¿Qué es un archivo PPTX?

PPTX es un contenedor: una envoltura para flujos que ha codificado otra cosa. Se usa para la edición.

La extensión es .pptx y el nombre completo, PowerPoint Presentation. Ambos importan menos que lo que el archivo puede contener, y de eso trata el resto de esta página.

Microsoft lo publicó en 2007. La especificación es ECMA-376.

La edad interesa por un motivo práctico: cuanto más antiguo es un formato, más programas han tenido tiempo de aprenderlo.

Está publicada entera, así que cualquiera puede implementarla leyendo el documento en vez de a base de inspeccionar archivos. Por eso aparece en tantos programas, y por eso los archivos escritos hace veinte años siguen abriéndose hoy. Publicada no quiere decir libre de regalías: cuando un formato envuelve un códec, la licencia de las patentes es un asunto aparte que la norma no resuelve.

Un archivo PPTX no está limitado a una página, y eso importa al convertirlo a algo que sí lo está: de una conversión sale un único archivo con una sola página dentro — la primera, salvo que el conversor te deje elegir cuál.

PPTX no puede llevar código ejecutable. Por eso los servidores de correo y los portales de documentos lo dejan pasar donde detienen a su gemelo con macros.

PPTX contiene una presentación: una diapositiva por pantalla, dimensionada para un proyector y no para el papel.

Eso decide cómo se convierte: una página por diapositiva, con las animaciones aplanadas, porque una página no puede aparecer por etapas.

Microsoft PowerPoint, LibreOffice Impress y Keynote lo leen, y también la mayoría de programas del mismo tipo.

Cuando un archivo no se abre, el formato rara vez es el problema: lo más habitual es que el programa sea anterior al formato. Convertir a algo más antiguo es la salida fiable, y para eso está el resto de este sitio.

Ningún navegador lo lee.

Ese es el motivo más frecuente para convertirlo: no que el formato sea malo, sino que el sitio donde quieres mostrar el archivo no sabe leerlo.

PPTX está pensado para abrirse y cambiarse. Guarda el archivo en este formato mientras el trabajo siga en marcha y exporta desde él cada vez que haga falta una copia terminada.

PPTX es un paquete Office Open XML: un archivo ZIP con un documento XML por cada diapositiva, unos cuantos más para los patrones y los diseños, un archivo de relaciones que anota qué apunta a qué, y una carpeta de medios con todas las imágenes, vídeos y sonidos.

Esa estructura explica casi todo su comportamiento. Explica que una presentación de cuarenta diapositivas abra rápido, porque solo se lee lo que hace falta. Explica que el tamaño dependa de la carpeta de medios y no del número de diapositivas. Y explica que una presentación dañada se pueda rescatar a menudo: las fotos están ahí dentro, a resolución completa, en una carpeta.

Una presentación tiene patrones de diapositivas, cada uno con varios diseños, y cada diapositiva es una instancia de un diseño. Cambia el patrón y todas las diapositivas obedecen. Ese es el mecanismo, y es justo el que la gente pelea en vez de usar.

El síntoma es conocido: un titular que vuelve a una tipografía que nadie pidió, un logotipo que aparece en diapositivas donde no lo pusiste, un color que se empeña en revertir. Todo eso es el patrón imponiéndose sobre el formato aplicado a mano. Arreglarlo diapositiva a diapositiva es el camino lento; cambiar el patrón es el rápido, y además es el que impide que vuelva.

El desorden asociado es pegar diapositivas de una presentación en otra. Una diapositiva pegada se trae su diseño, así que una presentación fusionada acumula patrones y el selector de temas se llena de entradas casi idénticas. Pegar con la opción de usar el tema de destino lo evita.

Las imágenes, prácticamente siempre. Una foto arrastrada desde el móvil mide varios miles de píxeles de ancho y se guarda a resolución completa aunque se muestre del tamaño de una postal, y veinte de esas dan una presentación que no cabe en un correo.

