Convertir CSV a PDF

Un CSV está pensado para seguir procesándolo; un PDF, para mirarlo. El cambio ocurre siempre que una tabla tiene que llegar a alguien que no quiere calcular con ella: un anexo a un informe, un justificante de una liquidación, una lista de precios para un cliente.

Lo que se gana es que nadie tenga que ajustar nada. Ni separador, ni cuestión de codificación, ni columnas que se juntan al abrir: la página se ve igual para todos porque es una imagen de la tabla y no la tabla.

Una página tiene un ancho fijo; una tabla no. Doce columnas todavía caben en A4 apaisado, veinte ya no — entonces la letra se vuelve tan pequeña que la página está completa y aun así resulta ilegible.

Si tu tabla es ancha, compensa quitar antes las columnas que nadie necesita en el documento. Es una decisión de contenido, y está mejor en tus manos que en las de un conversor que encoge en silencio.

Hasta unas diez columnas el resultado es exactamente lo esperable: una tabla compuesta con su fila de encabezado, en un tamaño legible, a lo largo de tantas páginas como haga falta.

La fila de encabezado se reconoce como tal y se repite en cada página. En un extracto de varias páginas, esa es la diferencia entre un documento utilizable y un desierto de cifras a partir de la segunda.

Un CSV no tiene tipos: cada campo es texto hasta que alguien decide otra cosa. La tabla se compone por tanto tal como están escritos los valores, y no como los mostraría una hoja de cálculo.

Es deliberado, y en un documento que sirve de prueba es el comportamiento que quieres: un código postal con cero delante lo conserva, y un número de cliente largo no se convierte en notación científica. Si te importa más la presentación que la fidelidad, pasa antes el CSV a XLSX y da formato allí.

Si al otro lado van a trabajar con las cifras, el PDF es el camino equivocado. Se pueden volver a extraer valores de él, pero es trabajoso, propenso a errores y nadie te lo agradece.

El PDF es correcto cuando se lee, se archiva o se firma. El XLSX es correcto cuando se calcula. La pregunta «qué va a pasar con esto después» resuelve casi siempre la elección de formato por sí sola.

El separador se detecta en vez de suponerse, y puedes fijarlo a mano si el archivo es ambiguo. Es la avería más frecuente al mover una tabla entre países: un CSV generado en un sistema en inglés separa por comas y un Excel en español espera puntos y comas.

Los acentos y las eñes pasan bien siempre que el archivo esté en UTF-8, que hoy es casi todo. Una exportación muy antigua puede venir en otra codificación, y eso se nota en el resultado de inmediato.

La tabla se lee en tu navegador y el PDF se compone allí. Con datos eso cuenta: lo que la gente convierte son listas de clientes, ventas y análisis internos.

Tampoco hay, por tanto, un límite de filas que impongamos nosotros: el límite práctico es la memoria de tu dispositivo. Una tabla de cien mil filas produce eso sí un documento que nadie lee, y ese es el verdadero límite.

Un PDF es un estado final. Lo que está dentro está en el orden en que estaba en el CSV, y ya no se puede reordenar sin volver a generar el documento.

Por eso compensa mirarlo antes: ordenar por la columna por la que alguien va a buscar y quitar las filas que no pintan nada en el documento. Las dos cosas cuestan un minuto en una hoja de cálculo y deciden si el PDF es utilizable o solo completo.