Convertire XLS in PDF

XLS è il formato binario che Excel ha usato fino al 2003, il che significa che un file con questa estensione è di solito qualcosa che avete ereditato piuttosto che creato: un registro contabile di un predecessore, un listino di un fornitore, un modello che gira in ufficio da quindici anni.

Inviarlo così com’è chiede molto a chi lo riceve: serve un software che apra ancora quel formato, vedrà larghezze di colonna e font diversi dai vostri, e potrà modificare qualsiasi numero senza lasciare traccia. Un PDF elimina tutti e tre i problemi insieme — appare identico ovunque e dichiara i valori invece di calcolarli.

È la cosa che sorprende di più, e non è un difetto della conversione. Un foglio è una griglia senza confini; si estende quanto continuate a digitare. Un PDF è fatto di pagine con margini fissi. Da qualche parte fra i due va presa una decisione su dove finisce una pagina.

Quella decisione è già memorizzata nel foglio — l’area di stampa, l’orientamento, il ridimensionamento, le righe di intestazione ripetute — e la conversione la segue esattamente invece di sostituirla con un proprio giudizio. Un file mai impostato per la stampa converte come tale: colonne che finiscono su pagine extra, o una tabella larga tagliata a metà.

Cinque minuti in un programma di fogli di calcolo evitano la delusione più comune. Impostate l’orientamento orizzontale, attivate "adatta tutte le colonne a una pagina" nelle opzioni di scala, definite l’area di stampa esattamente sull’intervallo desiderato e impostate la riga di intestazione da ripetere così una tabella lunga resta leggibile a pagina quattro.

LibreOffice Calc fa tutto questo ed è gratuito, quindi è possibile anche senza Excel. Poi convertite: il PDF risultante corrisponderà all’anteprima di stampa appena vista, perché la conversione fa la stessa cosa che stava facendo l’anteprima.

Ogni cella nel PDF mostra il valore che aveva nel momento della conversione. La formula dietro è sparita, insieme ai collegamenti verso altri fogli e ai riferimenti esterni. Nulla si ricalcola, e nulla cambia se il file viene aperto in un altro fuso orario o in un’altra impostazione regionale.

Per lo scopo abituale — inviare cifre a un cliente, archiviare un rendiconto, allegare contabilità a una domanda — è esattamente ciò che serve. Se il destinatario deve lavorare sui numeri, inviate anche il foglio di calcolo: un PDF è una dichiarazione, non un modello.

I vecchi file XLS sono il classico veicolo per le macro dei fogli di calcolo, e un foglio proveniente da una fonte non familiare è uno dei modi più comuni con cui una rete aziendale finisce nei guai. Un PDF non può eseguire nulla.

Convertire quindi fa due cose insieme: sistema l’impaginazione e rimuove il contenuto eseguibile, così i contenuti possono essere trasmessi senza tutto ciò che vi era allegato. Se le macro sono lo scopo del file, tenete l’originale — ma non inviatelo a chi deve solo leggere i numeri.

La conversione usa un motore office completo con sostituti metricamente compatibili per i font Windows più comuni — Arial, Times New Roman, Courier, Calibri e Cambria fra questi. Metricamente compatibile significa che il sostituto occupa lo stesso spazio dell’originale, quindi larghezze di colonna e interruzioni di riga restano dove erano.

Un font insolito non incorporato nel file viene sostituito con qualcosa di simile, e lì l’impaginazione può spostarsi leggermente. I fogli di calcolo tollerano questo meglio dei documenti, perché la griglia delle celle mantiene la struttura qualunque cosa succeda al loro interno.

A differenza delle conversioni di immagini di questo sito, un formato office richiede un vero motore office, che gira su un server piuttosto che nel vostro browser. L’XLS viene inviato su una connessione cifrata, convertito in un ambiente isolato senza via d’uscita verso internet, e i file di lavoro vengono cancellati appena il compito finisce.

Il limite gratuito è 25 megabyte per file, generoso per un foglio di calcolo — un XLS di solito pesa ben meno di un megabyte, a meno che qualcuno non vi abbia incollato immagini.

Se l’obiettivo è modernizzare il file piuttosto che congelarlo, PDF è il target sbagliato. Convertire XLS in XLSX mantiene ogni formula, grafico e foglio, funziona nell’Excel attuale e in LibreOffice, e produce un file decisamente più piccolo.

Usate PDF quando il foglio è finito e va inviato, archiviato o stampato. Usate XLSX quando è ancora un documento di lavoro che qualcuno modificherà la settimana prossima.

L’intera cartella viene convertita così come stamperebbe, quindi ogni foglio impostato per la stampa diventa pagine nel PDF, nell’ordine in cui compaiono le schede. I fogli nascosti restano nascosti. Se ne serve uno solo, rimuovete o nascondete gli altri prima di convertire.

Questo vale anche per intestazioni, piè di pagina e numerazione: se erano impostati nel file originale, compaiono su ogni pagina generata esattamente come nell’anteprima di stampa, e non c’è modo di aggiungerli in un secondo momento dentro questa conversione.