PPT in ODP umwandeln

Wer nach dieser Umwandlung sucht, hat selten nur einen einzelnen Vortrag vor sich. Es ist eher der Foliensatz eines ganzen Fachbereichs, ein Jahrzehnt an Sitzungsvorlagen, ein Schulungsordner auf einem gemeinsamen Laufwerk — angelegt von Kolleginnen und Kollegen, die längst woanders arbeiten, in einem Format, von dem sich die Einrichtung bewusst löst. Schleswig-Holstein hat 2021 angekündigt, die Landesverwaltung schrittweise auf LibreOffice und offene Dokumentformate umzustellen; Behörden, Schulen und Hochschulen, die diesen Weg ganz oder in Teilen gehen, stehen genau vor diesem Bestand an alten .ppt-Dateien.

Das verändert, wonach man beim Ergebnis schaut. Bei einer einzelnen Folie lässt sich jeder Fehler in zehn Minuten reparieren. Bei zweihundert Dateien geht das nicht, also lohnt sich zuerst eine Stichprobe: fünf bis zehn typische Vorträge konvertieren und ansehen, was tatsächlich bricht, bevor der ganze Ordner läuft.

ODP ist ein von OASIS gepflegter Standard, seit 2006 auch als ISO/IEC 26300 genormt. Der Unterschied zum binären PowerPoint-Format ist genau dieser Status: Microsoft hat die alte .ppt-Spezifikation veröffentlicht, was nützlich ist, aber etwas anderes als ein von einem Normungsgremium mit offenem Prozess gepflegter Standard, den jede Software unabhängig implementieren kann.

Praktisch zeigt sich das an der Zahl unabhängiger Programme, die das Format lesen und schreiben: LibreOffice Impress, Microsoft PowerPoint selbst, Google Präsentationen und weitere Werkzeuge. Fällt eines davon weg, bleiben die Dateien trotzdem lesbar — genau diese Eigenschaft kaufen sich Verwaltungen mit einer Format-Vorgabe, unabhängig von Detailfragen der Bedienung.

Diese Umwandlung verlangt der Konvertierungssoftware mehr ab als die meisten anderen: Sie muss eine für PowerPoint 97 gebaute binäre Struktur lesen und in das Modell von OpenDocument übersetzen, obwohl beide Formate mit fünfzehn Jahren Abstand und von unterschiedlichen Herstellern entworfen wurden. Jedes Element ohne direkte Entsprechung wird auf das nächstliegende Konstrukt abgebildet.

Zuverlässig kommen dabei Text, Aufzählungsebenen, Tabellen, Bilder, Formgeometrie, Füllungen, Linien, Foliengröße und Notizen an. Angenähert wird die dekorative Schicht aus der Zeit um 2003: Verlaufs- und Fasenkanteneffekte auf AutoShapes, das damalige Farbschema-Konzept, WordArt und als Vektoren gezeichnete ClipArt aus einer bestimmten Programmversion. Auf einer Vortragsfolie mit Sachinhalt ist das fast nie das eigentliche Material.

Ein Foliensatz aus der binären Ära hat meist einen Master und eine Handvoll fest eingebauter Layouts, die pro Folie ausgewählt wurden — eine einfachere Anordnung als das, was beide moderneren Formate heute kennen. OpenDocument bildet dieselbe Idee als Masterseiten mit angehängten Präsentationsstilen ab, sodass die Zuordnung nicht eins zu eins verläuft und Impress selbst entscheidet, was zur Darstellung nötig ist.

In der Praxis kann das dazu führen, dass Platzhalterpositionen leicht wandern, besonders auf Folien, auf denen jemand ein Titelfeld manuell aus dem Master herausgezogen hat. Eine Stichprobe zeigt schnell, ob das im Bestand vorkommt. Zugleich ist eine Migration der günstigste Moment, den Master einmal neu zu gestalten, statt einen ungeliebten Stil aus 2003 originalgetreu zu erhalten — jede Datei wird ohnehin gerade angefasst.

Das binäre Format konnte lebende Objekte aus anderen Microsoft-Programmen einbetten, und genau die sind oft das älteste Material im Bestand: ein Diagramm aus Excel 97, eine Formel aus dem Formel-Editor 3.0, ein Organigramm aus dem Office-2000-Werkzeug. Der Formel-Editor wurde 2018 vollständig aus Office entfernt, sodass selbst ein aktuelles PowerPoint diese Objekte nicht mehr bearbeiten kann.

Im ODP kommen sie als Bild an — die Folie sieht korrekt aus, das Objekt lässt sich aber nicht mehr an Ort und Stelle bearbeiten. Für eine Migration ist das meist ein akzeptabler Tausch, weil ohnehin niemand mehr in der alten Software daran arbeiten würde. Formeln lohnen eine gezielte Kontrolle: Eine falsch skalierte oder mit vertauschten Symbolen dargestellte Formel ist ein echter Fehler in Lehrmaterial, den eine naturwissenschaftliche oder technische Fachabteilung gezielt prüfen sollte statt stichprobenartig.

