PPT in PPTX umwandeln

Diese Umwandlung ist für einen Foliensatz gedacht, der eine Zukunft hat und nicht bloß archiviert werden soll. Eine Lehrkraft übernimmt ein Modul und findet die alten Referate der Vorgängerin als .ppt. Eine betriebliche Schulungsreihe wird für einen neuen Jahrgang aufgefrischt, und die Grundstruktur passt noch. Eine technische Zeichnung, die 2004 jemand sorgfältig angelegt hat, soll niemand neu erstellen müssen. Der Inhalt lohnt die Bearbeitung, und das schließt ein PDF aus.

Woran es meist scheitert, ist selten PowerPoint selbst — das Programm öffnet eine .ppt-Datei nach wie vor, sofern eine IT-Abteilung das nicht ausdrücklich gesperrt hat. Es ist alles drumherum: eine Sicherheitsrichtlinie, die alte Formate blockiert, ein Mailgateway, ein Uploadformular in Moodle oder ILIAS, das nur .pptx listet, ein Kollaborationswerkzeug, das die alte Endung nie unterstützt hat. Einmal umzuwandeln bringt den Foliensatz auf einen Schlag mit allem davon in Einklang.

PPT stammt aus dem Jahr 1990 und gilt in der Registrierung als veraltet, binär strukturiert. Es handelt sich um eine OLE-Compound-Datei: ein kleines Dateisystem innerhalb einer Datei, mit benannten Datenströmen für die Folien, die Vorlage, eingebettete Objekte und, falls vorhanden, das VBA-Projekt. Alles liegt unkomprimiert vor, und die Struktur bleibt ohne eine Bibliothek, die sie versteht, undurchsichtig.

PPTX stammt aus dem Jahr 2007 und ist als ECMA-376 standardisiert — ein ZIP-Archiv voller XML, ein Teil je Folie, weitere Teile für Vorlagen und Layouts, ein Thema, ein Beziehungsgraph und die Bilder als gewöhnliche Bilddateien in einem Medienordner. Man kann eine solche Datei entpacken und lesen, was mehr bedeutet, als es klingt: Ein fehlerhafter Foliensatz lässt sich untersuchen, und ein Stapel von Dateien lässt sich mit demselben Skript-Fix behandeln. Es erklärt auch, warum das Ergebnis meist kleiner ist, denn XML komprimiert außerordentlich gut.

Der inhaltliche Kern des Foliensatzes. Text, Titel, Aufzählungsebenen und ihre Formatierung; Formen mit Füllung, Linie und Position; Tabellen; Bilder; Folienvorlagen und -layouts; Notizfeld; Hyperlinks; Kopf- und Fußzeilen, Foliennummerierung; das Seitenverhältnis und die Ausrichtung. Mit PowerPoints eigenen Werkzeugen erstellte Diagramme kommen in der Regel als echte Diagramme an.

Die Arbeit übernimmt LibreOffice, das die binäre PowerPoint-Struktur als vollwertigen Filter liest und PPTX ebenso schreibt, und der Rechner dahinter hält metrikgleiche Ersatzschriften für Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri und Cambria bereit. Diese behalten dieselbe Zeichenbreite, sodass ein Textfeld mit drei Zeilen auch nach der Umwandlung drei Zeilen fasst statt überzulaufen. Bei Folien wiegt das schwerer als bei Dokumenten, weil eine Folie keinen Fließtext kennt — eine um eine Zeile gewachsene Passage schiebt nicht den nächsten Absatz nach unten, sie läuft unten aus dem Rahmen.

Eine .pptx-Datei darf kein VBA-Projekt enthalten. Microsoft hat die Endungen 2007 genau deshalb getrennt, damit sich eine Datei, die Code ausführen könnte, sofort von einer erkennen lässt, die das nicht kann — ein makrohaltiger Foliensatz muss als .pptm gespeichert werden. Die Umwandlung entfernt also, was der alte Foliensatz an Automatisierung mitbrachte.

Bei einer Datei aus der Binärzeit ist das fast immer ein Gewinn statt eines Verlustes. Makros in Präsentationen waren selten und meist ein Navigationsgimmick — ein Knopf, der zu einem Abschnitt springt, eine selbst ablaufende Schleife, ein sich selbst auswertendes Quiz — und derselbe Effekt lässt sich heute über Hyperlinks und Aktionseinstellungen ohne jeden Code erreichen. Hat die Datei jemals beim Öffnen eine Sicherheitswarnung ausgelöst, ist diese Umwandlung die saubere Antwort darauf, und meist auch der eigentliche Grund, warum das Mailgateway den Anhang blockiert hat.

Das binäre Format konnte ein lebendiges Objekt aus einem anderen Programm einbetten: ein Diagramm aus Excel 97, eine mit dem Formeleditor Microsoft Equation 3.0 gesetzte Gleichung, ein Organigramm aus einem Werkzeug, das mit Office 2000 ausgeliefert wurde, eine Visio-Zeichnung, eine Word-Tabelle. Jedes dieser Objekte lag als eigener Datenstrom vor, den nur das ursprüngliche Programm bearbeiten konnte, und mehrere dieser Programme sind seit über einem Jahrzehnt verschwunden — Equation 3.0 hat Microsoft 2018 vollständig aus Office entfernt, aus Sicherheitsgründen.

