PPTX in ODP umwandeln

Seit Schleswig-Holstein 2024 den Umstieg der Landesverwaltung auf LibreOffice beschlossen hat, ist das kein Sonderfall mehr, sondern für zunehmend mehr Ämter und Schulen der Regelbetrieb: Eine PowerPoint-Datei, die eine Kollegin früher weitergereicht hat, muss jetzt tatsächlich in Impress weitergepflegt werden, nicht nur einmal gezeigt.

Genau für diesen Fall ist diese Umwandlung gedacht. Wer die Datei nur einmal präsentieren will, braucht sie nicht — Impress öffnet PPTX direkt. Wer sie über Jahre weiterentwickelt, tut gut daran, sie in ein Format zu überführen, das das eigene Programm als eigenes behandelt.

Nichts wird beim Umwandeln zu einem Bild eingefroren: Textfelder bleiben Textfelder, Formen bleiben Formen, und die Folien lassen sich in Impress neu anordnen, statt sie nur betrachten zu können. Das unterscheidet diese Umwandlung von einer PDF-Ausgabe, bei der niemand mehr etwas hineintippt.

Das ändert auch, worauf es ankommt. Bei einem PDF fällt nicht auf, ob ein Titel technisch als Titel-Platzhalter angelegt war. Hier schon — sonst übernimmt ein später angewendetes Design nur die Hälfte der Folien, weil die andere Hälfte aus frei platzierten Textfeldern besteht, die zufällig an derselben Stelle stehen.

PowerPoint hängt mehrere Layouts an einen Master: Titelfolie, Titel mit Inhalt, Vergleich, und was eine Vorlage sonst noch definiert. Impress kennt stattdessen einen Master pro Design, ohne diese Ebene darunter — die beiden Strukturen passen nicht deckungsgleich zusammen.

In der Praxis entstehen aus einem Master mit sechs Layouts nach der Umwandlung mehrere eigenständige Master. Die Folien sehen richtig aus, die übersichtliche Beziehung zwischen ihnen ist weg. Bei einer Datei, die über Jahre gepflegt wird, lohnt sich hier ein einmaliges Aufräumen, bevor die erste Änderung ansteht.

Für SmartArt gibt es in OpenDocument keine Entsprechung, deshalb kommt beim Umwandeln nur das gerenderte Ergebnis an: eine Gruppe von Formen mit Text darin, mitunter auch nur ein Bild. Die Folie sieht korrekt aus, die Mechanik dahinter ist verschwunden.

Ein siebtes Feld zu einem sechsstufigen Prozess hinzuzufügen, ordnet das Diagramm danach nicht mehr automatisch neu an. Wer eine Folie regelmäßig überarbeitet, findet SmartArt-Folien meist daran, dass alle Kästchen exakt gleich groß und gleich verteilt sind — von Hand gezeichnete Diagramme haben kleine Unregelmäßigkeiten, die genau das verraten.

In PowerPoint ist eine Form nicht einfach blau, sondern „Akzent eins", und das Theme entscheidet, was das gerade bedeutet — deshalb lässt sich mit einem Themenwechsel eine ganze Präsentation neu einfärben. OpenDocument kennt diese Indirektion nicht, deshalb schreibt die Umwandlung die konkreten Werte fest.

Die Folien sehen danach exakt gleich aus, lassen sich aber nicht mehr mit einem Klick umfärben. Für eine Vorlage, die pro Kunde oder Kampagne neu eingefärbt wird, ist das der spürbarste Verlust. Für eine Datei, die pro Quartal nur neue Zahlen bekommt, spielt es keine Rolle.

Referentennotizen werden in beiden Formaten pro Folie gespeichert und kommen an denselben Folien an — wichtig, wenn die Notizen das eigentliche Skript enthalten. Bei den Animationen gilt dasselbe für die gängigen Effekte: Erscheinen, Verblassen, die üblichen Folienübergänge.

Was nicht sauber übernommen wird, sind aufwendige Bewegungspfade und eng getaktete Effektketten, weil die beiden Programme Animation unterschiedlich modellieren. Der einzig verlässliche Test ist, die Präsentation einmal in Impress abzuspielen, denn eine fehlgeschlagene Animation hinterlässt auf einer stehenden Folie keine sichtbare Spur.

PowerPoint-Makros sind VBA gegen Microsofts eigenes Objektmodell, LibreOffice arbeitet mit einem anderen. Diese Automatisierung fällt beim Umwandeln vollständig weg, während die Folien selbst vollständig ankommen.

Für eine Präsentation, die eine solche Automatisierung tatsächlich nutzt — etwa einen Button, der eine Makro-Routine auslöst —, ist das der Punkt, an dem eine Neuentwicklung in der Basic-Umgebung von LibreOffice ansteht, nicht eine automatische Übernahme.