Sie werden nicht übernommen. VBA hat keine Entsprechung in OpenDocument, und LibreOffice Basic ist eine andere Sprache, kein Übersetzungsziel dafür. In einem Foliensatz aus der binären Ära ist ein Makro meist ein Navigationstrick, den heute ein einfacher Hyperlink genauso erledigt — und sein Wegfall ist oft der Grund, warum die Datei anschließend nicht mehr von einem E-Mail-Filter blockiert wird.

Wer ein Makro tatsächlich noch braucht, sollte prüfen, was es tut, bevor die Originaldatei entsorgt wird: Meist lässt sich dieselbe Funktion mit einer Verknüpfung oder einer Übergangseinstellung in Impress nachbilden, ohne dass irgendein Code übersetzt werden müsste.

Dieses Risiko wird bei Migrationen oft unterschätzt, weil es sich aufsummiert. Eine alte Folie nennt die Schriften, die zu ihrer Zeit mit Office ausgeliefert wurden; das Ziel ist häufig ein Linux-Arbeitsplatz oder ein Rechner ohne Microsoft-Software, auf dem keine davon installiert ist. Für Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri und Cambria liegen dem Konverter metrisch kompatible Ersatzschriften vor, die dieselben Zeichenbreiten haben und damit das Layout halten.

Alles andere wird durch das ersetzt, was verfügbar ist, und eine Folie verzeiht das schlechter als ein Fließtext: Ein Dokument wird einfach eine Zeile länger, ein Folientitel, der um eine Zeile wächst, läuft dagegen aus seinem Rahmen heraus, über ein Bild oder über den Folienrand. Da der ganze Sinn der Migration ist, diese Folien auf Rechnern ohne die Originalschriften zu öffnen, lohnt es sich, die Typografie im gleichen Zug zu vereinheitlichen — zwei überall vorhandene Schriften über den Master festlegen.

Einfache Effekte kommen an, weil beide Formate dieselben Grundideen kennen: Ein Objekt erscheint, blendet ein, wischt oder fliegt herein, und die Folie geht per Übergang in die nächste über. Wird Animation so genutzt, wie es in Lehr- und Vortragsfolien meist der Fall ist — Aufzählungspunkte nacheinander einblenden —, funktioniert das zuverlässig.

Komplexe, individuell auf der 2003er-Zeitleiste gebaute Animation ist die Stelle, an der die Übersetzung dünner wird: Bewegungspfade, verkettete Sequenzen mit genauen Verzögerungen, Effekte auf einzelne Diagrammserien oder Tabellenzeilen. Zu erwarten ist Vereinfachung, kein völliger Ausfall. Geprüft wird das am besten, indem die Folie tatsächlich vorgeführt wird, nicht nur angesehen — für die Folien, die wirklich präsentiert werden, nicht für die, die nur ins Archiv gehen.

Auf unserem Server, nicht im Browser. Das Lesen einer binären PowerPoint-Datei und das Schreiben von OpenDocument braucht eine echte Office-Engine, und diese Seite sagt das offen, statt es zu verschweigen. Die Datei geht über eine verschlüsselte Verbindung in einen Container, der LibreOffice ohne grafische Oberfläche ausführt und selbst keinen Zugang zum offenen Internet hat.

Jeder Auftrag bekommt sein eigenes temporäres Verzeichnis, das nach Abschluss gelöscht wird — auch dann, wenn die Umwandlung fehlschlägt. Was nach sechzig Sekunden noch läuft, wird beendet, was bei alten, beschädigten Binärdateien relevant ist: LibreOffice bleibt bei solchen Dateien eher hängen, als einen klaren Fehler zu melden. Die kostenlose Stufe nimmt Dateien bis 25 MB an.

Fünf bis zehn Vorträge auszuwählen, die zusammen alles abdecken, was der Bestand enthält — einer mit vielen Formeln, einer mit Diagrammen, einer überwiegend mit Fotos, einer mit aufwendiger Animation, einer aus dem ältesten verfügbaren Jahr —, zeigt vorab, was an der ganzen Sammlung brechen wird.

Die .ppt-Originale danach mindestens einen vollen Lehr- oder Berichtszyklus lang aufzubewahren, an einem auffindbaren Ort, kostet wenig und fängt genau die Fehler ab, die sich erst beim tatsächlichen Vorführen zeigen — eine leicht falsch skalierte Formel, eine Animation, die alles auf einmal zeigt statt nacheinander. Sobald eine Folie einmal beanstandungsfrei aus ihrer ODP-Fassung vorgeführt wurde, hat das Original seinen Zweck erfüllt.