DOCX in ODT umwandeln

Schleswig-Holstein hat 2021 beschlossen, die Landesverwaltung schrittweise von Microsoft Office auf LibreOffice umzustellen, mit dem offenen Format ODF als Ziel. Das ist keine technische Vorliebe, sondern eine Entscheidung über Unabhängigkeit: ein offen dokumentiertes Format lässt sich von jedem Hersteller lesen und lesen bleibt, auch wenn eine bestimmte Software in zwanzig Jahren nicht mehr existiert.

Wer in einer Behörde, einer Schule oder einem Verein arbeitet, der solche Vorgaben übernimmt, bekommt meist DOCX-Dateien von außen zugeschickt und muss sie in ein Format bringen, das die eigene Dienstanweisung verlangt. Genau dafür ist diese Umwandlung gedacht — nicht als Ersatz für Word, sondern als Brücke zwischen zwei Welten, die beide noch bearbeitet werden.

Eine PDF-Datei ist eine Entscheidung, das Dokument einzufrieren. Diese Umwandlung ist das Gegenteil: ODT ist ein Arbeitsformat, das in LibreOffice Writer, OpenOffice oder Google Docs genauso weiterbearbeitet werden kann wie das ursprüngliche DOCX.

Das ändert, woran man eine gelungene Umwandlung erkennt. Bei einem PDF ist es egal, ob eine Absatzformatvorlage als solche erhalten bleibt, weil sie ohnehin niemand mehr anfasst. Hier ist es der Kern der Sache: Eine Überschrift muss eine Überschrift bleiben, eine nummerierte Liste eine Liste, und das nicht nur optisch, sondern als benannte Formatvorlage, die sich später mit einem Klick ändern lässt.

OpenDocument ist als ISO/IEC 26300 ein international genormtes Format, das nicht an ein einzelnes Softwareunternehmen gebunden ist. Genau das macht es für Verwaltungen mit langen Aufbewahrungsfristen attraktiv: Ein Vermerk, ein Bescheid oder ein Protokoll, das zwanzig oder dreißig Jahre lesbar bleiben muss, ist bei einem offenen Format weniger davon abhängig, dass ein bestimmter Hersteller weiter existiert.

Das ist auch der Grund, warum manche Vergabestellen und Ausschreibungen in Deutschland ausdrücklich ODT verlangen. Wer eine Unterlage in dieses Format bringen muss, tut das nicht aus Geschmack, sondern weil sonst gar nicht eingereicht werden kann — und kein anderes Format wird an dieser Stelle akzeptiert.

Bei gewöhnlichen Dokumenten — Berichten, Briefen, Protokollen, Verträgen — praktisch alles. Absatz- und Zeichenformate werden übernommen, Tabellen behalten Struktur und Rahmen, Bilder bleiben an ihrer Position, Kopf- und Fußzeilen, Fußnoten und Seitenzahlen wandern mit, und ein Inhaltsverzeichnis bleibt ein echtes Inhaltsverzeichnis statt zu eingefrorenem Text zu werden.

Für gängige Microsoft-Schriften wie Arial, Times New Roman, Calibri oder Cambria bringt die Engine metrisch kompatible Ersatzschriften mit, die denselben Platz beanspruchen — deshalb bleiben Zeilenumbrüche und Seitenzahlen meist genau dort, wo sie im Original standen. Für ausgefallene oder firmeneigene Schriftarten gilt das nicht ohne Weiteres; ist eine solche Schrift im Dokument eingebettet, wird sie verwendet, andernfalls sucht das System nach einer ähnlichen Alternative.

Die Unterschiede häufen sich bei Word-eigenen Erweiterungen, nicht bei Standardelementen. Komplexe schwebende Textfelder und Zeichenflächen können verrutschen. SmartArt hat kein Gegenstück in OpenDocument und kommt als Bild an. Ungewöhnliche Feldfunktionen, manche fortgeschrittenen Nummerierungsschemata und einzelne Formelkonstrukte können sich verschieben.