Damit ist zu rechnen, dass solche Objekte als Bild ankommen. Das ist das erwartbare Ergebnis, gut zu wissen im Voraus: Das Objekt sieht auf der Folie korrekt aus, ein Doppelklick darauf öffnet aber nichts mehr. Muss ein Diagramm mit neuen Zahlen aktualisiert werden, muss es als natives PowerPoint-Diagramm neu angelegt werden — und die Umwandlung ist der Moment, das zu bemerken, nicht der Morgen vor dem Vortrag. Gleichungen lohnt es zuerst zu prüfen, denn eine unlesbare Formel verzeiht ein Publikum nicht.

PowerPoint 2007 hat die Animations-Engine ersetzt, und das ist der größte einzelne Unterschied bei dieser Umwandlung. Einfache Effekte haben eine direkte Entsprechung und übertragen sich: Erscheinen, Einblenden, Fliegen, Wischen, sowie die üblichen Folienübergänge. Unkomplizierte Zeitabläufe bleiben unkompliziert.

Individuell in der Oberfläche von 2003 gebaute Animation ist der Punkt, an dem die Übertragung locker wird — Bewegungspfade, verkettete Sequenzen mit Verzögerung, Effekte einzelner Diagrammserien oder Tabellenzeilen, alles, was sich auf die alte Zeitleiste stützte. Meist entsteht eine Vereinfachung statt eines Fehlers, aber eine Folie, deren Sinn von der Reihenfolge lebt, verdient einen Blick. Die Präsentation einmal im Vortragsmodus komplett durchlaufen lassen — es dauert so lange wie der Vortrag selbst, und es ist die einzige Prüfung, die tatsächlich das testet, was auch wirklich bricht.

Ein Dokument fließt neu, eine Folie tut das nicht. Ist ein Ersatzzeichen etwas breiter, schiebt sich in Word der nächste Absatz nach unten, das Dokument wird eine Zeile länger; auf einer Folie läuft der Titel über den Rand des Rahmens, über ein Bild oder ganz aus dem sichtbaren Bereich. Alte Foliensätze sind davon besonders betroffen, weil die Hausschriften der 1990er und 2000er meist mit der Software der Zeit installiert waren.

Die metrikgleichen Ersatzschriften des Konverters decken die verbreiteten Microsoft-Schriften ab, weshalb die meisten Foliensätze ihr Layout behalten. Was sie nicht abdecken können, ist eine lizenzierte Hausschrift oder eine einmal heruntergeladene und längst vergessene Schrift. Die PPTX-Datei durchsehen und dabei jede Folie prüfen, nicht nur die ersten drei — der Titel ist der Text, der am ehesten so bemessen wurde, dass er gerade eben passt. Wird der Foliensatz für Jahre wiederverwendet, ist genau dieser Moment auch die Gelegenheit, eine nicht mehr verfügbare Schrift durch eine zu ersetzen, die auch beim nächsten Mal noch existiert.

Auf dem eigenen Server, nicht im Browser. Das Lesen einer binären PowerPoint-Datei braucht einen echten Office-Motor, und diese Seite sagt das offen, statt anzunehmen, dass alles hier lokal abläuft. Die Datei geht über eine verschlüsselte Verbindung an einen Container, der LibreOffice im Kopfmodus betreibt, und dieser Container hat keine eigene ausgehende Internetverbindung.

Jeder Auftrag bekommt ein eigenes Arbeitsverzeichnis und ein eigenes LibreOffice-Profil — zwei soffice-Prozesse, die sich ein Profil teilen, beschädigen es, mit einer Umwandlung, die dann nie zurückkehrt statt sauber zu scheitern. Das Verzeichnis wird gelöscht, sobald der Auftrag endet, unabhängig vom Ergebnis. Was nach sechzig Sekunden noch läuft, wird beendet, was gerade bei alten Binärdateien wichtig ist: LibreOffice bleibt bei einer beschädigten Datei eher hängen, als sauber zu scheitern. Die kostenlose Stufe akzeptiert 25 MB pro Datei.

Zuerst die Foliensortierung öffnen, die alle Folien auf einmal zeigt und die beiden häufigsten Fehler sofort erkennbar macht: eine Folie, auf der Text über den Rahmen hinausläuft, und eine Folie, auf der ein früher eingebettetes Objekt zu einem falsch bemessenen Bild geworden ist. Beides ist schnell behoben, und beides ist jetzt deutlich billiger zu beheben als vor Publikum.

Dann die Präsentation einmal von Anfang bis Ende vortragen. Nur so lassen sich Animation und Übergänge testen, und nur so findet man die Folie, die früher in fünf Klicks aufgebaut wurde und jetzt fertig ankommt. Stammt der Foliensatz aus einer Reihe, die alle demselben Muster folgen, wiederholen sich die Fehler — eine gründliche Prüfung eines Foliensatzes zeigt also, was bei allen anderen zu korrigieren ist. Die ursprüngliche .ppt-Datei aufheben, bis der neue Foliensatz einmal vorgetragen wurde: Sie ist der einzige Nachweis, wie die Folie ursprünglich aussah, und keine Umwandlung ist es wert, diesen Nachweis zu verlieren.