Convertir DOCX a PDF

Un DOCX no describe cómo queda la página, sino qué hay en ella: este párrafo con esta tipografía, este espaciado, esta tabla. Dónde caen los saltos de línea lo decide el programa que abre el archivo, con las fuentes instaladas en ese ordenador.

Por eso un documento que en tu pantalla cabe justo en tres páginas llega a tres y media. Si falta la tipografía corporativa, Word pone otra con anchos de letra distintos y todo lo que viene después se desplaza. Un PDF no tiene ese problema porque ya lleva escrito dónde va cada carácter.

La conversión la hace LibreOffice, y la pieza que importa son las tipografías de reemplazo: para Arial, Times New Roman, Courier, Calibri y Cambria hay alternativas de métricas equivalentes. Métricas equivalentes significa que cada letra ocupa exactamente lo mismo, así que las líneas rompen donde rompían en Word.

Las tipografías poco comunes que no vengan incrustadas en el archivo se sustituyen, y ahí la maquetación sí puede moverse. Si tu documento se apoya en una fuente corporativa instalada solo en tu equipo, merece la pena revisar después las páginas donde el texto ya iba justo.

Casi todo en este sitio ocurre en tu navegador. Los documentos de oficina son la excepción: leer bien un DOCX significa ejecutar una suite ofimática completa, y eso no cabe en una pestaña.

El archivo viaja cifrado a nuestro servidor, se convierte, y el directorio de trabajo se borra en cuanto recoges el resultado. En el botón se indica de qué tipo es la conversión antes de que lo pulses, y en esta aparece porque es la verdad.

Viaja: el texto, los estilos de párrafo, las tablas, las imágenes, los encabezados y pies, la numeración de páginas, las notas al pie, el índice y los enlaces. El PDF contiene el documento tal como se imprimiría.

No viaja: las macros, los comentarios, el control de cambios y el texto oculto. En los tres primeros casos eso suele ser el objetivo — un PDF no ejecuta código, y lo que se discutió internamente no debería salir. Aun así, comprueba antes si quedan cambios pendientes de aceptar.

Un DOCX es un ZIP: el texto va comprimido y una imagen usada varias veces se guarda una sola vez. Un PDF tiene que registrar dónde se sitúa cada glifo en cada página e incrusta las tipografías que usa para verse igual en cualquier máquina. En un informe con mucho texto, solo esa incrustación añade unos cientos de kilobytes.

Ese es exactamente el trato que justifica el formato. Si el resultado tiene que caber bajo un límite de subida, comprime el PDF después en lugar de degradar el documento antes: el peso está casi siempre en las imágenes que lleva dentro.

Convertir un PDF de nuevo en DOCX se puede hacer, pero lo que recuperas es el aspecto y no la estructura. Los estilos de párrafo, los niveles de esquema y las tablas se reconstruyen a partir de la posición en la página, es decir, se deducen, y el resultado es un documento que se parece al original y por dentro está montado de otra manera.

Si todavía conservas el original de Word, sigue trabajando en él. El camino de vuelta está pensado para cuando el original ya no existe, y ahí resulta muy útil, pero no sustituye a un control de versiones.

Tres cosas merecen un vistazo: si quedan cambios registrados por aceptar, si hay comentarios en el documento que no deberían salir, y si campos como la fecha o la ruta del archivo se actualizan solos.

Los comentarios y los cambios no pasan al PDF, pero quien no lo sabe a veces envía después el archivo de Word por precaución. Y la ruta del archivo en un pie de página es uno de los sitios donde con más frecuencia se escapa un directorio interno.

Las propiedades del documento —autor, empresa, tiempo de edición— sí viajan al PDF. Si eso molesta, en este mismo sitio hay una página dedicada a quitarlas.