ODP in PDF umwandeln

Mehrere deutsche Verwaltungen — allen voran Schleswig-Holstein, wo sämtliche Landesbehörden seit einer Entscheidung von 2021 verbindlich auf LibreOffice umgestellt wurden — erstellen ihre Präsentationen inzwischen serienmäßig als ODP statt als PowerPoint-Datei. Wer eine solche Datei von einer Behörde, einer Hochschule oder einer öffentlichen Einrichtung erhält und sie an eine Stelle weiterreichen muss, deren Rechner kein Impress kennt, steht vor demselben Problem wie bei jeder anderen Präsentation: Ohne die passende Software oder die passenden Schriften sieht die Folie woanders anders aus.

PDF ist die Antwort darauf, gerade weil sie unabhängig von der Software funktioniert, mit der die Präsentation entstanden ist. Eine ODP-Datei aus einer Landesverwaltung wird als PDF genau dort lesbar, wo vorher nur ein Format-Hinweis oder eine Rückfrage stand.

Mehr als bei einem Dokument oder einer Tabelle, weil eine Folie keinen Fließtext hat, der eine Abweichung auffangen könnte. Wird eine Präsentation ohne die passende Schrift geöffnet, ersetzt das System sie durch eine andere mit anderer Breite: Überschriften brechen in eine zweite Zeile um, Bildunterschriften laufen über ihren Rahmen hinaus, und Elemente, die vorher exakt ausgerichtet waren, sind es nicht mehr.

Ein PDF beseitigt diese ganze Fehlerklasse. Das Layout wird einmal auf dem eigenen Rechner berechnet, und die Schriften reisen in der Datei mit — was am Ende auf dem Beamer im Sitzungssaal erscheint, ist genau das, was vorher auf dem eigenen Bildschirm zu sehen war.

Alles, was sich bewegt. Animationen, Aufbauten und Folienübergänge haben auf einer gedruckten Seite keine Entsprechung, sodass eine Folie, die vier Stichpunkte nacheinander einblendete, mit allen vieren gleichzeitig sichtbar ankommt. Eingebettete Videos und Audiospuren fallen vollständig weg.

Das ist kein Mangel der Umwandlung — eine PDF-Seite hat keine Zeitleiste. Trägt ein Aufbau tatsächlich den Argumentationsfaden — ein Diagramm, das Schritt für Schritt entsteht, eine Abbildung, die erst nach einer Frage erscheint —, ist die übliche Lösung, die Folie für jede Stufe zu duplizieren, sodass die PDF-Datei eine Seite pro Schritt enthält. Das lohnt sich, bewusst vorher zu tun, statt das Verschwinden erst hinterher zu bemerken.

Ein Diagramm in Impress besteht aus Formen, nicht aus einem Bild, und PDF beschreibt Formen ebenfalls — deshalb werden Diagramme als Vektoren geschrieben: Achsenlinien bleiben bei vierhundertfacher Vergrößerung noch scharf, und Beschriftungen bleiben auf einer Projektionsfläche gestochen scharf, die weit größer ist als der Bildschirm, auf dem die Folie entstand.

Das ist der Unterschied zwischen einer Präsentation, die eine Beamer-Projektion übersteht, und einer, die im selben Moment weich wirkt, in dem sie den eigenen Laptop verlässt. Es ist auch der Grund, warum Folien als Bilder zu exportieren und daraus ein PDF zusammenzusetzen — was durchaus vorkommt — der schlechtere Weg ist, verglichen mit der direkten Umwandlung des Decks.

Das Folienlayout — eine ganze Seite pro Folie — ist das, was diese Seite erzeugt. Es ist das, was man projiziert, was man einem Publikum anhängt und was auf einem Bildschirm richtig wirkt. Diese Umwandlung nimmt keine Layout-Einstellung entgegen: Wer hier eine ODP-Datei ablegt, bekommt Folien zurück.

Das Notizenlayout stellt jede Folie über die zugehörigen Sprechernotizen und ist die beste persönliche Gedächtnisstütze für einen Vortrag — druckbar, am Rednerpult lesbar, und funktioniert auch auf einem fremden Rechner ohne die Präsentationsansicht.

Das Handzettellayout bringt mehrere Folien auf eine Seite und ist das, was man nach einem Vortrag an Anwesende weitergibt, die nicht selbst mitschreiben mussten. Beide kommen aus Impress’ eigenem PDF-Export, nicht von hier — ein Deck, das eines davon braucht, gehört an den Rechner, auf dem es entstanden ist, und der Unterschied zwischen einer brauchbaren Beilage und einer vierzigseitigen Datei, die niemand öffnet, ist diesen Umweg wert.

Das PDF, sofern nicht ausdrücklich etwas Editierbares verlangt wird. Es kann keine Schrift verlieren, keinen Codec vermissen und öffnet auf jedem Rechner in jedem Saal — womit die überwiegende Mehrheit der Präsentations-Pannen mit einem einzigen Schritt aus dem Weg ist.

Die ODP-Datei bleibt die eigene Arbeitsfassung. Und hängt das Deck von Video, Animation oder irgendetwas Beweglichem ab, den eigenen Laptop mitbringen — kein Format garantiert, dass ein Video auf einem fremden Rechner überhaupt läuft, und ein PDF ist ehrlich darin, das gar nicht erst zu versuchen.

Die Umwandlung läuft über eine vollständige Office-Engine mit metrikkompatiblen Ersatzschriften für die gängigen Microsoft-Schriften — ein Ersatz nimmt also denselben Platz ein wie das Original. Zeilenumbrüche und Kastenbreiten bleiben deshalb dort, wo sie waren, statt neu umzubrechen.

Sobald das PDF existiert, sind die Schriften darin eingebettet, und die Frage ist endgültig geklärt. Das ist der eigentliche Grund für diese Umwandlung: Ein Deck, das diesen Schritt durchlaufen hat, kann von dem Rechner, auf dem es geöffnet wird, nicht mehr beschädigt werden — was für kein editierbares Format gilt.

Office-Formate brauchen eine echte Office-Engine, deshalb läuft diese Umwandlung anders als die Bildkonvertierungen dieser Seite auf einem Server. Die Präsentation reist über eine verschlüsselte Verbindung, wird in einer isolierten Umgebung ohne Weg ins offene Internet umgewandelt, und die Arbeitsdateien werden gelöscht, sobald der Auftrag abgeschlossen ist.

Das kostenlose Limit liegt bei 25 Megabyte, was bei einem Deck meist von den Bildern entschieden wird. Eine Präsentation voller unkomprimierter Handyfotos erreicht diese Grenze schnell, und die Bilder in Impress vor dem Export zu komprimieren, ist der schnellste Weg darunter zu bleiben.