ODT in RTF umwandeln

Viele Sportvereine, Feuerwehren und Elterninitiativen in Deutschland schreiben ihre Protokolle, Satzungsänderungen und Rundschreiben in LibreOffice, weil es kostenlos ist und niemand im Ehrenamt eine Bürosoftware-Lizenz bezahlen möchte. Die Datei entsteht also als ODT.

Verschickt wird sie danach an Mitglieder, die selten dieselbe Software besitzen — ein älterer Rechner mit nichts weiter als WordPad, ein Tablet mit nur einer Notiz-App, ein Mitglied, das am eigenen PC noch nie etwas anderes als TextEdit geöffnet hat. Genau für diese Lücke ist RTF gemacht, seit 1987 das letzte Format, das praktisch überall geöffnet werden kann.

Word öffnet ODT-Dateien seit vielen Jahren zuverlässig, und die Registry nennt Word neben LibreOffice Writer und Google Docs ausdrücklich als lesefähig. Besitzt die Gegenseite Word, ist die ODT-Datei fein, und diese Umwandlung wird nicht gebraucht.

Der Fall, den diese Seite tatsächlich löst, ist ein Rechner ganz ohne Textverarbeitung: ein Familien-PC, auf dem außer WordPad nichts installiert ist, ein Mac mit nur TextEdit, ein Vereinsmitglied, das für einen einzigen Brief keine Software installieren will. Rich Text ist das letzte Format, das all diese Systeme von Haus aus lesen.

ODT stammt von OASIS aus dem Jahr 2005, genormt als ISO/IEC 26300, und ist ein ZIP-Archiv aus XML-Dateien — content.xml für den Text, styles.xml für die Formatierung, dazu die Bilder als eigenständige Dateien. Ein lebendiges Format mit aktiver Spezifikation und mehreren unabhängigen Umsetzungen.

RTF stammt von Microsoft aus dem Jahr 1987 und gilt in der Registry als veraltet. Es ist reiner Text: Fließtext, umgeben von Steuerwörtern mit Backslash, die Schriftarttabelle, Farbtabelle und Formatvorlagen beschreiben. Die Spezifikation wurde 2008 eingefroren — in diesem Zusammenhang eher ein Vorteil als ein Versäumnis, denn ein Format, das sich nicht mehr ändert, ist eines, auf das sich ein alter Betrachter dauerhaft verlassen kann.

Diese Liste ist spezifisch für Writer, nicht allgemein für Textverarbeitungen, und lohnt einen Blick vor der Umwandlung eines komplexeren Dokuments. Writers Feldmodell reicht weit über das hinaus, was RTF kennt: benutzerdefinierte Variablen, bedingter Text, der je nach Wert etwas anderes anzeigt, eingefügte Dokumenteigenschaften — all das löst sich beim Umwandeln in seinen aktuellen Wert auf und hört auf, ein Feld zu sein. Ein Abschnitt, der aus einer anderen Datei eingebunden war, wird zu einer starren Kopie.

Der zweite Bereich betrifft Rahmen und ihre Verankerung. Writer unterscheidet zwischen Verankerung an Seite, Absatz, Zeichen oder als Zeichen, RTFs Positionsmodell ist gröber, sodass Textrahmen und freistehende Bilder verrutschen können. Ein einfacher Brief oder Bericht kommt sauber durch; ein Dokument, das im Hintergrund kleine Berechnungen erledigt hat, sollte vor dem Versand einmal geprüft werden.

RTF besitzt eine echte Formatvorlagentabelle, und genau das macht diese Umwandlung sinnvoller als reinen Text zu verschicken. Benannte Absatzformate kommen als Formatvorlagen an, nicht als reine Direktformatierung, Überschriften bleiben Überschriften. Tabellen behalten Zellen, Rahmen und verbundene Bereiche, Listen ihre Nummerierung, Kopf- und Fußzeilen, Seitennummerierung, Fußnoten, Hyperlinks und das Seitenlayout haben alle eine direkte Entsprechung.

Die Arbeit übernimmt LibreOffice selbst — dasselbe Programm, das die ODT-Datei ursprünglich geschrieben hat, liest sie wieder ein und schreibt einen Filter, den es seit zwei Jahrzehnten pflegt. Was keine Version von RTF kann, ist eine Schriftart mitzuschicken: Sie wird nur benannt, und fehlt sie beim Empfänger, ersetzt dessen Programm sie durch etwas anderes.

