ODS in XLSX umwandeln

Mehrere deutsche Verwaltungen haben in den letzten Jahren OpenDocument zum Standard erklärt, Schleswig-Holstein am sichtbarsten, mit LibreOffice als vorgeschriebener Bürosoftware. Das ist eine vernünftige Entscheidung für die Behörde selbst — und sie ändert nichts daran, dass die Steuerberatung, die Hausbank oder die Fördermittelstelle draußen weiterhin ausschließlich .xlsx entgegennimmt.

Für alles, was den eigenen Rechner verlässt, entscheidet also nicht die eigene Software-Politik, sondern die Gegenstelle. Ein Haushaltsplan, eine Kostenaufstellung für einen Zuwendungsbescheid oder eine Anlage zur Steuererklärung, die als ODS ankommt, wird bei vielen Empfängern gar nicht erst geöffnet, sondern mit der Bitte zurückgeschickt, sie „bitte als Excel" zu senden.

Calc speichert selbst als .xlsx, mit derselben Engine, die hinter dieser Seite läuft — wenn das Programm ohnehin offen ist, ist Speichern unter der schnellste Weg, und das kostet diese Seite ehrlich eine Umwandlung.

Der andere Fall ist der häufigere: ein dienstlich gesperrtes Gerät ohne Installationsrechte, ein Tablet im Bürgeramt, ein Kollege, dessen Notebook nur Office kennt, oder dreißig Kostenaufstellungen, bei denen jede einzeln öffnen, speichern und den Dialog wegklicken tatsächlich einen Nachmittag kostet. Für genau diese Fälle läuft hier dieselbe LibreOffice-Engine auf einem Server, statt auf dem eigenen Rechner.

Ein gewöhnliches Arbeitsblatt. Blattnamen und ihre Reihenfolge bleiben erhalten, Formatierung, Spaltenbreiten und Zeilenhöhen kommen mit, fixierte Bereiche und Druckbereiche überstehen die Umwandlung, benannte Bereiche lösen sich weiter auf. Die Datei stammt von einer vollständigen Office-Engine, deshalb öffnet Excel sie ohne Reparaturhinweis und ohne die gelbe Warnleiste, die ein Anhang sonst auslöst.

Das ist mehr wert, als es zunächst klingt. Bei einer Sachbearbeitung, die täglich Dutzende Anlagen öffnet, entscheidet eine solche Warnung oft darüber, ob die Anlage überhaupt genau angeschaut oder erst einmal zur Seite gelegt wird — und bei einer Anlage zu einem Förderantrag mit knapper Frist ist das die Verzögerung, die am Ende zählt.

Die Umwandlung schreibt jeden Ausdruck aus der OpenDocument-Formelsprache in die Excel-Syntax um, und die Werte bleiben lebendig: Wer die Datei bekommt, kann einen Eingabewert ändern und die Summe wandert mit — meist der eigentliche Grund, warum überhaupt ein Arbeitsblatt statt eines PDFs verschickt wird.

Rechenoperationen, Aggregation, Nachschlagefunktionen, Bedingungen, Textverarbeitung und Datumsfunktionen haben durchgehend eine direkte Entsprechung. Arrayformeln und Bezüge auf eine andere Arbeitsmappe verdienen einen zweiten Blick, weil sie an Kontext hängen, der nicht mitreist — ein Link auf eine Tabelle auf dem eigenen Rechner funktioniert bei dir tadellos und zeigt beim Empfänger auf nichts.

LibreOffice bringt Funktionen mit, die weder im OpenDocument-Formelstandard noch in Excel stehen. Beim Export wird eine solche Formel unter einem mit Namensraum versehenen Bezeichner geschrieben, den Excel nicht auflösen kann, und die Zelle zeigt einen Namensfehler statt eines plausiblen falschen Werts.

Das ist der gute Fehlerfall: ein Fehler ist sichtbar, ein still falscher Wert wäre es nicht. Vor dem Versand lohnt sich deshalb ein Blick auf Fehlerzellen im umgewandelten Ergebnis. Für eine Kostenaufstellung, die eine Förderstelle prüfen will, reicht danach oft auch, die Spalte als reine Werte einzufügen — die Zahlen müssen stimmen und nachvollziehbar sein, nicht rechnend bleiben, und eine Wertespalte kann auf der Empfängerseite gar nicht mehr kaputtgehen.

Eine Zahl bleibt in beiden Formaten eine Zahl, an den zugrunde liegenden Werten ändert sich nichts. Was sich ändert, ist die Anzeige: Währungssymbol, Tausendertrennzeichen, Dezimalkomma oder -punkt und die Reihenfolge von Tag und Monat richten sich nach den Windows- oder Excel-Einstellungen auf dem Rechner, der die Datei öffnet.

Das sorgt bei einer grenzüberschreitenden Zusammenarbeit am zuverlässigsten für Verwirrung. Wer die Datei an eine Stelle im Ausland schickt, sollte Datumsangaben eindeutig schreiben und die Währung im Spaltenkopf benennen statt sich auf das Symbol zu verlassen. Teuer wird es beim Dezimaltrennzeichen: 1,500 als eintausendfünfhundert eingetragen, auf einer anders eingestellten Maschine als eins Komma fünf gelesen — an der Datei ist nichts falsch, und niemand warnt davor.

