PPTX naar ODP omzetten

De meeste omzettingen vanuit een presentatie eindigen in een PDF, en een PDF is een besluit dat de presentatie af is. Deze is het tegenovergestelde: wat terugkomt is een werkende presentatie, met bewerkbare vormen, echte tekstvakken, verplaatsbare afbeeldingen en dia's die je kunt herschikken.

Dat verandert wat als succes telt. Niemand controleert of een PDF de juiste plaatshouder gebruikte, want niemand gaat er ooit in typen. Hier telt het wel — een titel moet nog steeds een titelplaatshouder zijn en geen zwevend vak dat toevallig op dezelfde plek staat, anders ontdekt de volgende persoon die een ontwerp toepast dat de helft van de dia's het negeert. Het onderscheid is onzichtbaar op het scherm en bepaalt hoeveel werk de presentatie de rest van zijn bestaan kost, en daarom besteedt deze pagina tijd aan structuur in plaats van aan hoe de dia's er bij het eerste openen uitzien.

PowerPoint koppelt een reeks lay-outs aan één diamaster: titeldia, titel en inhoud, vergelijking, leeg, en eventuele aangepaste lay-outs die een sjabloonmaker toevoegde. Impress werkt met een master per ontwerp en geen vergelijkbare hiërarchie eronder, dus de twee structuren sluiten niet netjes op elkaar aan.

In de praktijk komt een omgezette presentatie aan met meerdere masters waar het origineel één master en zes lay-outs had. De dia's zien er goed uit, en de nette relatie ertussen is weg. Voor een presentatie die je jarenlang gaat onderhouden is dat tien minuten waard: beslis welke masters je echt nodig hebt, voeg samen, en pas opnieuw toe, in plaats van een zevende master toe te voegen bij de eerste dia die je invoegt. Doe het voor de eerste bewerking, niet erna. Dia's toewijzen aan een opgeruimde set masters is een klein klusje op een presentatie die niemand heeft aangeraakt en een echt vervelend klusje op een presentatie waar drie mensen al een semester aan toevoegen.

PowerPoint-thema's zijn indirectie. Een vorm is niet blauw; het is accent één, en het thema bepaalt wat accent één op dit moment betekent, wat waarom een thema wisselen een hele presentatie in één keer herstijleert. OpenDocument heeft geen identiek mechanisme, dus de omzetting lost de verwijzingen op en schrijft de concrete waarden.

De presentatie ziet er dus precies hetzelfde uit en heeft het vermogen verloren om in één handeling herkleurd te worden. Is het bestand een sjabloon dat een team per klant of per campagne herstijleert, dan is dit het verlies dat het meest telt, en het is het argument om het ontwerp in Impress opnieuw op te bouwen in plaats van het te importeren. Voor een presentatie die elk kwartaal alleen nieuwe cijfers krijgt, kost het niets: de kleuren kloppen en zijn niet meer wisselbaar, en niemand was van plan ze te wisselen.

SmartArt is een PowerPoint-functie die een diagram genereert uit een lijst en het opnieuw indeelt zodra de lijst verandert. Er is geen OpenDocument-equivalent, dus komt wat overgaat het weergegeven resultaat: een groep vormen met tekst erin, of soms een afbeelding.

De dia klopt en de machinerie is weg. Een zevende vak toevoegen aan een proces van zes vakken herbalanceert het diagram niet meer, en er is geen overzichtspaneel eronder om te bewerken. Voor een presentatie die herzien gaat worden is het de moeite waard de SmartArt-dia's vroeg te vinden en te beslissen of je ze nu als eigen vormen herteken in plaats van er later mee te vechten. Ze zijn makkelijk te herkennen: een diagram waarvan alle vakken exact even groot en gelijkmatig verdeeld zijn, is vrijwel zeker gegenereerd in plaats van getekend, en handgemaakte diagrammen hebben de kleine onregelmatigheden die ze verraden.

De overzichtsweergave is hoe een lange presentatie echt herstructureerd wordt — punten promoveren, degraderen en herschikken zonder één dia aan te raken. Het werkt alleen op tekst die in titel- en inhoudsplaatshouders staat, niet op zwevende tekstvakken die er op het scherm identiek uitzien.