Folientext ist auf seinen Rahmen zugeschnitten, deshalb schiebt eine ersetzte Schriftart mit abweichenden Metriken nicht nur eine Zeile weiter, sondern einen Titel über die zweite Zeile bis in den Untertitel hinein. Das fällt sofort auf, anders als auf Seite neun eines Dokuments.

Für Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri und Cambria hält der Server metrisch passende Ersatzschriften bereit, ergänzt um DejaVu und Noto für weitere Fälle — Folien in diesen Schriften behalten ihren Zeilenumbruch. Eine lizenzierte Hausschrift dagegen ist in der Datei nur benannt, nicht enthalten, und muss vor dem Öffnen lokal installiert werden.

Vor der ersten inhaltlichen Änderung lohnt sich eine kurze Bestandsaufnahme: die Master- und Layoutansicht öffnen, die Gliederungsansicht prüfen und einmal durch die Animationen klicken. Diese drei Blicke zeigen in wenigen Minuten, ob die Datei im Wesentlichen sauber ankam oder ob eines der beschriebenen Themen — Master, SmartArt, Schriftarten — tatsächlich betroffen ist.

Diese Prüfung lohnt sich vor allem deshalb, weil die Probleme dieser Umwandlung auf den ersten Blick unsichtbar sind: Die Folien sehen richtig aus, obwohl die Struktur dahinter verändert wurde. Erst beim nächsten inhaltlichen Bearbeiten fällt auf, was sich verschoben hat — und dann meist an einer ungünstigeren Stelle als direkt nach dem Öffnen.

Stellt eine Dienststelle oder eine Schule komplett um, wandert nicht eine einzelne Präsentation um, sondern ein ganzer Bestand an Vorlagen und Foliensätzen. Genau dort zahlt sich aus, die Master- und Themenfragen einmal für die zentrale Vorlage zu klären, statt sie später bei jeder einzelnen abgeleiteten Präsentation neu zu lösen.

Eine saubere ODP-Vorlage, aus der neue Präsentationen entstehen, spart jedem, der danach eine neue Folie anlegt, genau die Aufräumarbeit, die diese Seite beschreibt. Das lohnt sich vor allem, wenn absehbar ist, dass mehrere Personen dieselbe Vorlage über Jahre weiterverwenden.

Wer eine ODP-Datei zurück nach PowerPoint bringen muss — etwa weil ein externer Partner nur PPTX akzeptiert —, hat ein anderes Problem als diese Seite: dort geht es meist um eine einzelne Präsentation für einen bestimmten Termin, nicht um eine dauerhafte Übernahme. Die beiden Richtungen sind eigene Umwandlungen mit eigener Fragestellung, keine Umkehrung derselben Regeln.

Wer regelmäßig in beide Richtungen arbeitet — Impress im eigenen Haus, PowerPoint beim Kunden —, sollte damit rechnen, dass jede Umwandlung wieder etwas an Struktur kostet, und die eigentliche Arbeitsversion entsprechend in dem Programm pflegen, in dem sie öfter bearbeitet wird.

Zwei Präsentationsformate ineinander zu überführen braucht ein Präsentationsprogramm, deshalb läuft dieses Paar auf unserem Server statt im Browser. Die Datei geht dafür verschlüsselt an einen Container, in dem LibreOffice ohne grafische Oberfläche läuft — und diese Seite sagt das offen, statt einen lokalen Ablauf zu suggerieren.

Der Container hat keinen eigenen Internetzugang, jeder Auftrag bekommt ein eigenes, leeres Arbeitsverzeichnis, das nach dem Auftrag gelöscht wird — auch wenn er fehlschlägt. Die freie Grenze liegt bei 25 MB je Datei, die bei einer Präsentation meist durch eingebettete Fotos oder Videos erreicht wird, nicht durch die Foliensache selbst.

Wer die Datei nur erhalten hat, um sie zu prüfen oder einmal zu präsentieren, gewinnt mit dieser Umwandlung nichts und zahlt den oben beschriebenen Aufräumaufwand umsonst — Impress öffnet PPTX-Dateien ohnehin unmittelbar.

Sinnvoll ist die Umwandlung, wenn die Präsentation tatsächlich übernommen wird: wiederholte Bearbeitung, eine Vorgabe für offene Formate, oder schlicht keine PowerPoint-Lizenz mehr im Haus. Das ist eine Frage der Zuständigkeit, nicht der Kompatibilität — und nur diese Frage rechtfertigt den Aufwand, den diese Umwandlung mit sich bringt.