Was ist eine PPTX-Datei?

PPTX ist ein Behälter: eine Hülle für Ströme, die etwas anderes kodiert hat. Eingesetzt wird es für die Bearbeitung.

Die Endung lautet .pptx, der volle Name PowerPoint Presentation. Beides sagt weniger aus als das, was die Datei halten kann — und davon handelt der Rest dieser Seite.

Microsoft hat es 2007 veröffentlicht. Die Spezifikation ist ECMA-376.

Das Alter ist aus einem praktischen Grund interessant: je älter ein Format, desto mehr Programme hatten Zeit, es zu lernen.

Sie ist vollständig veröffentlicht, das Format lässt sich also aus dem Dokument umsetzen statt durch Nachsehen. Deshalb taucht es in so vielen Programmen auf, und deshalb gehen Dateien von vor zwanzig Jahren heute noch auf. Veröffentlicht heißt allerdings nicht lizenzfrei: Wo ein Format einen Codec einpackt, ist die Patentfrage eine eigene, die der Standard nicht mitbeantwortet.

Eine PPTX-Datei ist nicht auf eine Seite beschränkt. Beim Umwandeln in etwas, das es ist, zählt das: Eine Umwandlung ergibt eine Datei mit genau einer Seite — der ersten, sofern sich die Seite nicht auswählen lässt.

PPTX kann keinen ausführbaren Code mitführen. Deshalb lassen Mailserver und Dokumentenportale es durch, wo sie den makrofähigen Zwilling anhalten.

PPTX enthält eine Präsentation: eine Folie je Bildschirm, auf einen Beamer zugeschnitten und nicht auf Papier.

Daraus folgt, wie es sich umwandeln lässt: eine Seite je Folie, mit flachgelegten Animationen — eine Seite kann nicht in Etappen erscheinen.

Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress und Keynote lesen es, und die meisten Programme derselben Art ebenfalls.

Wenn eine Datei nicht aufgeht, liegt es selten am Format — häufiger daran, dass das Programm älter ist als das Format. Die Umwandlung in etwas Älteres ist der verlässliche Weg daran vorbei, und dafür gibt es den Rest dieser Website.

Kein Browser liest es.

Das ist der häufigste Grund, es umzuwandeln: nicht dass das Format schlecht wäre, sondern dass die Stelle, an der die Datei erscheinen soll, es nicht lesen kann.

PPTX ist zum Öffnen und Ändern gedacht. Behalte die Datei in diesem Format, solange die Arbeit läuft, und exportiere daraus, wann immer eine fertige Fassung gebraucht wird.

PPTX ist ein Office-Open-XML-Paket: ein ZIP-Archiv mit einer XML-Datei je Folie, weiteren für Master und Layouts, einer Beziehungsdatei, die festhält, was worauf verweist, und einem Medienordner mit jedem Bild, Video und Ton.

Dieser Aufbau erklärt fast das gesamte Verhalten des Formats. Er ist der Grund, warum eine Präsentation mit vierzig Folien schnell öffnet — nur das Nötige wird gelesen. Er ist der Grund, warum die Dateigröße dem Medienordner folgt, nicht der Folienzahl. Und er ist der Grund, warum eine defekte Präsentation oft rettbar ist: Die Bilder liegen in voller Auflösung als Datei im Archiv.

Eine Präsentation hat Folienmaster, jeder mit mehreren Layouts, und jede Folie ist eine Instanz eines Layouts. Ändert man den Master, folgen alle Folien. Das ist der Mechanismus, und genau er wird meist bekämpft statt genutzt.

Das Symptom kennt jeder: eine Überschrift, die wieder zur falschen Schrift springt, ein Logo, das auf Folien erscheint, auf denen es niemand hingesetzt hat, eine Farbe, die immer wieder zurückspringt. Das alles ist der Master, der sich gegen lokale Formatierung durchsetzt. Folie für Folie zu korrigieren ist der langsame Weg; den Master zu ändern ist der schnelle, und er verhindert auch, dass das Problem zurückkehrt.

Verwandtes Durcheinander entsteht beim Einfügen von Folien zwischen Präsentationen. Eine eingefügte Folie bringt ihren eigenen Master mit, sodass eine zusammengeführte Präsentation Master anhäuft und die Designauswahl mit fast identischen Einträgen vollläuft. Einfügen mit „Zieldesign verwenden" verhindert das.

