PPT naar PPTX omzetten

Deze omzetting is voor een presentatie met een toekomst, niet voor eentje die wordt weggelegd. Een cursus wordt vernieuwd voor een nieuwe lichting, een collegereeks wordt overgenomen, een congressjabloon of verkooppresentatie wordt weer gebruikt — de inhoud is de moeite waard om te bewaren en moet bewerkbaar blijven.

Wat mensen tegenhoudt is zelden PowerPoint zelf, dat een .ppt gewoon nog opent. Het zit in wat eromheen staat: een blokkeringsbeleid, een mailfilter, een uploadformulier dat alleen .pptx toelaat, of Teams en Google Slides die het oude formaat nooit hebben ondersteund.

PPT dateert uit 1990 en is een OLE compound file: een klein bestandssysteem in een bestand, met genoemde streams voor de dia’s, het master en eventueel het VBA-project. Alles ligt onbewerkt opgeslagen en is ondoorzichtig zonder een bibliotheek die het begrijpt.

PPTX is van 2007 en gestandaardiseerd als ECMA-376: een ZIP-archief met XML, met een deel per dia, delen voor masters en lay-outs, een thema en de afbeeldingen als losse bestanden in een mediamap. Dat is ook waarom het bestand meestal kleiner is — XML comprimeert uitstekend.

De inhoud van de presentatie: tekst, titels, opsommingsniveaus en hun opmaak; vormen met hun vulling, lijnen en positie; tabellen; afbeeldingen; masters en lay-outs; sprekersnotities; hyperlinks; koppen, voetteksten en dia-nummering.

Het werk gebeurt door LibreOffice, dat het binaire formaat als volwaardig filter leest en PPTX als volwaardig filter schrijft, met metrisch compatibele vervangers voor Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri en Cambria — belangrijk op een dia, die niet herformatteert zoals een document.

Een .pptx mag geen VBA-project bevatten. Microsoft splitste de extensies in 2007 precies om software een bestand met code te laten onderscheiden van een dat er geen heeft, en een macropresentatie moet als .pptm worden opgeslagen.

Bij een oude binaire presentatie is dat vrijwel altijd een voordeel. Macro’s waren zelden meer dan een navigatiehulpje, en hetzelfde effect is nu te bereiken met hyperlinks en actie-instellingen zonder enige code.

Het binaire formaat kon een levend object uit een ander programma insluiten: een grafiek uit Excel 97, een vergelijking uit Microsoft Equation 3.0, een organigram uit een tool die inmiddels verdwenen is. Zulke objecten arriveren als afbeelding.

Dat oogt correct op de dia, maar dubbelklikken opent niets meer. Moet een grafiek bijgewerkt worden met nieuwe cijfers, dan moet die als native PowerPoint-grafiek opnieuw gebouwd worden — beter nu ontdekt dan op de ochtend van de presentatie.

PowerPoint 2007 verving de animatie-engine, en dat is de grootste bron van verschil in deze omzetting. Eenvoudige effecten hebben een directe tegenhanger: verschijnen, vervagen, wissen en de standaardovergangen.

Aangepaste animatie uit de 2003-interface is waar het losser wordt — bewegingspaden, ketens met vertraging, effecten op individuele grafiekreeksen. Doorloop de presentatie eenmaal in presentatiemodus na het omzetten; dat is de enige controle die precies test wat er echt kan breken.

Een document herformatteert, een dia niet. Is een vervangend lettertype iets breder, dan schuift een alinea in Word gewoon een regel verder; een titel op een dia loopt over de rand van het vak, over een afbeelding, of van de dia af.

De metrisch compatibele vervangers dekken de gangbare Microsoft-lettertypes, maar niet een gelicentieerd merklettertype of iets ooit gedownload en vergeten. Bekijk de titels op elke dia, niet alleen de eerste drie.

Op de server, niet in de browser — het lezen van een binair PowerPoint-bestand vraagt een echte kantoormotor. Het bestand gaat via een versleutelde verbinding naar een container die LibreOffice zonder scherm draait en geen eigen internettoegang heeft.

Elke taak krijgt een eigen scratchmap en profiel, verwijderd zodra de taak eindigt. Alles dat na zestig seconden nog draait wordt beëindigd. De gratis laag accepteert 25 MB per bestand.

Doorloop de dia-sorteerweergave eerst, die toont alle dia’s tegelijk en maakt de twee gangbare fouten meteen zichtbaar: overlopende tekst en een voormalig object dat op de verkeerde grootte is beland.

Presenteer daarna eenmaal van begin tot eind — dat is de enige manier om animatie en overgangen te testen. Bewaar het originele .ppt tot de nieuwe versie eenmaal gepresenteerd is.