Diagramme übernehmen Typ, Datenreihen und Bezüge und übernehmen anschließend Excels eigene Optik — ein Balkendiagramm bleibt ein Balkendiagramm derselben Zahlen, nur vielleicht in einem anderen Blauton. Pivot-Tabellen bauen sich in der Regel gegen ihren Quellbereich neu auf. Bedingte Formatierung überlebt bei den gewöhnlichen Vergleichsregeln.

Nicht überlebt der ausgefallene Rand: ungewöhnlichere Diagrammtypen, manche Icon-Set-Regeln und alles, was an einer Calc-eigenen Funktion ohne Excel-Gegenstück hängt. Wenn das Arbeitsblatt eher betrachtet als weitergerechnet werden soll, lohnt sich zu überlegen, ob ein PDF des Diagramms neben der Arbeitsmappe eine Rückfrage weniger bedeutet.

Das typische Muster hier ist keine einzelne Datei, sondern ein Satz: die Jahresübersicht für zwölf Monate, eine Reihe von Abteilungsbudgets, ein Bündel Verwendungsnachweise, alle gleichzeitig fällig in dem Format, das das Formular vorschreibt. Den ganzen Ordner ablegen statt einzeln, jede Datei behält ihren Namen mit geänderter Endung, und am Ende kommt ein ZIP zurück.

Kontrolliert wird am besten die Datei mit den meisten Formeln, nicht die erste in der Liste — und wenn möglich in Excel selbst, weil eine Prüfung im Ursprungsprogramm wenig darüber aussagt, wie die Zielsoftware sie liest. Steht Excel nicht zur Verfügung, ist ein Testupload auf dem Förderportal die zweitbeste Prüfung; ein abgelehnter Testlauf zwei Tage vor der Frist ist eine Information und kein Rückschlag.

Nicht nur Behörden geraten in diese Situation. Ein gemeinnütziger Verein, der seine Kassenführung mit einer kostenlosen, ODF-basierten Vereinssoftware erledigt, muss die Jahresabrechnung trotzdem oft an eine externe Steuerberatung oder an eine Bank für den Kredit einer neuen Anschaffung weitergeben — und beide erwarten dort in aller Regel XLSX, unabhängig davon, wie gut die eigene Software mit ODS zurechtkommt.

Der Kassenwart, der ehrenamtlich arbeitet und selten täglich mit Tabellenkalkulationen zu tun hat, ist genau die Person, für die eine Umwandlung ohne Installation den größten Unterschied macht: kein Programm einrichten, keine Formatfragen klären, nur die fertige Datei dort abgeben, wo sie erwartet wird — und danach zur eigentlichen Vereinsarbeit zurückkehren.

Die Entscheidung für offene Formate ist in der deutschen Verwaltung selten eine spontane gewesen — sie folgt meist aus Vorgaben zur Herstellerunabhängigkeit, aus IT-Sicherheitsüberlegungen oder schlicht aus dem Wunsch, nicht dauerhaft an eine einzelne Lizenzpolitik gebunden zu sein. LibreOffice und ODF sind dafür die naheliegende Wahl, weil beide offen dokumentiert und ohne laufende Lizenzkosten einsetzbar sind.

Für die eigene Sachbearbeitung ist das folgenlos, solange alles intern bleibt. Sobald ein Dokument die Behörde verlässt, zählt aber nicht mehr die eigene IT-Strategie, sondern das, was am anderen Ende geöffnet werden kann — und genau an dieser Nahtstelle zwischen offener interner Politik und geschlossener externer Erwartung liegt der eigentliche Grund für diese Seite.

Diese Umwandlung läuft auf einem Server, nicht im eigenen Browser. Formeln zwischen zwei Tabellenkalkulationsformaten korrekt umzuschreiben, verlangt ein echtes Tabellenprogramm, und dafür gibt es keine browsergroße Bibliothek — die Datei geht deshalb über eine verschlüsselte Verbindung in einen Container, der LibreOffice im Hintergrund betreibt.

Dieser Container hat keinen eigenen Internetzugang. Jeder Auftrag bekommt ein eigenes Arbeitsverzeichnis, das mit Abschluss des Auftrags gelöscht wird, gleich wie er endet, und was nach sechzig Sekunden noch läuft, wird abgebrochen. Die freie Grenze liegt bei 25 MB je Datei.

Soll die Gegenstelle die Zahlen nur lesen, nimmt ein PDF jede Frage von dieser Seite auf einmal weg: keine Locale, keine Namensfehler, keine unterschiedlichen Versionsstände, und keine Gelegenheit, eine Zahl zu ändern und sie einem gegenüber als Original zu zitieren.

Ist die Gegenstelle ein System und keine Person, will dessen Import-Routine fast immer ein CSV der relevanten Tabelle, egal was das Upload-Formular über Excel behauptet. Ein XLSX gehört dorthin, wo tatsächlich ein Mensch die Datei öffnet und mit ihr als Arbeitsmappe weiterarbeitet — genau das ist der Fall, für den diese Seite gedacht ist.