ODT naar RTF omzetten

Het probleem dat deze pagina oplost is kleiner dan het lijkt, want veel software leest OpenDocument. Heeft de ontvanger Word, dan is het ODT prima en is deze omzetting overbodig.

Wat overblijft is een computer zonder tekstverwerker: een beveiligde werkplek waar niets geïnstalleerd kan worden en WordPad het enige is dat er staat, een gedeeld toestel, of een Mac waarop iemand nooit iets anders dan TextEdit heeft geopend. Rich text is het laatste formaat dat al die machines nog native openen.

ODT is OASIS-werk uit 2005, gestandaardiseerd als ISO/IEC 26300, en is een ZIP-archief met XML: content.xml voor de tekst, styles.xml voor de opmaak, en de afbeeldingen als losse bestanden.

RTF is van Microsoft, uit 1987, en staat in de registry als verouderd gemarkeerd. Het is platte tekst met opmaakcodes ervoor. De specificatie is sinds 2008 niet meer ontwikkeld, wat hier juist een voordeel is: een formaat dat nooit meer verandert, blijft leesbaar op een oude viewer.

Writer’s veldmodel is veel rijker dan dat van RTF: gebruikersvariabelen, voorwaardelijke tekst, invoervelden en documenteigenschappen die in de tekst zijn ingevoegd, worden allemaal opgelost tot hun huidige waarde en houden op velden te zijn.

Kaders en hun verankering zijn het tweede gebied. Writer onderscheidt verankering aan pagina, alinea, teken of als teken, en RTF’s positioneringsmodel is grover, dus tekstkaders en zwevende afbeeldingen kunnen verschuiven.

RTF heeft een echt stijlenpalet, en dat is de reden dat deze omzetting de moeite waard is. Benoemde alineastijlen komen als stijlen over in plaats van platgeslagen te worden, dus koppen blijven koppen. Tekens, lettertypes, tabellen en paginanummering hebben allemaal een directe vertaling.

De server draait metrisch compatibele vervangers voor Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri en Cambria mee, waardoor regeleindes blijven staan waar ze stonden. Geen enkele versie van RTF kan een lettertype meesturen — het noemt alleen de naam.

Een inhoudsopgave in Writer is een veld dat zich uit de koppen opbouwt; in de RTF wordt het de lijst met koppen en paginanummers die het op dat moment toevallig had. Hetzelfde geldt voor kruisverwijzingen, paginaverwijzingen en automatische nummering.

Werk de inhoudsopgave dus bij, ververs alle velden en controleer de paginanummering in Writer vlak vóór het omzetten — wat er op dat moment op het scherm staat, is wat de ontvanger permanent krijgt.

RTF heeft nergens ruimte om code op te slaan, dus LibreOffice Basic-macro’s reizen niet mee. Voor de meeste documenten is dat irrelevant, en soms is het precies het punt: een ontvanger op een beveiligde machine ontwijkt zo een beleid tegen macrobestanden.

Deed een macro echt werk bij het openen — een referentienummer invullen, een datum stempelen — dan is de RTF een momentopname die bevroren blijft. Dat is erger dan een bestand dat zichtbaar kapot is.

Stuur een PDF wanneer het document er precies zo moet uitzien als opgemaakt, wanneer niemand iets mag wijzigen en lezen de hele taak is. Stuur een RTF wanneer de ontvanger moet bewerken en terugsturen.

Wees realistisch over de heenweg: WordPad ondersteunt een fractie van wat Writer doet, en een document dat via WordPad terugkomt heeft twee lossy filters doorlopen. Voor iets langs of zwaar opgemaakt is vragen om reacties op een PDF vaak beter.

Op de server, niet in de browser — het omzetten tussen twee tekstverwerkingsformaten vraagt een echte kantoormotor. Het bestand gaat via een versleutelde verbinding naar een container die LibreOffice zonder scherm draait, en die container heeft geen eigen internettoegang.

Elke taak krijgt een eigen scratchmap en een eigen LibreOffice-profiel, verwijderd zodra de taak klaar is, wat de uitkomst ook is. De gratis laag accepteert 25 MB per geüpload bestand.

Controleer de RTF in het beperktste programma dat je kunt vinden, niet in Writer. WordPad toont wat een minimale weergave van het document maakt, wat veel dichter bij is wat de ontvanger ziet.

Kijk eerst naar tabellen, dan naar afbeeldingen en gepositioneerde tekstkaders, en dan naar de inhoudsopgave om te bevestigen dat de bevroren paginanummers de juiste zijn. Bewaar het ODT als hoofdversie — daarin zitten de levende velden nog.