Omzetten bewaart dat onderscheid meestal, maar het is het eerste om te checken op een presentatie die je gaat herwerken: open het overzicht en kijk of je dia's erin staan. Ontbreekt een reeks dia's eraan, dan zit hun tekst in losse vakken, en de snelste oplossing is meestal de koppen opnieuw intypen in echte plaatshouders. Ook bij een presentatie van dertig dia's is dat de moeite waard. Het overzicht is ook wat toegankelijkheidshulpmiddelen en exportroutines lezen, dus een presentatie waarvan de tekst in losse vakken zit, leest als leeg voor alles wat geen mens is die ernaar kijkt.

Een grafiek geplakt vanuit een spreadsheet kan aankomen als een bewerkbare Impress-grafiek met de data erachter, of als een afbeelding, afhankelijk van hoe hij oorspronkelijk ingesloten werd. Tabellen overleven normaal als tabellen met hun cellen intact. Ingesloten werkbladen zijn het minst voorspelbare geval.

De check is snel: klik elke grafiek in de omgezette presentatie aan en kijk of de data geopend kan worden. Kan dat, dan is de presentatie volledig te onderhouden. Kan het niet, noteer dan waar de onderliggende cijfers wonen voordat de originele PPTX ergens wordt weggelegd waar niemand hem terugvindt, want een grafiek zonder data erachter is een afbeelding en moet helemaal opnieuw gemaakt worden. De gewoonte die de moeite waard is voor een presentatie die je nu bezit: houd de cijfers in een spreadsheet ernaast in plaats van erin. Grafieken ingesloten in dia's zijn de meest voorkomende reden dat een presentatie door niemand behalve de maker bijgewerkt kan worden.

Diategst is uitgelijnd op zijn vak, dus een vervangen lettertype met andere metrieken herstroomt niet alleen een alinea — het duwt een titel naar twee regels en over de subtitel eronder. De gevolgen zijn direct zichtbaar, wat tenminste beter is dan een document waar hetzelfde probleem op pagina negen verstopt zit.

De omzettingsmachine draagt metrisch-compatibele vervangers voor Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri en Cambria, plus DejaVu en Noto voor bredere dekking. Presentaties in die lettertypen houden hun spatiëring. Gebruikt het ontwerp een gelicentieerd bedrijfslettertype, installeer dat dan lokaal voordat je de ODP opent, want de presentatie noemt het lettertype en bevat het niet.

Verschijn- en verdwijneffecten, nadruk, en dia-overgangen bestaan in beide programma's en de gangbare komen door. Wat niet netjes overgaat zijn de uitbundige gevallen: bewegingspaden, geketende triggers, effecten getimed op een mediaclip, en alles waarvan het gedrag afhing van een PowerPoint-specifieke optie.

De enige betrouwbare test is de presentatie afspelen in plaats van naar de dia's te kijken, want een mislukte animatie laat op een stilstaande dia geen zichtbaar spoor achter. Doe dat eenmaal, in Impress, voordat je het voor het eerst voor een publiek moet doen.

Omzetten tussen twee presentatieformaten heeft een presentatieprogramma nodig, dus draait dit paar op een server in plaats van in je browser. Het bestand reist over een versleutelde verbinding naar een container met LibreOffice headless, en de pagina zegt dat expliciet in plaats van te suggereren dat alles hier op je eigen machine blijft.

De container kan geen uitgaande verbindingen openen. Elke taak krijgt zijn eigen scratch-map en zijn eigen LibreOffice-profiel, en die map wordt verwijderd zodra de taak klaar is, ongeacht het resultaat; een taak die na zestig seconden nog draait wordt beëindigd. De gratis grens is 25 MB per bestand, wat presentaties eerder bereiken door foto's en ingesloten video dan door het aantal dia's.

Is de presentatie niet die van jou om te onderhouden — je kreeg hem om te lezen, te beoordelen, of eenmaal te presenteren — dan levert omzetten niets op en kost het de hierboven beschreven structuur. Impress opent een PPTX rechtstreeks en toont hem daarvoor prima.

Zet om wanneer je het bestand overneemt: je gaat het herhaaldelijk bewerken, het moet in een open formaat bewaard worden, of de organisatie heeft geen PowerPoint-licenties. Dat is een beslissing over eigenaarschap en niet over compatibiliteit, en het is de enige die het opruimwerk rechtvaardigt dat deze omzetting van je vraagt.