Das ist der Fehler, den Menschen tatsächlich erleben, und er passiert leise. In Writer ist ein Inhaltsverzeichnis ein Feld, das sich aus den Überschriften neu erzeugt; in der RTF-Datei wird daraus die Liste an Überschriften und Seitenzahlen, die es genau im Moment der Umwandlung enthielt. Dasselbe gilt für Querverweise, Seitenzahlen und jedes Datum, das sich bisher selbst aktualisiert hat.

Deshalb kommt die Reihenfolge vor der Umwandlung: Inhaltsverzeichnis aktualisieren, alle Felder neu berechnen lassen und die Seitenzahlen in Writer prüfen — was in diesem Moment auf dem Bildschirm steht, bekommt die Gegenseite dauerhaft. Wird das Dokument am anderen Ende noch bearbeitet und zurückgeschickt, lohnt sich der Hinweis, dass das Inhaltsverzeichnis die Änderungen nicht mehr mitverfolgt.

RTF hat keinen Platz für Programmcode jeder Art, deshalb reisen an das Dokument gehängte LibreOffice-Basic-Makros nicht mit. Für die meisten Dokumente ist das ohne Bedeutung, gelegentlich sogar erwünscht — manche verwalteten Rechner behandeln makrofähige Dateien nach Richtlinie als potenziell ausführbaren Inhalt, und eine ohne Makros ist unauffälliger.

Anders liegt der Fall, wenn ein Makro beim Öffnen tatsächlich etwas erledigt hat: ein Aktenzeichen eintragen, ein Datum setzen, einen Wert aus einer Datenquelle einfügen. Die RTF-Datei ist dann eine Momentaufnahme, keine funktionierende Kopie — schlechter als ein offensichtlich fehlerhaftes Dokument, weil sie richtig aussieht, ohne es zu sein.

Beide beantworten "die Gegenseite hat nichts installiert", aber unterschiedliche Fragen. Ein PDF, wenn das Layout genau so aussehen muss, wie es gesetzt wurde, wenn niemand etwas verändern soll und Lesen die ganze Aufgabe ist — jedes Gerät, auch jedes Telefon, liest PDF, und nichts verschiebt sich.

Eine RTF-Datei dann, wenn die Gegenseite tatsächlich etwas bearbeiten und zurückschicken soll. Das ist der schmale Bereich, in dem Rich Text die richtige Wahl ist. Realistisch bleiben lohnt sich beim Rücklauf: WordPad beherrscht nur einen Bruchteil dessen, was Writer kann, und ein Dokument, das diesen Weg hin und zurück nimmt, ist zweimal durch einen verlustbehafteten Filter gelaufen.

Nicht im Browser, sondern auf dem Server — die Umwandlung zwischen zwei Textverarbeitungsformaten braucht eine vollständige Bürosoftware, und das steht hier offen statt verschwiegen. Die Datei reist verschlüsselt zu einem Container, der LibreOffice im Hintergrund ausführt und ohne eigenen Zugang zum offenen Internet arbeitet.

Jeder Auftrag bekommt ein eigenes Arbeitsverzeichnis und ein eigenes LibreOffice-Profil — zwei parallele Prozesse mit demselben Profil würden es beschädigen, was sich als Auftrag zeigt, der nie zurückkommt statt als klare Fehlermeldung. Das Verzeichnis wird nach Abschluss gelöscht, ganz gleich wie der Auftrag ausging. Der kostenlose Tarif nimmt 25 MB je hochgeladener Datei an, gemessen an dem, was hochgeht — die RTF-Datei kommt am Ende meist größer zurück.

Die RTF-Datei am besten in der einfachsten verfügbaren Software prüfen statt in Writer. Writer stellt sein eigenes Ergebnis makellos dar und verrät dabei nichts über den tatsächlichen Fall — WordPad zeigt, was ein einfacher Betrachter aus dem Dokument macht, und das kommt dem, was ein Mitglied ohne eigene Bürosoftware zu sehen bekommt, deutlich näher.

Zuerst die Tabellen prüfen, dann Bilder und frei platzierte Textrahmen, zuletzt das Inhaltsverzeichnis, um die erstarrten Seitenzahlen zu bestätigen. Bei mehreren Dokumenten reicht es, eines gründlich zu kontrollieren und die übrigen zu überfliegen — die Fehlerquellen liegen in den verwendeten Konstrukten, nicht in einzelnen Dateien. Die ODT-Datei bleibt dabei die Hauptversion, denn nur sie trägt die lebenden Felder und die Formatvorlagen noch vollständig.