PowerPoint tiene una función de comprimir imágenes que las reduce a la resolución que de verdad se usa y descarta las zonas recortadas — que es la segunda sorpresa, porque recortar en PowerPoint esconde el resto de la foto en lugar de eliminarlo. Una presentación puede contener por tanto fotografías que nadie ve, a tamaño completo, y en una presentación confidencial eso es un problema de divulgación además de uno de tamaño.

El vídeo y el audio pueden ir dentro del archivo o enlazados a un archivo del disco. Lo enlazado no está en la presentación, así que una charla que se reproduce perfectamente en tu portátil tiene huecos mudos en cualquier otro: el fallo clásico diez minutos antes de empezar.

Incluso lo incrustado depende de que el códec exista donde se abra la presentación. Para una charla que no vas a dar tú, lo fiable es enviar un PDF y facilitar el vídeo aparte, o presentar desde tu propio equipo. Ningún formato de presentación garantiza que un vídeo funcione en una máquina que no has visto nunca.

PPTX es uno de los formatos de Office que acepta el limpiador de metadatos de este sitio, junto con DOCX, DOCM, DOTX, XLSX y XLSM. No recodifica nada: sustituye las tres partes de propiedades del paquete por partes vacías con la forma correcta, para que el índice de tipos de contenido y el archivo de relaciones no acaben apuntando a piezas inexistentes, y elimina la miniatura incrustada junto con su relación.

Lo que allí desaparece incluye el autor, quién guardó por última vez, el nombre de la empresa que había en la instalación de Office y las fechas. También el tiempo total de edición, un contador de minutos que la presentación lleva abierta a lo largo de toda su vida; es el dato que suele sorprender a la gente. La herramienta inspecciona el archivo antes y después, así que lo que dice se puede comprobar en lugar de creerlo.

Una diapositiva no tiene reflujo que absorba una fuente sustituida. Abre una presentación en una máquina sin esa familia y cada cuadro de texto se compone con anchos distintos: los titulares saltan a una segunda línea, los pies desbordan su caja y los elementos alineados con cuidado dejan de estarlo.

PowerPoint puede incrustar las fuentes, lo que lo resuelve, engorda el archivo y depende de que la licencia de la tipografía lo permita. La alternativa es ceñirse a familias que existen en todas partes, o aceptar que una presentación que se entrega es una presentación que puede verse distinta. El PDF elimina la pregunta del todo, y por eso es lo que hay que enviar cuando algo está cerrado.

Desde PPTX salen dos caminos: ODP y PDF. Los dos los hace LibreOffice en un contenedor nuestro, así que el archivo se sube — es de las 89 combinaciones del sitio que lo hacen, frente a las 439 que se resuelven enteras dentro del navegador — y el límite es de 25 MB por archivo en lugar de 100. El archivo se guarda con un nombre neutro en una carpeta temporal que se borra al acabar, incluso si la conversión falla, y el contenedor no tiene salida a internet.

La calidad declarada de estas conversiones es aproximada, y la palabra está bien elegida: un documento no se traduce, se vuelve a componer. Formato, texto, imágenes, tablas y gráficos llegan; las macros, los objetos incrustados y el historial de revisiones normalmente no. Hacia PDF, la maquetación se reconstruye con tipografías sustitutas de métrica compatible, lo que es fiable con Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri, Cambria o fuentes incrustadas, y con nada más.

Renómbrala a .zip y ábrela: todas las imágenes están en una carpeta de medios a resolución completa, lo que es infinitamente mejor que hacer una captura de la diapositiva, y el texto está en XML legible. Esto funciona también cuando PowerPoint se niega a abrir un archivo dañado, y es la vía de recuperación que conviene probar antes que ninguna otra.

Para compartir, las opciones de exportación se usan menos de lo que merecen. Las páginas de notas producen un documento con cada diapositiva sobre sus notas del orador, que es la referencia correcta para dar una charla. Los documentos para el público ponen varias diapositivas por página para repartir al terminar. Y exportar a PDF es lo que garantiza que quien lo reciba vea lo que tú viste.