ODP naar PDF omzetten

Meer dan een document en meer dan een rekenblad, want een dia heeft geen reflow om een verschil op te vangen. Open een presentatie op een machine zonder het gebruikte lettertype en elk tekstvak krijgt een vervanger met andere breedtes: koppen springen naar een tweede regel, bijschriften lopen over hun kader heen.

Een PDF neemt die hele categorie problemen weg. De opmaak wordt eenmalig berekend op je eigen machine en de lettertypen reizen mee in het bestand, dus wat het publiek ziet is wat jij zag, ook op een zaallaptop die je nog nooit hebt aangeraakt.

Alles wat beweegt. Animaties, opbouwen en overgangen hebben geen vertaling op een gedrukte pagina, dus een dia die vier opsommingstekens na elkaar toonde, komt met alle vier tegelijk zichtbaar aan. Ingesloten video en audio worden helemaal niet meegenomen.

Dat is geen tekortkoming van de omzetting; een PDF-pagina heeft geen tijdlijn. Draagt een opbouw echt de boodschap, dan is de gangbare oplossing de dia bij elke stap te dupliceren, zodat de PDF één pagina per stap krijgt.

Een diagram in Impress is opgebouwd uit vormen, en PDF beschrijft vormen ook, dus diagrammen worden als vectoren weggeschreven: aslijnen blijven één pixel breed, ook op vierhonderd procent, en labels blijven scherp op een scherm dat veel groter is dan waarop ze zijn gemaakt.

Dat is het verschil tussen een presentatie die een projectie overleeft en een die zacht oogt zodra hij de laptop verlaat. Het is ook waarom dia’s als losse afbeeldingen exporteren en die tot een PDF samenvoegen — wat mensen soms doen — een slechtere route is dan de presentatie rechtstreeks omzetten.

De dia-indeling is één volledige pagina per dia, en dat is wat deze omzetting oplevert — geen instelling om te kiezen. Dat is wat je projecteert of als publieksversie meestuurt.

De notitie-indeling zet elke dia boven de eigen spreeknotities, handig voor jezelf achter het spreekgestoelte. De handout-indeling zet meerdere dia’s op een pagina, om achteraf te verspreiden. Beide komen uit Impress’ eigen PDF-export, niet van hier — een deck dat dat nodig heeft is een klus voor de machine waarop het is gemaakt.

Stuur de PDF, tenzij expliciet om iets bewerkbaars wordt gevraagd. Het bestand kan geen lettertype kwijtraken, geen codec missen en opent op elke machine in elke zaal.

Bewaar de ODP als je eigen werkkopie. Hangt de presentatie af van video, animatie of iets wat moet bewegen, neem dan je eigen laptop mee — geen formaat garandeert dat een video afspeelt op een machine die je nog nooit hebt gezien, en een PDF probeert dat eerlijk gezegd ook niet.

De omzetting draait op een volledige kantoormotor met metrisch compatibele vervangers voor de gangbare Microsoft-lettertypen — verdedigbaar voor Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri, Cambria of ingesloten lettertypen, en voor niets daarbuiten wordt stilzwijgend iets anders gebruikt met bijbehorende reflow.

Eenmaal in de PDF zijn de lettertypen ingebed en is de kwestie definitief gesloten: een presentatie die dit heeft doorlopen, kan niet meer breken door de machine waarop hij wordt geopend.

Kantoorformaten hebben een echte kantoormotor nodig, dus dit draait — anders dan de beeldconversies op deze site — op een server. De presentatie reist over een versleutelde verbinding, wordt omgezet in een geïsoleerde omgeving zonder route naar het internet, en de werkbestanden worden meteen na afloop verwijderd.

De gratis grens is 25 megabyte, wat bij een presentatie meestal wordt bepaald door de afbeeldingen. Een deck vol foto’s op volledige resolutie van een telefoon raakt die grens snel; de foto’s eerst comprimeren in Impress is de snelste manier om eronder te komen.