TIFF in PDF umwandeln

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern verlangen von Unternehmen in Deutschland, digitalisierte Belege revisionssicher und in einer gängigen Form vorzuhalten. In der Praxis heißt das bei den meisten Steuerbüros und Buchhaltungsprogrammen: PDF. Ein alter Aktenscanner oder ein Dokumentenmanagementsystem, das noch TIFF ausgibt, passt da nicht mehr hinein.

Wer eine eingescannte Rechnung, einen Lieferschein oder einen Kontoauszug an die Steuerberaterin oder in ein DATEV-Postfach übergeben muss, braucht deshalb genau diese Umwandlung — nicht weil am Bild etwas verbessert werden müsste, sondern weil das Format des Empfängers ein anderes ist.

Kaum jemand wählt TIFF für ein Foto. Erzeugt wird es durch Scannen: Bürogeräte, Dokumentenmanagementsysteme, Registraturen, Archive, und die dazugehörige Software schreibt seit den achtziger Jahren TIFF und tut es in vielen Häusern bis heute.

Die Datei ist also meist Papierkram — ein unterschriebener Vertrag, ein Bauplan, eine Patientenakte, ein Versicherungsfall. Das bestimmt, was eine gute Umwandlung hier bedeutet: An den Pixeln soll sich nichts verbessern müssen, sie dürfen sich nicht verändern, und am Ende muss ein Dokument stehen, das jede Empfängerin öffnen und ablegen kann.

PDF hat die Diskussion um das Dokumentenformat für sich entschieden. Portale der Justiz wie das besondere elektronische Anwaltspostfach, Behörden-Uploadformulare, Kundenportale und die meisten Kollegen erwarten es, und etliche davon weisen ein TIFF rundweg zurück — kein Browser zeigt es an, und die meisten Menschen können eine solche Datei gar nicht erst öffnen.

Diese Umwandlung dreht sich deshalb selten um das Bild und fast immer um den Behälter drumherum. Der Scan ist in Ordnung; nur die Verpackung passt nicht mehr zu dem Ort, an den sie jetzt soll.

Das Bild wird ohne einen verlustbehafteten Durchgang in das PDF geschrieben. Es gibt kein erneutes Scannen, kein Neuberechnen der Pixel und keinen JPEG-Schritt — Text bleibt so scharf, wie der Scanner ihn geliefert hat, und eine Unterschrift behält ihre feinen Linien.

Bei einem Dokument fällt das anders ins Gewicht als bei einem Foto. Ein Scan bewegt sich ohnehin schon nahe an der Grenze der Lesbarkeit bei kleiner Schrift und blassen Stempeln, und genau dort würde jede zusätzliche Kompression eine Zahl mehrdeutig machen. Eine verlustfreie Umwandlung heißt: Das PDF ist so lesbar wie der Scan und keinesfalls schlechter.

Scanner erzeugen häufig ein einziges mehrseitiges TIFF für ein ganzes Dokument. Diese Umwandlung liest das erste Bild der Datei und hört dort auf — ein zehnseitiger Vertrag kommt also als einseitiges PDF zurück, und die restlichen neun Seiten sind nirgends darin enthalten.

Bei einem einseitigen Dokument fällt das nie auf. Bei einem Konvolut ist es genau der Fehler, der sich zu prüfen lohnt, denn das PDF wirkt vollständig und ist es nicht — Seitenzahl nachzählen, bevor es weitergeschickt wird. Wo jede Seite erhalten bleiben muss, ist die Trennung vorher nötig: über den Scanner selbst, das Dokumentensystem, das das TIFF geschrieben hat, oder ein Werkzeug, das ein mehrseitiges TIFF in Einzelseiten aufteilt.

Ein Scan ist ein Foto einer Seite. Die Buchstaben sind Formen, keine Zeichen, das PDF lässt sich also nicht durchsuchen, der Text nicht kopieren, und eine Vorlesesoftware findet nichts, was sie vorlesen könnte. Die Umwandlung des Behälters ändert daran in keine Richtung etwas.