Nichts davon betrifft ein einfaches Dokument, und alles davon betrifft ein aufwendig gestaltetes. Faustregel: Sieht das Dokument schon in einer anderen Word-Version merkwürdig aus, ist es auch die Datei, die man nach der Umwandlung noch einmal durchsieht.

Beide Formate unterstützen Änderungsmarkierungen und Kommentare, und die Zuordnung zwischen ihnen ist gut, aber nicht garantiert — und ein Dokument mitten in einer Prüfschleife ist genau der Fall, in dem ein stiller Verlust teuer würde.

Also: umwandeln, dann das Ergebnis öffnen und das Änderungsprotokoll ansehen, bevor irgendetwas gelöscht wird. Ein fertiges Dokument ohne offene Änderungen birgt hier kein Risiko; ein Vertrag mit drei Korrekturrunden verdient zwei Minuten Aufmerksamkeit.

Hier geht nichts verloren, weil nichts vorhanden war. Word verweigert es, ein VBA-Projekt in eine DOCX-Datei zu schreiben, und bietet stattdessen die Endung .docm an — deshalb tragen makrofähige Dokumente in Behörden und Unternehmen immer diese zweite Endung. Was ein DOCX beim Öffnen tut, tut es mit Text, Formaten und Feldern, und alle drei werden übernommen.

Eine DOCM-Datei ist ein anderes Format mit eigener Seite. Sie enthält tatsächlich ein VBA-Projekt, und das überlebt die Umwandlung nicht: LibreOffice hat ein eigenes Skriptsystem mit einem anderen Objektmodell, in das VBA sich nicht überführen lässt. Wo die Automatisierung der eigentliche Zweck des Dokuments ist, bleibt der Nachbau in der Zielsoftware Handarbeit.

Solche Umzüge sind der eigentliche Anwendungsfall — eine Abteilung, die auf LibreOffice wechselt, ein Archiv, das offene Formate zur Pflicht macht, eine Schule mit jahrelang angesammelten Arbeitsblättern. Ein ganzer Ordner lässt sich auf einmal ablegen: jede Datei wird einzeln umgewandelt, behält ihren Namen mit getauschter Endung, und alles kommt als ein ZIP zurück.

Die DOCX-Originale sollten so lange aufbewahrt werden, bis jemand tatsächlich eine Stichprobe der Ergebnisse geöffnet hat. Eine Migration, die die Quelldateien wegwirft, bevor jemand nachgesehen hat, geht schief, und sie geht leise schief.

Bürosoftware braucht eine echte Office-Engine. Anders als bei den Bildumwandlungen auf dieser Seite läuft diese hier deshalb auf einem Server statt im Browser. Die DOCX-Datei wird verschlüsselt übertragen, in einer isolierten Umgebung ohne Zugang zum Internet umgewandelt, und die Arbeitsdateien werden gelöscht, sobald der Auftrag abgeschlossen ist.

Die kostenlose Grenze liegt bei 25 Megabyte je Datei. Für reine Textdokumente reicht das reichlich; erreicht wird sie vor allem bei Dokumenten mit großen eingebetteten Bildern, was vor dem Hochladen eines bebilderten Handbuchs mit hundert Seiten wichtig zu wissen ist.

Wer regelmäßig zwischen Word und LibreOffice pendelt, kennt den kleinen Ärger, dass eine geöffnete DOCX-Datei manchmal beim Speichern erneut als DOCX vorgeschlagen wird, obwohl das Format eigentlich gewechselt werden sollte. Die Umwandlung hier trifft diese Entscheidung einmalig und ausdrücklich, statt sie dem Speichern-Dialog zu überlassen.

Das Ergebnis ist eine Datei, die als natives ODT-Dokument geführt wird, mit dem eigenen Änderungsverlauf und ohne die Nachfrage, ob doch im alten Format gespeichert werden soll. Für eine Vorlage, die künftig ausschließlich in LibreOffice gepflegt wird, ist das der sauberere Ausgangspunkt.