Praktisch immer die Bilder. Ein vom Handy eingefügtes Foto ist mehrere tausend Pixel breit und wird in voller Auflösung gespeichert, obwohl es in Postkartengröße angezeigt wird, und zwanzig solche Fotos ergeben eine Präsentation, die niemand mehr verschicken kann.

PowerPoint hat eine Bildkomprimierungsfunktion, die auf die tatsächlich benötigte Auflösung verkleinert und weggeschnittene Bereiche verwirft — die zweite Überraschung, denn Zuschneiden in PowerPoint verbirgt den Rest des Bildes, statt ihn zu entfernen. Eine Präsentation kann also Fotos enthalten, die niemand sehen kann, in voller Größe, und in einer vertraulichen Präsentation ist das nicht nur ein Größenproblem, sondern auch ein Datenschutzproblem.

Video und Ton können in die Datei eingebettet oder mit einer Datei auf der Festplatte verknüpft sein. Verknüpfte Medien stecken nicht in der Präsentation, sodass ein Vortrag, der auf dem eigenen Rechner tadellos läuft, auf jedem anderen stumme Lücken hat — der klassische Ausfall zehn Minuten vor dem Vortrag.

Selbst eingebettete Medien hängen davon ab, dass der Codec dort verfügbar ist, wo die Präsentation geöffnet wird. Für einen Vortrag, den man nicht selbst hält, ist die verlässlichste Lösung, ein PDF zu schicken und ein Video getrennt bereitzustellen, oder vom eigenen Laptop aus zu präsentieren. Kein Präsentationsformat garantiert, dass ein Video auf einem fremden Rechner läuft.

Eine Folie hat keinen Fließtext-Umbruch, der eine ersetzte Schrift auffängt. Eine Präsentation auf einem Rechner ohne die passende Schrift geöffnet, und jedes Textfeld ist mit anderen Zeichenbreiten gesetzt — Überschriften brechen auf eine zweite Zeile um, Bildunterschriften laufen über, sorgfältig ausgerichtete Elemente stimmen nicht mehr.

PowerPoint kann Schriften einbetten, was das behebt und die Datei vergrößert, und davon abhängt, ob die Lizenz der Schrift das erlaubt. Die Alternative ist, sich an Schriften zu halten, die überall vorhanden sind, oder zu akzeptieren, dass eine weitergereichte Präsentation anders aussehen kann. PDF erübrigt die Frage vollständig, weshalb es das Richtige ist, wenn etwas fertig ist.

PPT ist das binäre Format, das PowerPoint bis 2007 schrieb. Alles, was noch darin vorliegt, lohnt eine Umwandlung: PPTX ist kleiner, weil komprimiert, ein dokumentierter Standard statt eines rückentwickelten Binärformats, und kann nicht die alten Makroviren tragen, die PPT-Dateien zum Sicherheitsproblem machten.

ODP ist die OpenDocument-Entsprechung, die native Präsentationsform von LibreOffice Impress. Die Umwandlung in beide Richtungen bewältigt Text, Layout, Bilder, Tabellen und Diagramme gut; Animationen und Übergänge werden näherungsweise übertragen oder verschwinden, und eingebettete Medien sind der unzuverlässigste Teil. Nutzt die Empfängerin Impress und will bearbeiten, ODP schicken — sonst PPTX, weil damit fast jeder umgehen kann.

In .zip umbenennen und öffnen: Jedes Bild liegt in voller Auflösung in einem Medienordner, deutlich besser als eine Folie abzufotografieren, und der Folientext steht als lesbares XML da. Das funktioniert auch dann, wenn PowerPoint eine beschädigte Datei nicht öffnet, und ist der erste Rettungsweg, den man versuchen sollte.

Für die Weitergabe zählen die Exportoptionen mehr, als sie genutzt werden. Notizenseiten erzeugen ein Dokument mit jeder Folie über ihren Referentennotizen, die richtige persönliche Vorlage für einen Vortrag. Handzettel setzen mehrere Folien auf eine Seite zum nachträglichen Verteilen. Und der PDF-Export ist der, der garantiert, dass die Empfängerin sieht, was der Vortragende sah.