Texterkennung, im Deutschen meist unter dem englischen Kürzel OCR bekannt, ist der eigentliche Schritt dafür — sie liest die Formen und rekonstruiert die Buchstaben, samt einer unsichtbaren Textebene hinter dem Bild, sodass die Seite gleich aussieht und trotzdem durchsuchbar wird. Das ist ein eigenständiger Vorgang mit eigener Fehlerquote und lohnt sich für ein Archiv, das wirklich durchsuchbar sein soll, gezielt einzuplanen — nicht als selbstverständlichen Nebeneffekt einer Formatumwandlung.

Scans liegen meist als unkomprimiertes TIFF vor, weil das die Variante ist, die jeder Scanner und jedes Archivwerkzeug zuverlässig liest. Eine DIN-A4-Seite bei 300 dpi ist etwa 2.480 mal 3.508 Pixel groß, das sind rund 35 Megabyte; bei 150 dpi sind es eher 9.

Das PDF erbt diese Größe, und keine Einstellung in dieser Umwandlung ändert daran etwas — der Behälter fügt nur wenig Struktur hinzu und sonst nichts. Muss die Datei per E-Mail oder unter einer Größenbeschränkung hochgeladen werden, liegt der Hebel beim Scan selbst: eine geringere Auflösung, wo das Dokument es zulässt, oder eine anschließende Komprimierung der Bilder. Auch ein ZIP hilft, weil sich unkomprimierte Bilddaten gut zusammenpacken lassen.

Für ein gescanntes Dokument gehört das Papierformat gewählt, von dem es stammt — A4 oder US Letter — statt der Seite an das Bild anzupassen. Das Dokument druckt dann korrekt, fügt sich zu anderen Papierakten und sieht aus wie das, was es ist.

Passend zum Bild ist die bessere Grundeinstellung für Fotos und die falsche für Akten: Es entsteht eine PDF-Seite mit einem krummen, von den Scanner-Pixeln bestimmten Format, das mit unerwarteten Rändern druckt und in einem Konvolut auffällt. Ein Rand lohnt sich, wenn das Dokument gedruckt werden soll, da die meisten Drucker nicht bis an den Blattrand tragen.

Der Rand wird in Millimetern angegeben und reicht von 0 bis 50 mm. Für einen Beleg, der in einem klassischen Leitz-Ordner abgelegt wird, lohnt sich ein Rand von mindestens 20 bis 25 mm auf der Lochseite, damit die Lochung keinen Teil der Schrift oder eines Betrags durchschlägt.

Wird das PDF dagegen nur digital archiviert und nie ausgedruckt, spielt der Rand keine Rolle — dort zählt allein, dass die Pixel unverändert bleiben. Ein zu breiter Rand kostet nichts an Bildqualität, verschiebt aber unnötig, wie groß das Dokument auf einem Bildschirm erscheint.

Ein Ordner mit hundert eingescannten Einzelbelegen lässt sich in einem Durchgang umwandeln, jeder Beleg wird zu einer eigenen PDF-Datei, alle zusammen kommen als ein ZIP zurück. Für die laufende Buchhaltung ist das oft praktischer als ein einziges großes PDF, weil viele Buchhaltungsprogramme und DATEV-Schnittstellen ohnehin eine Datei je Beleg erwarten.

Sollen mehrere Seiten stattdessen zu einem zusammenhängenden Dokument werden — etwa ein mehrseitiger Vertrag, dessen Seiten einzeln gescannt wurden —, ist das ein anderer Schritt als diese Umwandlung: Hier entsteht aus jedem TIFF ein eigenes PDF, das Zusammenführen mehrerer PDFs zu einem ist ein eigenes Werkzeug.

Die Umwandlung läuft im Browser-Tab auf dem eigenen Prozessor. Es wird nichts hochgeladen, es gibt also keine Serverkopie, keine Aufbewahrungsfrist zum Nachfragen und kein Konto anzulegen; die freie Grenze von 100 MB je Datei ist die einzige Beschränkung, und ein unkomprimiert bei 600 dpi in Farbe gescanntes DIN-A4-Blatt liegt allein bei etwa 104 Megabyte.

Angesichts dessen, was in Deutschland zu TIFF gescannt wird, ist das der eigentliche Punkt und kein Nebensatz. Unterschriebene Verträge, Patientenakten, Fallunterlagen und Steuerbelege sind genau die Dokumente, bei denen die sicherste Behandlung diejenige ist, bei der die Datei den eigenen Rechner nie verlässt.