Che cos’è un file PPTX?

PPTX è un contenitore: un involucro per flussi codificati da qualcos’altro. Si usa per la modifica.

L’estensione è .pptx e il nome per esteso è PowerPoint Presentation. Contano entrambi meno di ciò che il file può contenere, ed è di questo che parla il resto della pagina.

Microsoft lo ha pubblicato nel 2007. La specifica è ECMA-376.

L’età serve saperla per un motivo pratico: più un formato è vecchio, più programmi hanno avuto tempo di impararlo.

È pubblicata per intero, quindi la si può implementare partendo dal documento invece che per osservazione: è per questo che il formato compare in così tanti programmi, ed è per questo che file scritti vent’anni fa si aprono ancora. Una specifica pubblicata però non è la stessa cosa di una esente da royalty: dove un formato incapsula un codec, le licenze sui brevetti restano una questione a parte che lo standard non risolve.

Un file PPTX non è limitato a una pagina, e la cosa conta quando lo si converte in qualcosa che invece lo è: una conversione produce un solo file con dentro una sola pagina — la prima, a meno che non sia una di quelle che il convertitore ti lascia scegliere.

PPTX non può portare codice eseguibile. È per questo che i server di posta e i portali documentali lo lasciano passare dove fermano il suo gemello con le macro.

PPTX contiene una presentazione: una diapositiva per schermata, dimensionata per un proiettore e non per la carta.

È questo a decidere come si converte: una pagina per diapositiva, con le animazioni appiattite, perché una pagina non può comparire a tappe.

Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress e Keynote lo leggono, e così fanno quasi tutti i programmi dello stesso tipo.

Quando un file non si apre, il formato è raramente il problema: più spesso è il programma a essere più vecchio di lui. Convertire in qualcosa di più vecchio è la via d’uscita affidabile, ed è a questo che serve il resto di questo sito.

Nessun browser lo legge.

È di gran lunga il motivo più comune per convertirlo: non che il formato sia scadente, ma che il posto in cui vuoi mostrare il file non sappia leggerlo.

PPTX è pensato per essere aperto e modificato. Tieni il file in questo formato per tutto il tempo in cui il lavoro va avanti, ed esporta da lì ogni volta che serve una copia finita.

Il PPTX è un pacchetto Office Open XML: un archivio ZIP che contiene un documento XML per ogni diapositiva, altri per i master e i layout, un file di relazioni che registra cosa fa riferimento a cosa, e una cartella media con ogni immagine, video e suono.

Quella struttura spiega la maggior parte del comportamento del formato. È il motivo per cui una presentazione di quaranta diapositive si apre velocemente — si legge solo ciò che serve. È il motivo per cui la dimensione del file segue la cartella media invece del numero di diapositive. Ed è il motivo per cui una presentazione corrotta è spesso recuperabile: le immagini stanno in una cartella dentro l’archivio a piena risoluzione.

Una presentazione ha pagine master, ciascuna con diversi layout, e ogni diapositiva è un’istanza di un layout. Cambiate il master e ogni diapositiva segue. È il meccanismo, ed è quello che le persone combattono invece di usare.

Il sintomo è familiare: un titolo che torna al font sbagliato, un logo che appare su diapositive dove non lo avete messo, un colore che continua a tornare indietro. Tutto ciò è il master che si afferma sulla formattazione locale. Correggerlo diapositiva per diapositiva è la via lenta; cambiare il master è la via veloce, ed è anche ciò che impedisce al problema di tornare.

Il disordine correlato è incollare diapositive fra presentazioni diverse. Una diapositiva incollata porta con sé il proprio layout, quindi una presentazione fusa accumula master, e il selettore di temi si riempie di voci quasi identiche. Incollare con «usa tema di destinazione» lo evita.

Le immagini, praticamente sempre. Una fotografia scaricata da un telefono è larga diverse migliaia di pixel ed è memorizzata a piena risoluzione anche se mostrata alla dimensione di una cartolina, e venti di queste sono una presentazione che nessuno può inviare per email.

PowerPoint ha una funzione di compressione immagini che ridimensiona alla risoluzione effettivamente necessaria e scarta le aree ritagliate — la seconda sorpresa, perché ritagliare in PowerPoint nasconde il resto dell’immagine invece di rimuoverlo. Una presentazione può quindi contenere fotografie che nessuno può vedere, a piena dimensione, e in una presentazione riservata è un problema di divulgazione oltre che di dimensione.

Video e audio possono essere incorporati nel file o collegati a un file su disco. I media collegati non sono nella presentazione, quindi una presentazione che si riproduce perfettamente sulla vostra macchina ha buchi silenziosi su qualunque altra — il classico fallimento dieci minuti prima di una relazione.

Anche i media incorporati dipendono dalla disponibilità del codec dove la presentazione viene aperta. L’assetto affidabile per una relazione che non presenterete voi stessi è inviare un PDF e fornire qualunque video separatamente, oppure presentare dal vostro portatile. Nessun formato di presentazione garantisce che un video si riproduca su una macchina che non avete mai visto.

Una diapositiva non ha adattamento per assorbire un font sostituito. Aprire una presentazione su una macchina senza quel carattere impagina ogni casella di testo con qualcosa di larghezze diverse — i titoli vanno a capo su una seconda riga, le didascalie traboccano dalle loro caselle, ed elementi allineati con cura smettono di allinearsi.

PowerPoint può incorporare i font, il che risolve tutto e fa crescere il file e dipende dal fatto che la licenza del font lo permetta. L’alternativa è attenersi a caratteri disponibili ovunque, o accettare che una presentazione consegnata sia una presentazione che può apparire diversa. Il PDF elimina del tutto la questione, motivo per cui è la cosa giusta da inviare per qualunque cosa finale.

Il PPT è il formato binario che PowerPoint scriveva fino al 2007. Vale la pena convertire qualunque cosa ancora in quel formato: il PPTX è più piccolo perché è compresso, è uno standard documentato invece che un binario per reverse engineering, e non può portare i vecchi virus macro che rendevano i file PPT una preoccupazione di sicurezza.

L’ODP è l’equivalente OpenDocument, nativo di LibreOffice Impress. La conversione in entrambe le direzioni gestisce bene testo, layout, immagini, tabelle e grafici; animazioni e transizioni si mappano approssimativamente o spariscono, e i media incorporati sono la parte meno affidabile. Se il destinatario usa Impress e deve modificare, inviate ODP — altrimenti il PPTX è ciò che il mondo ha.

Rinominate in .zip e apritela: ogni immagine è in una cartella media a piena risoluzione, molto meglio che fare uno screenshot di una diapositiva, e il testo delle diapositive è in XML leggibile. Funziona anche quando PowerPoint rifiuta di aprire un file danneggiato, ed è la strada di recupero da provare prima di qualunque altra.

Per la condivisione, le opzioni di esportazione contano più di quanto le persone le usino. Le pagine con note producono un documento con ogni diapositiva sopra le proprie note del relatore, il riferimento personale giusto per una relazione. Le dispense mettono diverse diapositive per pagina per distribuirle dopo. Ed esportare in PDF è quello che garantisce che il destinatario veda ciò che avete visto voi.