS in PDF umwandeln

In der Buchhaltung liegen sie fast immer irgendwo: Kalkulationen, Preislisten oder Nebenkostenaufstellungen im binären XLS-Format, die eine Vorgängerin, ein Zulieferer oder ein längst abgelöstes Warenwirtschaftssystem irgendwann erzeugt hat. Die GoBD verlangen für steuerlich relevante Unterlagen eine zehnjährige, unveränderbare Aufbewahrung, und eine Arbeitsdatei, die jederzeit neu berechnet und überschrieben werden kann, erfüllt diese Anforderung nicht — ein PDF, das den Stand zu einem bestimmten Zeitpunkt festhält, schon eher.

Diese Umwandlung dient genau diesem Moment: aus einer alten, veränderlichen Arbeitsmappe wird ein Dokument, das ab jetzt so bleibt, wie es aussieht — ohne dass sich jemand fragen muss, ob die Zahlen seit dem letzten Öffnen noch dieselben sind.

XLS ist das binäre Format, das Excel bis 2003 verwendete; XLSX ist das seit 2007 gebräuchliche, gezippte XML-Format. Beide wandelt diese Seite um, aber XLS-Dateien sind fast immer die älteren der beiden und stammen eher aus einer Zeit, in der Makros noch selbstverständlicher Bestandteil einer Arbeitsmappe waren als heute.

Das ist mehr als eine technische Randnotiz. Wer eine XLS-Datei von einer unbekannten Quelle erhält — einem alten Lieferanten, einem digitalisierten Archiv, einem gebraucht übernommenen Rechner —, sollte sie eher mit Vorsicht behandeln als eine frische XLSX-Datei aus der eigenen Buchhaltungssoftware.

Alte XLS-Dateien sind der klassische Träger für Excel-Makros, und eine Arbeitsmappe unbekannter Herkunft gehört zu den häufigeren Wegen, über die sich Schadcode in ein Firmennetz einschleicht — gerade bei Dateien, die schon länger unbeachtet in einem Postfach oder auf einem Netzlaufwerk liegen. Ein PDF kann nichts davon ausführen.

Die Umwandlung erledigt deshalb zwei Dinge gleichzeitig: Sie friert die sichtbaren Zahlen ein und trennt den ausführbaren Code ab, sodass sich der Inhalt weiterreichen lässt, ohne das mitzuschicken, was möglicherweise daran hängt. Braucht jemand tatsächlich die Makros, gehört die Originaldatei aufbewahrt — aber nicht an Leute verschickt, die nur die Zahlen lesen müssen.

Jede Zelle im PDF zeigt den Wert, den sie im Moment der Umwandlung trug. Die dahinterliegende Formel ist weg, ebenso Verknüpfungen zu anderen Mappen und externe Bezüge. Nichts rechnet sich neu, unabhängig davon, in welcher Zeitzone oder mit welchen Ländereinstellungen die PDF-Datei später geöffnet wird.

Für eine Ablage nach GoBD ist genau das gewollt: Ein aufbewahrungspflichtiges Dokument soll dieselben Zahlen zeigen, egal wann und womit es geöffnet wird, nicht ein lebendes Modell sein, das sich mit jeder Excel-Version anders verhält. Wird noch mit den Zahlen weitergearbeitet, gehört die Arbeitsmappe zusätzlich aufbewahrt — das PDF ersetzt sie nicht, es ergänzt sie um die revisionssichere Fassung.

Ein altes XLS-Blatt wurde selten mit dem Gedanken an den Ausdruck angelegt — es wuchs einfach so weit, wie jemand tippte. Ein PDF besteht dagegen aus Blättern mit festen Kanten, und irgendwo dazwischen entscheidet sich, wo eine Seite endet. Diese Entscheidung liegt bereits in der Datei selbst, im Druckbereich, in der Ausrichtung und in der Skalierung, sofern jemand sie je gesetzt hat.

Eine Mappe, die nie fürs Drucken eingerichtet wurde, wandelt sich entsprechend um: Spalten wandern auf eigene Seiten, eine breite Tabelle wird mittendurch geschnitten. Vor dem Umwandeln lohnt sich deshalb ein kurzer Blick auf Druckbereich und Ausrichtung in einer Tabellenkalkulation — LibreOffice Calc genügt dafür, auch ohne installiertes Excel.

Die Umwandlung läuft über eine vollständige Office-Engine mit metrisch kompatiblen Ersatzschriften für die gängigen Microsoft-Schriften wie Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri und Cambria. Metrisch kompatibel heißt, der Ersatz beansprucht denselben Platz wie das Original, sodass Spaltenbreiten dort bleiben, wo sie in der Ursprungsdatei standen.

Bei einer selten benutzten oder speziellen Schrift, die nicht in der Datei eingebettet ist, springt eine ähnliche Schrift ein, und dort kann sich das Layout leicht verschieben. Tabellenblätter verzeihen das eher als Fließtextdokumente, weil das Zellraster die Struktur unabhängig vom Schriftbild zusammenhält.

Umgewandelt wird die Mappe so, wie sie gedruckt würde: jedes zum Druck vorgesehene Blatt wird zu Seiten, in der Reihenfolge, in der die Blätter in der Datei liegen. Ausgeblendete Blätter bleiben ausgeblendet und tauchen im PDF nicht auf.

Bei einer alten, über Jahre gewachsenen Mappe mit einem Dutzend Registern lohnt sich vorher ein Blick, ob wirklich alle davon gebraucht werden — wird nur ein einzelnes Blatt benötigt, ist der zuverlässigste Weg, es vor dem Umwandeln in eine neue, eigene Mappe zu kopieren.

Anders als bei den Bildumwandlungen auf dieser Seite braucht das Lesen eines Office-Formats eine echte Office-Engine, und die läuft auf einem Server statt im Browser. Die Datei geht über eine verschlüsselte Verbindung, wird in einer isolierten Umgebung ohne Weg ins Internet umgewandelt, und die Arbeitsdateien werden gelöscht, sobald der Vorgang abgeschlossen ist.

Die freie Grenze liegt bei 25 Megabyte je Datei — für eine XLS-Datei in aller Regel großzügig bemessen, da das Format schon von seiner Bauart her selten viel größer wird, es sei denn, jemand hat Bilder in großer Zahl hineinkopiert.

Geht es nicht um Aufbewahrung, sondern darum, die Mappe weiter zu nutzen, ist PDF das falsche Ziel. Eine Umwandlung von XLS zu XLSX erhält jede Formel, jedes Diagramm und jedes Blatt, öffnet in aktuellem Excel wie in LibreOffice und erzeugt dabei eine erheblich kleinere Datei.

PDF gehört dorthin, wo die Tabelle fertig ist und archiviert, verschickt oder abgeheftet werden soll. XLSX gehört dorthin, wo an der Datei nächste Woche noch jemand weiterrechnet.